Alle an Board! 9 Tipps für optimales Onboarding neuer Mitarbeiter

veröffentlicht am 25. Januar 2017 von in Digitalisierung  Tipps & Tricks  .
Onboarding Flugzeug, Foto Tim Gouw

Foto: Tim Gouw, unsplash.com
Laut der Studie „Jobzufriedenheit 2016“ möchten 44% der Befragten ihr aktuelles Unternehmen innerhalb der nächsten 12 Monate wechseln. Gründe liegen dabei u.a. in der fehlenden Förderung der Karriere (87%), sowie in unregelmäßigen Personalgespräche und Weiterbildungen (67%). Aber auch weiche Faktoren wie Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Wertschätzung der Leistung, Spaß an den Aufgaben und gutes Arbeitsklima gewinnen an Bedeutung. Die Integration eines neuen Mitarbeiters in die bestehende Belegschaft sollte geplant und begleitet werden, um eine langfristige Arbeitsbeziehung und eine schnelle Übernahme von Aufgaben zu gewährleisten. Im folgenden Beitrag geben wir Ihnen Hinweise, wie Sie Ihren neuen Mitarbeiter an Board holen können.

Was der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitungslan neuer Mitarbeiter?

Der Begriff des Onboarding vermittelt das romantische Sinnbild einer Schiffsreise. Die verschiedensten Personen gehen auf ein Schiff, alle haben jedoch ein gemeinsames Ziel und jeder hat seinen eigenen Aufgabenbereich, um das Wunschziel zu erreichen. Zudem enthält diese Vorstellung auch eine gewisse Langfristigkeit. So dauert eine Flugreise von Hamburg nach New York etwa 10 Stunden, mit dem Schiff sind Sie sechs bis sieben Tage unterwegs. Zusammen steht die Mannschaft Sonnenschein aber auch Stürme durch, schließlich sitzt man gemeinsam in einem Boot. Kurzum das Onboarding stellt die soziale und systematische Integration des Mitarbeiters in seine neue Arbeitsumgebung und seine Aufgabenbereiche dar.

Welche Vorteile bietet Onboarding?

Das Ziel des Onboardings ist es den neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich selbstständig Aufgaben gemäß der Unternehmensprozesse erfolgreich lösen zu lassen. Dabei spielt auch die Integration in das Team eine große Rolle, wie obige Studie zeigt. Der Prozess des Onboardings enthält allgemeingültige Informationen, wie z.B. die Hausordnung, aber auch spezifische Informationen, wie der Umgang mit dem CRM-System. Dadurch können jedoch viele Informationen schon gebündelt werden und die individuelle Vorbereitung auf den einzelnen neuen Mitstreiter sinkt. Der neue Mitarbeiter fühlt sich durch einen definierten Ablauf (Einarbeitungsplan) abgeholt und gut betreut. Dadurch wird ein Vertrauensverhältnis und die Loyalität des Mitarbeiters aufgebaut. Durch Feedbacks können vor allem am Anfang auffallende Probleme neutral besprochen und Lösungen gefunden werden, die dem gesamten Unternehmen nützen. Darüberhinaus erhöht eine gute Einarbeitung nicht nur die körperliche Sicherheit, sondern vermittelt auch das Selbstbewusstsein, um im Sinn des Unternehmens agieren zu können.

9 goldene Regeln, um neue Mitarbeiter effizient zu integrieren?

Den Grundstein für eine gute Arbeitsbeziehung legt das Vorstellungsgespräch. Bekommt der mögliche neue Mitarbeiter einen positiven Eindruck des Umgangs miteinander und stimmen die Umgebungsvariablen, wie Gehalt, Arbeitszeiten, Zusatzleistungen und Aufgabenbereich, ist der erste Schritt zum Employer Branding getan. Auch wenn das Ergebnis des Vorstellungsgesprächs in beiderseitigem Einvernehmen in keiner Zusammenarbeit mündet, so spricht der Bewerber positiv über das Unternehmen. Sind Unternehmen und Bewerber voneinander überzeugt, kann die gemeinsame Reise beginnen. Systematisch gesehen, handelt es sich bei der Einführung eines Mitarbeiters, um ein neues Projekt. Es werden Verantwortliche benannt, eine Zeitschiene gesetzt, Feedback gesammelt und bei positivem Abschluss, erfolgt die Übergabe in das Projekt "Personalentwicklung".

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1. Informieren Sie Ihre Belegschaft über den neuen Mitarbeiter.

Die Einstellung neuer Mitarbeiter suggeriert der bestehenden Mitarbeiterschaft, dass es dem Unternehmen gut geht und das Wachstum angestrebt ist. Andererseits besteht auch die Gefahr, dass sich einige Mitarbeiter übergangen fühlen oder gar um ihren eigenen Job fürchten. Um die Angst zu nehmen, sollten Sie offen kommunizieren und ggf. im persönlichen Gespräch Abgrenzungen der Arbeitsbereiche verdeutlichen. Wenn Sie bereits ein Intranetsystem oder einen internen Blog nutzen, stellen Sie einen entsprechenden Beitrag ein. Auch im Newsletter für Ihre Belegschaft können Sie den Neuen bzw. die Neue ankündigen.

2. Laden Sie den neuen Mitarbeiter bereits vor seinem eigentlichen Beginn zu Firmenveranstaltungen ein.

Oftmals befinden sich Bewerber noch in einem Arbeitsverhältnis bzw. die Kündigungsfrist ist sehr lang. Um den neuen Mitarbeiter auf "neutralem" Boden kennenzulernen, eignet sich bspw. das jährliche Sommerfest oder ein Teambuildingevent. Der neue Mitarbeiter lernt so die Belegschaft außerhalb der Arbeit kennen und kann erste Vertrauensbeziehungen aufbauen. Der Vorgesetzte kann so bereits prüfen, ob die Dynamik zwischen den Mitarbeitern passt. Auf beiden Seiten kann eine gewisse Vorfreude für den offiziellen Arbeitsbeginn geweckt werden.

3. Wählen Sie einen Mentor aus.

Der Mentor sollte nicht der Vorgesetzte sein, sondern eher ein Kollege aus der gleichen Abteilung wie der zukünftige Mitarbeiter. Achten Sie bei der Auswahl des Kollegen darauf, dass dieser auch die Zeit für die Unterstützung erübrigen kann. Die Arbeit als Mentor kann den Kollegen noch zusätzlich motivieren bessere Leistungen zu zeigen, da er die Verantwortung für einen neuen Mitarbeiter als Vertrauensbonus seiner Vorgesetzten sieht. Ein Mentor, der nur sehr schwer erreichbar ist oder schlichtweg kein Interesse an der Aufgabe hat, kann der Unternehmenskarriere des neuen Mitarbeiter schaden bzw. das Ergebnis der Probezeit negativ beeinflussen.

4. Stelle eine Checkliste für die Ausstattung des neuen Mitarbeiters zusammen.

Abhängig von der jeweiligen Position im Unternehmen, benötigen die Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitsmittel um ihrer Arbeit nachkommen zu können. So benötigt bspw. der neue Projektmanager ein eigenes Firmensmartphone oder der Außendienstmitarbeiter ein Notebook und ein Dienstfahrzeug. Vielleicht fehlt auch noch klassischerweise ein Schreibtisch, Stuhl, Computer und Telefon. Denken Sie daran, dass neben Liefer- auch Einrichtungszeiten berücksichtigt werden müssen. So sollte benötigte Software vorinstalliert, Rechte gesetzt und Profile eingerichtet sein, bevor der Mitarbeiter über die Unternehmensschwelle tritt. Mit Hilfe eines Intranet- oder CRM-Systems können Sie diese einzelnen Aufgaben sammeln, terminieren und delegieren, sowie deren Fortschritt überwachen.

5. Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan.

Anhand des Stellenprofils definieren Sie die zukünftigen Aufgaben des Mitarbeiters. Daraus ergibt sich, welches Wissen dieser für seine Position benötigt. Denken Sie darüber nach, wie das Wissen am besten vermittelt werden kann und ob es Überschneidungen zu neuen Mitarbeitern aus anderen Bereichen gibt. So gilt die Vermittlung des allgemeinen Arbeitsschutzes sowohl für den Vertriebs- als auch für den Produktionsmitarbeiter. Spezifischere Schulungen sind abhängig vom Einsatzgebiet. Auch kann es sinnvoll sein, externe Seminare zu buchen oder interne Weiterbildungsveranstaltungen, auch für die bestehenden Kollegen, zu planen. Beliebt ist auch die Nutzung von Selbstlernphasen, in denen die Dokumentationen von bisherigen Projekten oder die Wissensdatenbank des Unternehmens gelesen wird. Planen Sie jedoch auch immer Zeiten für Rückfragen an den Mentor ein und suchen Sie Möglichkeiten, wie der neue Mitarbeiter bereits kleine Aufgaben selbstständig oder mit Unterstützung lösen kann. Konzipieren Sie Testaufgaben so nah an der Realität wie möglich, um für bestimmte Informationen zu sensibilisieren. Zum Beispiel können Sie einen Anforderungskatalog eines Kunden erstellen und der neue Mitarbeiter muss prüfen, welche der gewünschten Funktionen Ihr Produkt abbilden kann. Auch hier bietet sich die Nutzung eines Intranet- oder CRM-Systems an, indem Einarbeitungsdokumente gesammelt, Termine und Aufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter delegiert werden und der Einarbeitungsprozess überwacht wird. Wenn Sie eine Wissenscheckliste erstellen, also welche Schulungen wurden besucht und welches Wissen wurde selbstständig erworben, achten Sie darauf, dass der Mentor bzw. Schulungsleiter und der neue Mitarbeiter die Vermittlung bestätigen. Es kann darüber hinaus helfen Fortschrittslisten anzufertigen. Bspw. ist der neue Mitarbeiter ein Monteur und soll zukünftig selbstständig Küchen zusammenbauen. Beim ersten Mal wird ihm gezeigt, wie die Spülmaschine eingesetzt wird und beim zweiten Mal erhält er vom Mentor Hinweise, während er den Einbau selbst vornimmt. Im Anschluss schätzt er ein, wie sicher er mit der Aufgabe ist. Anhand der Angabe kann der Mentor einschätzen, wie viel Unterstützung der neue Mitarbeiter bei dieser Aufgabe noch benötigt.

6. Packen Sie eine Willkommensmappe.

In die Willkommensmappe können Sie alle Dokumente einfügen, die der Mitarbeiter im Einarbeitungsprozess benötigt und auch sonstige Merkzettel. Neben dem ausgedruckten Einarbeitungsplan können Sie z.B. die Hausordnung, Telefonlisten, Hinweise zu Reisekostenabrechnungen oder die Unternehmenspräsentation hineinpacken. Auch über Merchandiseartikel Ihres Unternehmens, wie USB-Stick, T-Shirt, Tasche oder Notizbuch, freut sich Ihr neuer Mitarbeiter bestimmt.

7. Führen Sie am ersten Tag den neuen Mitarbeiter herum und stellen Sie ihn den Kollegen vor.

Auch wenn der neue Mitarbeiter bereits bei einem Firmenevent dabei war, sollten Sie ihm alle Kollegen oder zumindest die verschiedenen Abteilungen zeigen. Verbinden Sie dies gleich mit der Führung durch die Produktions- und Firmenräume. So weiß der neue Mitarbeiter nicht nur wo die Kollegen zu finden sind, sondern auch wo sich der erste Hilfe Koffer und die Notausgänge befinden.

8. Gehen Sie zusammen Mittagessen.

Nach der ersten Überforderung des Kennenlernens der verschiedenen Mitarbeiter und des Arbeitsplatzes, sollten Sie Ihren neuen Mitarbeiter eine Pause gönnen. Laden Sie ihn ein mit Ihnen oder den Kollegen zusammen in der Kantine zu essen oder sich Essen zu bestellen. Dadurch kann er die Informationen für sich verarbeiten und fühlt sich nicht allein gelassen. Versuchen innerhalb der ersten Woche den Integrationsprozess in die Belegschaft zu bestärken, indem Sie gemeinsame Aufgaben vergeben und eine gemeinsame Frühstücks- oder Mittagspause ermöglichen. Außerdem lernt Ihr Schützling so die informellen Verhaltensregeln im Unternehmen kennen.

9. Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche.

Da Sie bzw. der Mentor Ihrem neuen Schützling auch Freiheiten gewähren sollten, sind regelmäßige Feedbackgespräche sinnvoll. So können Sie bspw. am Ende des ersten Tages nachfragen, wie es ihm gefallen hat. Das nächste Gespräch führen Sie am Ende der ersten Woche, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie der Integrationsprozess fortschreitet. Das dritte Gespräch findet nach 2 Wochen statt usw. Wichtig ist, dass der neue Mitarbeiter versteht, dass er jederzeit ein Feedbackgespräch von Ihnen oder dem Mentor erhalten kann bzw. bei Problemen Sie ansprechen darf.

Fazit

Die Integration neuer Mitarbeiter stellt immer eine Herausforderung für das Unternehmen und die bestehende Belegschaft dar. Alle müssen sich aufeinander einstellen und die Grenzen erfahren. Besonders neue Mitarbeiter benötigen Führung und Unterstützung um schnellstmöglich im Unternehmen effizient arbeiten zu können. Dabei müssen Vorgesetzte, Mentoren und die anderen Kollegen an einem Strick ziehen, um ihn erfolgreich im Unternehmen zu integrieren. Nur dann wird ihr neuer Mitarbeiter ein wertvolles Teammitglied! Getreu unserem Motto #starkfuerjedesteam

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Cornelia Herre

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