4 Tipps für eine bessere Büroarbeit

veröffentlicht am 30. Mai 2016 in Digitalisierung  .
Schreibtisch mit Unordnung

Abbildung: Chris Adamus Wer kennt es nicht? Der Start in den Arbeitstag beginnt mit der Sichtung und Planung aller tagesaktuellen Aufgaben. So weit so gut! Wenn jedoch bereits nach wenigen Minuten klar wird, dass eigentlich mehr ansteht, als in den herkömmlichen 8 Stunden zu schaffen wäre, wird der einst positive Start in den Tag ein wenig getrübt. Die Motivationskurve sinkt, der Stresspegel steigt und produktive Arbeit wird unter diesen Voraussetzungen zu einer nicht wirklich effizienten Angelegenheit. Oft kann diese Problematik bereits mit kleinen und hilfreichen Maßnahmen gelöst werden. Hier stellen wir einige Punkte vor, die sich schnell in die Tagesplanung integrieren lassen und letztendlich zu mehr Effizienz, Motivation und einem optimierten Aufgabenhandling beitragen.

1. Aufgabenlisten vereinfachen und reduzieren

Bei einer Prioritätenliste gilt: Je mehr drauf steht, desto weniger kann geschafft werden! Das allein verringert bereits die eigene Motivation, die mit einer vollen Todo-Liste proportional sinkt.

Überprüfen Sie also zunächst folgende Punkte:

  • Ist ihre Prioritätenliste zu komplex und mit zu vielen Details und Hinweisen versehen?
  • Ist Ihre Todo-Liste zu voll, zu unstrukturiert und mit allen möglichen Aufgaben überfrachtet?
  • Ist Ihre Todo –Liste zu versteckt und sie müssen immer unter Papierbergen und Notizzetteln danach suchen?

Dann könnten diese Maßnahmen Abhilfe schaffen:

  • Priorisierung der Aufgaben: Es ist genau abzuwägen, welche Aufgaben dringend sind und welche nicht. Getreu dem Eisenhower-Prinzip darf hier ruhig rigoros vorgegangen werden. Nur dringende und wichtige Aufgaben mit Termingebundenheit stehen auf der Todo-Liste ganz oben (A-Aufgaben).  Alle dringenden, jedoch nicht „brennenden“ Aufgaben stehen darunter (B-Aufgabe). Alle weiteren nicht dringenden, aber dennoch wichtigen Aufgaben können unter C-Aufgaben dokumentiert und terminiert werden. Zu diesem Teil der Aufgaben werden Sie höchstwahrscheinlich gar nicht mehr kommen.  Für die verbleibenden, weder dringenden noch wichtigen Aufgaben dürfen Sie problemlos den Rotstift ansetzten und diese einfach streichen. Dadurch sorgen Sie für eine übersichtliche Aufgabenstruktur, welche Ihnen die Abarbeitung erleichtert und Ihr Zeitmanagement optimiert.
  • Unnötige Zettelwirtschaft vermeiden: Halten Sie sich beim Erstellen der Todo-Liste kurz und reduzieren Sie sich auf wesentliche Schlagwörter! Eine zwei- oder gar mehrseitige Liste schaut sich keiner gern an. Entscheiden Sie sich für eine Möglichkeit, unnötige Zettelwirtschaft ganz von Ihrem Platz fernzuhalten! Idealerweise verwenden Sie eine digitale Variante, die schnell griffbereit ist und immer übersichtlich bleibt.
  • Regelmäßige Überarbeitung der Todos: Pflegen Sie Ihre Todo-Liste regelmäßig! Zum einen hilft dies, zu sehen, dass es voran geht, zum anderen können neue Aufgaben berücksichtigt werden. In welchem Rhythmus dies geschieht, bleibt ganz Ihnen überlassen. Manchmal bietet es sich zum Beginn oder Ende eines Tages an, die Liste zu sichten, um nicht erledigte Aufgaben ggf. gleich für den nächsten Tag mit einzuplanen.

    Zwischenfazit:
    Behalten Sie stets den Überblick über Ihre zu erledigenden Aufgaben und erfreuen Sie sich an den vielen kleinen Haken an einzelnen Aufgaben! Das verhindert das Gefühl, dass einem alles über den Kopf wächst und ermöglicht sogar, hinzukommende Aufgaben täglich mit aufzunehmen. Und auch wenn nicht immer alles genau so erledigt werden konnte, wie es geplant war, können Sie dennoch auf viele kleine, erfolgreich erledigte Aufgaben zurückblicken.

2. Single Tasking für einen besseren Workflow nutzen

Konzentrieren Sie sich auf nur eine Sache und nicht auf zwei, drei, vier… Sicherlich gibt es immer mal diese Momente, wo mehrere Sachen aufeinander fallen und gleichzeitig erledigt werden müssen. Hinzukommen spontane Aufgaben, die „mal schnell und am besten schon gestern“ zu erledigen sind und die die morgendlich erarbeitete Todo-Liste in Frage stellen. Werden nichtsdestotrotz mehrere Aufgaben parallel ausgeführt, trägt das unterm Strich nicht zwangsläufig zu einem schnelleren Ergebnis bei. Im Gegenteil, am Ende kostet das neben den Nerven der Mitarbeiter auch kostbares Geld seitens des Unternehmens.

Das sind die Gründe:

  • Qualitätsverlust: Da der Fokus nicht zu 100% bei einer Aufgabe liegen kann, leidet die Qualität und am Ende erfordert es zusätzlicher Nachbearbeitungszeit für jede einzelne Aufgabe.
  • Sinkende Effizienz: Der erhöhte koordinative Aufwand verhindert eine effiziente Arbeitsweise, da die Koordination der zusätzlichen Aufgabenpakete im Vordergrund steht.
  • Erhöhter Stresspegel: Die Freude an der Arbeit leidet erheblich. Das wird nicht nur durch den eigenen erhöhten  Stresspegel deutlich, auch gewinnen Kollegen den Eindruck, dass Sie gestresst und hektisch sind. Im schlimmsten Fall drohen bei einem solchen langfristigen Zustand „Burnout Syndrom“ und lange Arbeitsausfälle. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, gibt es einfache aber nützliche Maßnahmen, wie Sie Ihren gewohnten „Multi-Tasking-Modus“ entfliehen können:
  • Fokus setzen: Fokussieren Sie stets nur eine Aufgabe und planen Sie von vornherein mögliche „Puffer“ mit ein! Wägen Sie die Dringlichkeit der zusätzlichen Aufgabe genau ab und entscheiden Sie erst dann, ob diese ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden kann!
  • Konzentrationstraining: „Übung macht den Meister“ und auch Single Tasking will gelernt sein. Lernen Sie sich auf nur eine Aufgabe zu konzentrieren und lassen Sie sich Zeit für dieses Vorhaben! Routine und Alltag sind der größte Feind bei diesem Vorhaben und das muss erst trainiert werden. Doch der Aufwand lohnt sich!
  • Strukturierte Aufgabenunterbrechung: Lässt es sich nicht vermeiden, dass eine aktuelle Aufgabe tatsächlich nicht weiterbearbeitet werden kann, beenden Sie diese an einer geeigneten Stelle, um dort zu einem späteren Zeitpunkt wieder problemlos anknüpfen zu können!
  • Beenden von Aufgaben: Erledigte Aufgaben können mit einem Haken versehen werden und von der Todo-Liste verschwinden. Der Vorteil dieser „Häkchen“ liegt klar auf der Hand, denn unerledigte Dinge bleiben mit bis zu 90% besser im Gedächtnis haften, als Erledigte. Das führt wiederum dazu, dass neu begonnene Aufgaben schlechter erledigt werden können, da die Gedanken immer noch um die offenen Todos kreisen. Die Freude über eine abgehakte Aufgabe ist der beste Motivator für alle noch offenen Punkte der Todo-Liste.

    Zwischenfazit:
    Single Tasking führt durch bessere Konzentration, einen aufgeräumten Geist und weniger Gedankensprünge zu einer entspannten Aufgabenbearbeitung. Die Wahrscheinlichkeit, in einen sogenannten „Flow“ zu geraten, ist deutlich erhöht, was sich sowohl positiv auf die Arbeitsgeschwindigkeit als auch auf die Kreativität auswirkt. Mögliche Fehler werden reduziert und komplexe Aufgaben oder Problemstellungen lassen sich dadurch schneller lösen.

3. Lernen, auch mal NEIN zu sagen

Hierbei kommt es ganz auf die Persönlichkeit an, also darauf, wie mit der Bitte des Kollegen oder des Chefs umgegangen wird, die eine oder andere Aufgabe „mal schnell“ zu erledigen. Dabei wird seitens des Bittstellers auch gern getrickst. So rutscht einem ein „ja mach ich“ oft zu schnell über die Lippen und der eigene Stresspegel steigt weiter.

Besonders anfällig für ein „JA“ sind jene Personengruppen, auf die eine oder mehrere untenstehende Angaben bewusst oder unbewusst zutreffen:

  • Sie fühlen sich insgeheim geschmeichelt, wenn Sie um Rat oder Hilfe gebeten werden.
  • Sie möchten einfach gern helfen (Helfer-Syndrom).
  • Sie befürchten Konsequenzen, wenn Sie eine Aufgabe ablehnen.

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Maßnahmen: Wenn es darum geht, neue Aufgaben anzunehmen oder einzutakten, sollten Sie ruhig, konsequent und sachlich bleiben – den Fokus dabei stets auf Ihre Todos und Ihr mögliches Pensum gerichtet.
  • Alternativen anbieten: Der Vorschlag anderer Kollegen, die diese Aufgaben gerade übernehmen könnten, ein anderer Terminvorschlag oder die Unterstützung bei vorbereitenden Maßnahmen (Teilmaßnahme) einer ganzen Aufgabe, können dem Gegenüber bereits entgegenkommen und dennoch den eigenen, zusätzlichen Arbeitsaufwand in Grenzen halten.
  • Folgen verdeutlichen: Verdeutlichen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie sich über das entgegengebrachte Vertrauen, bei der einen oder anderen Sache zu unterstützen, sehr freuen aber eine Unterstützung nur unter Konsequenzen für Ihren Arbeitsbereich erfolgen kann. So lassen sich bestimmte Projekte und Aufgabenfristen evtl. nicht einhalten, Sie sind nicht die qualifizierte bzw. zuständige Person dafür oder allgemein gar nicht befugt, diese Aufgaben zu übernehmen.

    Zwischenfazit:
    Wer immer „JA“ sagt, gerät in einen Teufelskreis, denn selbstverständlich ist dieses Verhalten bei Chef und Kollegen gern gesehen, wenn Aufgaben abzugeben sind. Was den Respekt anbelangt, genießen Ja-Sager weniger Ansehen als ihre Kollegen, die begründet auch mal „NEIN“ sagen. Aus einer zusätzlichen Aufgabe werden dann auch schnell zwei und mehr, was nicht selten in einer völligen Überlastung endet. Das begründete Ablehnen oder Terminieren außerplanmäßiger Aufgaben ermöglicht es dem Gegenüber, die Gründe zu verstehen und es entlastet einen selbst hinsichtlich weiterer Aufgabenberge.

4. Regelmäßige Ordnung am realen und virtuellen Arbeitsplatz

Räumen Sie jeden Tag Ihren Schreibtisch auf und vermeiden Sie unnötige Papierberge! Die Ordnung auf dem Tisch sorgt auch für Ordnung im Kopf. Ein vernünftiger Datenspeicher unterstützt Sie bei der Ordnung am Platz und strukturiert alle notwendigen und wichtigen Informationen in Ihrem Rechner. Legen Sie sich daher nur die Utensilien griffbereit, die Sie in Ihrem alltäglichen Geschäft auch tatsächlich brauchen! Die Einhaltung folgender Punkte führt langfristig zu Ordnung am Arbeitsplatz:

  • Schreibtisch leer räumen: Bevor das Chaos zu groß wird, setzen Sie sich lieber regelmäßige Termine für die Ordnung am Platz! Planen Sie entweder jeden Tag vor Arbeitsende oder einmal zum Ende der Arbeitswoche alle unnötigen Utensilien an ihren Platz zu bringen! Fakt ist, je regelmäßiger Sie sich dies als Aufgabe vornehmen, umso schneller geht die „Aufräumaktion“ von statten. Bald gehört es zur Routine, genau wie morgens den Rechner anzuschalten. Einmal im Jahr kann es auch eine etwas größer angelegte Reinigungsaktion geben. Spätestens hier sollten alle nicht genutzten Informationen final abgeheftet oder auch vernichtet werden. Natürlich gilt das Ganze sowohl für den realen als auch den virtuellen Arbeitsplatz des Rechners.
  • Individueller Arbeitsraum: Gestalten Sie sich Ihren Arbeitsplatz ganz nach  Ihrem Geschmack und schaffen Sie so mehr Identifikation und Wohlfühlfaktoren für Ihre tägliche Arbeit! Natürlich sollte man es hier nicht übertreiben, schon gar nicht, wenn man nicht alleine im Büro sitzt. Dennoch sorgen ein Familienfoto oder die Lieblingspflanze am Platz bereits für Stressabbau und helfen dabei, die eingeführte Ordnung am Platz auch zu halten.
  • Geeignete Verwaltungstools: Passgenaue Werkzeuge unterstützen Sie an entscheidender Stelle darin, mehr Struktur und Ordnung zu schaffen. Filterfunktionen in E-Mail-Programmen oder eine automatisierte Zuweisung von eingehenden Anrufen zum jeweils zuständigen Mitarbeiter unterstützen Sie ganz unbemerkt bei Ihrem Ordnungsvorhaben.

    Zwischenfazit:
    „Nur das Genie beherrscht das Chaos“ mag wohl zutreffen, doch wenn es darum geht, seine tägliche Arbeit im Überblick zu behalten sowie konzentriert und effizient zu arbeiten, braucht man dazu nicht nur Struktur in den Aufgaben, sondern auch Ordnung am Platz. Daher sollte die Arbeitsplatzordnung regelmäßig überprüft werden. Denn nur so kann dauerhaft und ohne großen Zeitaufwand eine produktive Atmosphäre geschaffen werden.

5. Resümee

Wer also ruhig und konstatiert seine Aufgaben abarbeiten will, braucht entsprechende Anreize und Möglichkeiten, um schnell und effizient seinen Arbeitsalltag zu bestreiten. Moderne Software-Lösungen wie bspw. Dokumentenmanagement-Systeme, in Verbindung mit einem durchdachten Aufgaben- und Projektmanagement, bieten technisch passend strukturierte Möglichkeiten für eine einheitliche Informations- und Arbeitsbasis. Unser Beratungsteam informiert Sie gern zu den digitalen Werkzeugen moderner Büroorganisation.

Quellen: cio.de/a/10-tipps-wie-sie-im-buero-mehr-abarbeiten,2908854, Stand 19.05.16
business-wissen.de/artikel/arbeitsorganisation-verbessern-11-tipps-fuer-mehr-effizienz-am-arbeitsplatz, Stand 19.05.16
orga-dich.de/artikel/techniken/singletasking-statt-multitasking*, Stand 19.05.16


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Frank Panser

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