Business Chat & Messenger für interne Firmenkommunikation

veröffentlicht am 10. Oktober 2018 in Tipps & Tricks  Software  .

Kommunikations via E-Mail ist "Oldschool" sagt der digital Native. Das ist ein Relikt der nicht digitalisierten Unternehmerwelt. Viele Firmen setzen deshalb auf Messenger. Sie wollen wettbewerbsfähig sein, erhoffen sich Entscheidungen schneller zu treffen und die Kommunikation im Team zu verbessern. Ein weiterer Grund ist die Attraktivität der Firma gegenüber potenziellen Bewerbern. Studien belegen, dass neben dem Gehalt die technologische Ausstattung des Arbeitsplatzes ein wichtiger Zufriedenheitswert der Mitarbeiter ist.

Mitarbeiterzufriedenheit hängt vom Alter der IT-Ausstattung ab - Quelle: Unisys

Mitarbeiterzufriedenheit hängt vom Alter der IT-Ausstattung ab - Quelle: Unisys

Der digital Native ist den Komfort der Messenger von WhatsApp oder Telegram aus seinem Privatleben gewöhnt. Termine lassen sich leicht koordinieren und Probleme sind schneller als per E-Mail aus der Welt geschafft. Deshalb haben in fast allen Unternehmen Messenger in irgendeiner Form Einzug gehalten. Dabei gibt es 3 Möglichkeiten:

  • Der Arbeitgeber hat eine Strategie und legt die Messenger samt MDM (Mobile Device Management) fest.
  • Das Unternehmen weiß, dass die Mitarbeiter unterschiedliche Messenger nutzen und duldet es.
  • Die Mitarbeiter nutzen Messenger ohne Wissen der Unternehmen (Schatten-IT).

Entgegen der privaten Nutzung, wo Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit dem Komfort weichen, müssen Unternehmen bei der Auswahl einer geeigneten Messenger-Lösung mehr bedenken. Schnell werden personenbezogenen Daten für Terminabsprachen hin und her geschickt oder eine Rechnung zur Prüfung an den Kollegen aus der Buchhaltung. Wird dafür WhatsApp, Facebook, SnapChat oder Telegram genutzt, liegt mit Sicherheit ein Datenschutzverstoß vor. Die Wahrscheinlichkeit, dass so etwas Datenschutzbeauftragte mitbekommen, war vor dem 25.05.2018 deutlich geringer.

Grundsätzlich sind Unternehmen mit einem Mobile Device Management auf der sicheren Seite und nutzen die Vorteile dieser smarten Software aus.

Welche Anbieter kommen in Frage?

Standalone-Messenger

Hierfür bieten sich für Firmen eine ganze Reihe vielversprechender Alternativen, um das interne Teamwork effektiver zu gestalten. Die Vorteile liegen förmlich auf der Hand. Durch Chats können sich die Mitarbeiter schon während der Mittagspause über Projekte und Kundentermine abstimmen. Sie sind zu jeder Zeit an jedem Ort für wichtige Entscheidungen während der Arbeitszeit erreichbar. Das sehen Geschäftsführer und Führungskräfte gern.

Dafür eignen sich weder Facebook, SnapChat oder Skype im Unternehmensalltag. Zwar halten die Anbieter auch speziell für den Business-Bereich vielerlei Social-Enterprise-Tools bereit, jedoch gibt es sinnvollere Alternativen. Neue Anbieter, wie zum Beispiel Hudle, HipChat oder Slack sind unwiderruflich auf dem Vormarsch. Sie erweisen sich insbesondere bei Start-Ups und Softwareentwicklern als bessere Alternative.

Messenger mit UCC-Lösung

Unternehmen, die nicht in der ITK-Branche zuhause sind und wo Telefonieren den gleichen Stellenwert hat, erreichen den maximalen Mehrwert mit UCC-Lösungen von Skype for Business oder xPhone Connect. Diese haben eine größere Funktionsvielfalt. Vor allem in der Kombination aus Chat, E-Mail und Telefonie. Sie bilden die komplette Unternehmenskommunikation ab.

Ein Beispiel anhand von xPhone Connect

xPhone Connect Chat auf Smartphone führen - Quelle: C4B xPhone Connect App
xPhone Connect Anruf-Journal  - Quelle: C4B xPhone Connect App

xPhone Connect UCC-Lösung integriert ins TecArt CRM

Eine wichtige Entscheidung steht an, aber der verantwortliche Vertriebsleiter ist momentan innerhalb der Firma nicht aufzufinden. Die Zeit drängt. Mit xPhone Connect wird der Projektleiter per Chat auf seinem iPhone angeschrieben. Umgehend wechselt er innerhalb des Dashboards vom Chat zum Kundenkontakt. Mit einem Klick ertönt der Rufton und am Ende der Leitung ist der Kunde. So schnell ist die direkte Kommunikation zwischen dem Vertriebsleiter und dem Kunden hergestellt. Es wird kostbare Zeit gespart und Umsatz durch einen Geschäftsabschluss gemacht.

Integrierte Messenger in der CRM-Software

Mittelstandsunternehmen mit über 20 Mitarbeitern setzen aus strategischen Gründen auf eine zentrale Software in der Kundenkommunikation. Aus diesem Grund ist der Messenger von TecArt vollintegriert im CRM. Medienbrüche in der Mitarbeiterkommunikation gibt es nicht und die Anschaffung eines systemfremden Chat-Clients entfällt. Die gesamte Kommunikation findet in einem einzigen System statt.

Durch die direkte Integration ins CRM ist eine DSGVO-konforme Umsetzung viel leichter. Dokumente müssen nicht direkt versandet werden. Es reicht der Link zum Dokument. Öffnen lässt sich das Dokument nur, wenn der Empfänger der Chat-Nachricht auch die entsprechenden Rechte im CRM besitzt. Damit muss der Absender sich nicht fragen, ob im Sinne der DSGVO der Empfänger berechtigt ist, dieses auch zu lesen.

Wie sieht es in der Realität mit den Richtlinien des Datenschutzes aus?

Um eine lückenlose Kollaboration der Mitarbeiter in- und außerhalb des Unternehmens zu garantieren, sind Standalone-Messenger völlig ungeeignet. UCC-Lösungen oder integrierte Chats in Ihr CRM sind die beste Möglichkeit. Dennoch muss das Datenschutzkonzept bzgl. der Nutzung des Messenger angepasst werden. Die entsprechenden Anpassungen innerhalb der Software stellen kein Problem dar.

Dann steht dem Austausch erforderlicher Kundendaten zu anstehenden Projekten in der Mittagspause nichts mehr im Weg. Außerdem wird die Gefahr, dass Betriebsgeheimnisse in fremde Hände geraten, stark reduziert.


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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