10 Tipps für eine bessere Arbeitsorganisation

veröffentlicht am 20. Februar 2017 in Digitalisierung  Tipps & Tricks  .
Zeichnung von Collaborativen Arbeitsplätzen

Abbildung: Grafik von kollaborativen Desktops | Banner vector designed by Freepik
Es gibt Tage, da haben Sie kaum das Büro betreten und wissen gar nicht wo Ihnen der Kopf steht, weil es so viele Aufgaben zu erledigen gilt. Natürlich ist die Anzahl auch stark von der Auftragslage und anderen Faktoren abhängig, jedoch sollte dies kein Grund sein, um den Arbeitsstress oder -sorgen auf die Freizeit zu übertragen. Diese Bauchschmerzen, die Sie bereits vor Ihrer Arbeitszeit verspüren, können Vorboten für ein Burnout darstellen und senken Ihre Arbeitszufriedenheit und -leistung. Auslöser können neben der Aufgabenbelastung auch Probleme mit den Kollegen oder den Vorgesetzten sein. Aber auch Schuldgefühle gegenüber Familie und Freunden, weil ein Abschalten und die Konzentration auf deren Bedürfnisse nicht möglich ist. Wenn sich durch offene Gespräche mit dem Vorgesetzten, Betriebsrat oder Personalbetreuer keine Änderung einstellt, kann oftmals nur noch ein Jobwechsel Besserung bringen. Um nicht in diese Unzufriedenheitsspirale zu kommen, haben wir 10 Tipps gesammelt, um Herr bzw. Frau über den Aufgabenberg zu werden. Es ist eigentlich ganz leicht!

1. Strukturieren und Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Im Normalfall haben Sie zwei Arten von Aufgaben: Routineaufgaben (das sogenannte Tagesgeschäft) und spezielle Aufgaben, deren Abarbeitungszeit zwischen kurz- und langfristig variieren kann. Routineaufgaben sind durch Ihre Erfahrung gut messbar und vorhersehbar. Gehört bspw. zu Ihren Routineaufgaben Ihre Kunden regelmäßig anzurufen und diese Anrufe zu dokumentieren, so können Sie sich bspw. eine Auswertung erstellen, die Ihnen zeigt, wann Ihre Kunden am besten erreichbar sind. So könnte sich herausstellen, dass besonders Montags und Freitags Ihre Ansprechpartner kaum erreichbar sind. Das heißt Sie verlagern Ihre Anrufe auf Dienstag bis Donnerstag und haben sich so am Montag und Freitag verfügbare Zeiten für die Abarbeitung der zusätzlichen Aufgaben geschaffen. Um Aufgaben zu priorisieren, prüfen Sie, welche Aufgaben an einen Termin gebunden sind . Zeitnah endende und wichtige Aufgaben erhalten so eine A-Priorität. Alle dringenden, jedoch nicht „brennenden“ Aufgaben stehen darunter (B-Aufgabe). Alle weiteren nicht dringenden, aber dennoch wichtigen Aufgaben können unter C-Aufgaben dokumentiert und terminiert werden. Zumeist werden die Aufgaben der C-Sektion erst abgearbeitet, wenn die Arbeitslast etwas nachlässt z.B. in Urlaubszeiten oder vor und nach Feiertagen. Besonders langfristige Aufgaben sind schwierig zu priorisieren, da zu meist zu wenig Vorwissen oder Sicherheit in der Bearbeitung vorherrscht. Erfragen Sie weitere Informationen bei Ihren Kunden bzw. Kollegen, auch kann Ihr Vorgesetzter Ihnen bei der Priorisierung helfen.

2. Bereiten Sie Meetings vor

Nichts ist schlimmer als das Gefühl aus einem langen Meeting zu kommen und keine wirklichen Ergebnisse zu haben. Hier kann bspw. schon eine konkrete Agenda mit Zeiträumen für die einzelnen Themen und die Zuweisung von Verantwortlichen helfen. So sind diese gezwungen sich auf das Thema vorzubereiten und die wichtigsten Informationen gefiltert zu präsentieren.  In unserem Blogbeitrag Checkliste Meetings: So werden sie zum Erfolg geben wir Ihnen weitere Tipps für ein effizientes Meeting.

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3. Schränken Sie Ihre Erreichbarkeit ein

Viele Ratgeber empfehlen sich Zeiträume für telefonische Erreichbarkeit und die E-Mail Bearbeitung zu schaffen. Besonders Anrufe können Sie immer wieder aus der Konzentration auf eine Aufgabe herausreißen. Bis Sie sich wieder eingearbeitet haben, vergeht wertvolle Zeit. Natürlich kommt es auf Ihre Stelle im Unternehmen an. So ist eine Anrufbeschränkung von 2 Stunden am Vormittag bei der Kundenberatung oder dem Support deutlich schwieriger realisierbar, als für die Buchhaltung oder das Qualitätsmanagement. Auch können Sie Ihren Kollegen über Termine in Ihrem CRM und die Aktivierung der DND (Do not disturb)- Funktion Ihres Telefons anzeigen, dass Sie anderweitig beschäftigt sind. In vielen E-Mail Programmen ist es möglich einen zeitgesteuerten oder manuellen Abruf einzustellen. So haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, wann Sie über diesen Kanal erreichbar sind.

4. Telefonieren Sie statt eine E-Mail zu schreiben

E-Mails haben den Vorteil, dass man sich genau überlegen kann, welche Informationen wie weitergegeben werden. Rückfragen können genau analysiert und beantwortet werden. Aber dies kostet viel Zeit, weil unklare Beschreibungen mit weiteren Fragen entstehen können. Hier ist ein Anruf die schnellere Wahl, weil Sie die Ergebnisse sofort erhalten können. Jedoch sollten Sie wie im vorangegangenen Punkt beachten, dass Sie Ihren Ansprechpartner aus seiner Aufgabe holen. Auch hier helfen konkrete Zeiten oder das Anschreiben desjenigen über Chat oder E-Mail mit der Bitte um ein kurzes Telefonat zum Thema.

5. Räumen Sie Ihren Schreibtisch und Ihre Ablage regelmäßig auf

Untersuchungen haben gezeigt, dass wir durch "überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien" oder "ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen" zehn Prozent der Arbeitszeit verschwenden. Überlegen Sie sich eine Struktur z.B. die Verschlagwortung von Dokumenten oder die Dokumentenverknüpfung in Aufgaben oder Termine. So können Sie schnell Ihre notwendigen Informationen finden. Auch Ihren Schreibtisch sollten Sie ein Mal in der Woche aufräumen und Notizen, die Sie nicht mehr brauchen abheften oder wegwerfen.

6. Verwenden Sie Muster, Vorlagen und Checklisten

Besonders bei Meetings oder Kundenterminen können Sie sich eine Vorlage anlegen, welche Sie nur um bestimmte Informationen erweitern. Auch Checklisten bspw. für die Planung von einem Messeauftritt bringen Ordnung in den Aufgabenberg.

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7. Visualisieren Sie Ihre Aufgaben

Manchmal hat man das Gefühl am Tag nichts geschafft zu haben. Um diesen Eindruck zu entgehen, können Sie eine Liste führen auf der Sie sich aufschreiben, was heute gut gelaufen ist. Auch kann die Aufgabenauswertung in Ihrem CRM Ihnen einen Überblick über Ihre Leistungen geben. Oder Sie führen eine Kanbantafel. Dies ist nicht nur ein beliebtes Tool zur Organisation von Teamaufgaben, sondern Sie können auch Ihre Fortschritte dokumentieren. Schreiben Sie auf Klebezettel Ihre Aufgaben und heften Sie diese auf eine Tabelle mit den Spalten "Aufgabe", "Aufgabe in Bearbeitung", "Aufgabe in Abnahme" und "Aufgabe erledigt". Die Klebezettel wandern im Laufe der Woche bis in die letzte Spalte und Sie können sehen, was Sie bereits alles geschafft haben.

8. Bitten Sie um Hilfe

Auch wenn Sie Ihre Aufgaben perfekt priorisiert haben, kann es dennoch vorkommen, dass plötzlich mehrere sehr wichtige und dringende Aufgaben erledigt werden müssen und deren Abschluss selbst bei vielen Überstunden unrealistisch ist. Sprechen Sie Ihren Vorgesetzten an um ggf. Aufgaben zu schieben oder die Aufgabe einem anderen Mitarbeiter zu übertragen. Dabei ist die Abgabe von Aufgaben nicht gleichzusetzen mit dem Eingeständnis von Überforderung oder Ineffizienz. Sehen Sie es eher als wertvollen Beitrag zum Unternehmensergebnis von dem Ihre Kollegen als auch Sie profitieren. Sie sollten sich dennoch genau überlegen, welche Aufgabe Sie abgeben. Dauert die Einweisung von Ihnen deutlich länger als die Erledigung, so sollten Sie prüfen, ob es passendere Aufgaben gibt. Natürlich bieten solche Aufgaben auch die Möglichkeit andere Mitarbeiter einzuarbeiten und diese bei der nächsten ähnlichen Aufgabe die Bearbeitung selbstständig zu überlassen.

9. Seien Sie offen für neue Technologien und Arbeitswege

In vielen Beiträgen zur Arbeitsorganisation werden Sie lesen, dass die oft erprobten Arbeitswege effizienter zur Erledigung von Aufgaben sind. Aber ob eine Angebotsversendung per Fax statt per E-Mail wirklich Zeit spart, muss jedes Unternehmen für sich klären. Auch behindert das Beharren auf alten Technologien die Innovationsfähigkeit und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Daher mein persönlicher Tipp: Seien Sie nicht unbedingt das erste Testimonial, aber hinken Sie auch nicht in der Schlussgruppe hinterher, weil Sie die beschlossenen Abläufe nur noch akzeptieren statt selbst mitgestalten dürfen.

10. Schaffen Sie sich einen Ausgleich in der Freizeit

Besonders Büroarbeiter haben meist weniger Bewegung als Werkstattmitarbeiter oder Außendienstberater. Daher ist es sinnvoll sich eine regelmäßige sportliche Betätigung zu suchen. Dies kann Vereinssport oder auch nur der Ersatz des Autos mit einem Fahrrad sein. Wichtig ist, dass Energien freigelassen werden und man nicht nur mental sondern auch körperlich erschöpft ist.

Fazit

Jeder Mitarbeiter sollte eigene Strukturen und Methoden entwickeln um mit seinen Aufgaben Schritt zu halten und sich weiterzuentwickeln. Daher ist es wichtig Grenzen aufzuzeigen, aber auch darauf hinzuweisen, an welchen Stellen Unterstützung benötigt wird.


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Cornelia Herre

Hier bei TecArt bin ich für das Innovationsmanagement verantwortlich. Als gelernte Fachinformatikerin und studierte Lehr-, Lern- und Trainingspsychologin vereine ich 2 Wissenwelten, die mir meine tägliche Arbeit stark erleichtern. Für interne und externe Forschungsvorhaben finde ich schnelle geeignete Szenarien in den Bereichen Cloud-Computing, Industrie 4.0 und Mixed-Reality.

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