Checkliste Meetings: So werden sie zum Erfolg

veröffentlicht am 07. Juni 2016 in Tipps & Tricks  .
Leeres Büro von innen

Abbildung: Benjamin Child _Photo_Meeting Durchschnittlich verbringt das mittlere Management 30% seiner Arbeitszeit in Meetings, das Top-Management sogar noch mehr. Hiervon wiederum sind 40% der Zeit komplett überflüssig, 70 % der beschlossenen Maßnahmen werden letztendlich nicht umgesetzt und 90% aller Manager müssen diese Zeit hinten anhängen, um ihre Todos noch schaffen zu können[1]. Das kann nicht ganz im Interesse aller Beteiligten sein und verfehlt so ziemlich zu 100% den Sinn und Zweck, den Meetings eigentlich erfüllen sollten. Der folgende Beitrag befasst sich mit dem Sinn & Zweck von Meetings und den Bedingungen, die erfüllt werden sollten, damit diese für alle Beteiligten zum Erfolg werden.

Warum eigentlich Meetings?

In der Regel schafft ein Meeting Klarheit über eine aktuelle Situation bzw. Problematik und sollte mit konkreten Maßnahmen und Todos enden. Offene Fragen am Ende einer 1- bis 2-stündigen Sitzung erweisen sich als kostenintensiv und ineffizient. Mit ein paar Tipps und Tricks lassen sich solche Meetings in produktive und effiziente „come together“ verwandeln, die allen Beteiligten dasselbe Informationslevel ermöglichen und mit klaren Zielen und Todos einen optimalen Auftakt in die jeweiligen Aufgabe ebnen.

Vorteile

Alle Beteiligten haben die Gelegenheit, sich über aktuelle Themen auszutauschen, neue Ideen zu entwickeln, kritische Punkte anzusprechen und ggf. Missverständnisse oder Probleme offen anzusprechen. Das trägt nicht nur zu einem guten Arbeitsklima bei, sondern ermöglicht es auch, eventuelles Konfliktpotential bei den verschiedenen Beteiligten durch regelmäßiges, gegenseitiges Feedback zu vermeiden. Zudem fördern die im Meeting getroffenen Team-Entscheidungen das Zusammengehörigkeitsgefühl und das Bewusstsein, an der Entwicklung des Unternehmens beteiligt zu sein. Es geht also auch darum, bei wesentlichen Entscheidungen hinsichtlich des Unternehmens mit einbezogen zu werden. Die im Meeting verbindlich beschlossenen Maßnahmen schaffen so ein hohes Maß an Engagement und tragen zu einem produktiven Auftakt bei.

Nachteile

Ungenügend vorbereitete Meetings schaffen mehr Fragen als Antworten und reißen die Mitarbeiter aus ihrem aktuellen Tagesgeschäft heraus. Am Ende können Aufgaben, die zum wichtigen Tagesgeschäft gehören und zumeist dringend sind, nicht fristgerecht bearbeitet oder beendet werden. Das führt schnell zu Frust und Überlastung. Die Motivation und Konzentration für das Meeting sinkt und es wird für alle Beteiligten zum notwendigen Übel.

Meetings in der Vorabbetrachtung

Im Vorfeld eines jeden Meetings ist natürlich zu prüfen, ob dieses tatsächlich notwendig ist. Eine möglichst objektive Entscheidung ist an dieser Stelle ratsam, da durch die in Anspruch genommene Zeit unnötige Mehrkosten verursacht werden können. Folgende Fragen sollten daher vorher beantwortet werden, um zu einer objektiven Entscheidung zu gelangen;

Situationsanalyse

  • Steht der Aufwand für das Meeting in einem angemessenen Verhältnis zu dem Ergebnis?
  • Welche Aufgaben stehen an und welche Ergebnisse müssen erzielt werden?
  • Welche Notwendigkeit des Meetings besteht für die Beteiligten?
  • Welche Personen sollten oder können daran beteiligt werden?
  • Was ist vom Meeting zu erwarten und gibt es möglicherweise Widerstände oder gar Konfliktpotential?
  • Welche Kosten entstehen durch das Meeting und ist der Aufwand dafür gerechtfertigt?
  • Gibt es Alternativen anstelle des Meetings (wie z.B. E-Mail, 4-6 Augengespräch, Telefonat), um die notwendige Information der Beteiligten zu gewährleisten?

Entscheidung

Entsprechend der Analyse ergeben sich mehrere Fakten, die für oder gegen das Anberaumen eines Meetings sprechen:

  • die Mitarbeiter bitten Sie darum und haben einen Informationsbedarf
  • es geht um eine Entscheidung, die ebenso alle anderen Bereiche oder Mitarbeiter betrifft
  • die Komplexität des Themas oder Projektes erfordert den Einbezug entsprechender Personen
  • es geht um Weiterentwicklungen im Unternehmen, was einer kreativen Ideen- und Lösungsfindung durch entsprechende Abteilungen und Mitarbeiter bedarf

Von einem Meeting sollte komplett abgesehen werden, wenn:

  • Kosten und Nutzen in keinem angemessenen Verhältnis zueinander stehen
  • wichtige Teilnehmer zum Meeting verhindert sind
  • ein hohes Widerstands- und Konfliktpotential besteht und die Ziele der Teilnehmer von vornherein nicht mit den Meeting-Inhalten zu vereinbaren sind
    schwarz weiß Bild Personen im Büro

    Abbildung: Charles Forerunner_Meetings

Meetings erfolgreich handeln

Der Ablaufplan: Vorbereitung ist alles!

Wichtig ist es, rechtzeitig vor einem Meeting alle notwendigen Vorkehrungen zu berücksichtigen: - Welche Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer, Flip-Chart etc.) werden benötigt?

  • Welche Teilnehmer müssen daran teilnehmen und informiert werden?
  • Passt der Termin für alle Beteiligten auch zeitlich in deren Tagesplan?
  • Wieviel Zeit muss für das Meeting realistisch anberaumt werden?
  • Welche Fragen und Inhalte sind zu klären und vorzubereiten?
  • Wie kann das Vorhaben angemessen präsentiert werden?

10 Tipps für ein gelungenes Meeting

1. Die Zeit begrenzen

Ein festgelegter Rahmen hilft allen Beteiligten dabei, die wesentlichen Punkte im Meeting nicht aus den Augen zu verlieren. Daher ist es wichtig, die Zeit für eine Besprechung klar zu definieren und abzuschätzen. Innerhalb dieses Zeitfensters müssen dann alle Beteiligten in der Lage sein, eine geeignete Lösung für das entsprechende Vorhaben zu finden.

2. Die Agenda vorher abstimmen

Planen Sie die im Meeting zu besprechenden Punkte konkret durch, um themenirrelevante Absprachen zu vermeiden! So wird auch nur wirklich Relevantes in der Meeting-Runde besprochen. Informieren Sie sich dazu bei den involvierten Personen und tragen Sie die Themen vorab und verbindlich zusammen! Kleine Nebenabsprachen mit dem Kollegen gehören nicht mit in die eh schon begrenzte Meeting-Zeit.

3. Nur das besprechen, was wirklich ALLE angeht

Müssen wirklich alle Teilnehmer von Anfang an oder bis zum Ende am Meeting teilnehmen? Gehen bestimmte Themen zu tief in Details über, die nicht alle Teilnehmer betreffen? In diesen Fällen kann das Meeting so aufgeteilt werden, dass es zeitlich für alle optimal „gekürzt“ wird.

4. Den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ ersatzlos streichen

Es sollten nur relevante und konkrete Themen auf den Tisch kommen. Eine offene Frage regt dazu an, auszuschweifen und Themen zu diskutieren, die am Ende zu keinem Ergebnis führen. Daher einen solchen Randpunkt auf der Agenda gar nicht erst mit aufführen!

5. Das Meeting im Stehen abhalten

Mal zur Abwechslung zu stehen, anstatt zu sitzen, verändert die Perspektive und hält die Gespräche dynamisch. Wenn also die Büroräumlichkeiten die Möglichkeit bieten, kurze Meetings auch einfach kurz im Stehen durchführen, sollten Sie diese Chance ergreifen.

6. Eine straffe Moderation anstreben

Ernennen Sie einen Teilnehmer zum Moderator des Meetings oder übernehmen Sie die Rolle selbst! An den Stellen, wo die Diskussion von den festgelegten Themen abweicht, ist ein regulierendes und sachliches Eingreifen ratsam, um den eigentlichen Kurs des Meetings wiederzufinden. Aufgabe des Moderators ist es, das Zeitfenster im Auge zu behalten, die Themen und Todos entsprechend der Agenda abzuarbeiten sowie Beschlüsse und Entscheidungen zu dokumentieren.

7. Entscheidungen stets protokollieren

Die Dokumentation der beschlossenen Maßnahmen, Entscheidungen und Todos sollte allen Teilnehmern im Anschluss an das Meeting direkt zur Verfügung gestellt werden. So werden vereinbarte Zielsetzungen nicht nur schriftlich festgehalten, diese liefern auch eine einheitliche Informationsbasis für alle Beteiligten.

8. Ablauf und Ergebnisse visualisieren

Unterstützen Sie die Teilnehmer bei der Verfolgung der entsprechenden Punkte mithilfe moderner Präsentations- und Bürotechnik, wie Beamer, Whiteboard, Pinnwände etc.!

9. Mitarbeiter richtig beteiligen und Diskussionen fördern

Ein Meeting in dem keiner etwas sagt, ist am Ende nicht wirklich produktiv. Der Raum für Argumentationen muss also vorhanden und förderlich sein. Unterschiedliche Meinungen helfen dabei, Sachverhalte oder Entscheidungen aus unterschiedlichsten Blickwinkeln und Positionen zu betrachten. Eine sachliche und objektive Auseinandersetzung damit ermutigt alle Teilnehmer, sich an diesen Diskussionen zu beteiligen.

10. Sitzungsregeln festlegen

Um eine vernünftige Atmosphäre im Meeting zu fördern, sollten bestimmte Regeln festgelegt werden. Nicht selten ufern angeregte Diskussionen aus oder werden sogar unsachlich. Klar definierte Regeln, wie Pünktlichkeit, eine entsprechende Vorbereitung sowie Respekt der jeweiligen „Redner“, müssen von allen Teilnehmern anerkannt werden.

Fazit

Am Ende hilft eine kurze, aber objektive Reflektion der bis dato abgehaltenen Meetings dabei, das Handling von Meetings im Unternehmen sukzessiv zu optimieren und mithilfe aller Teilnehmer mögliche Schwachstellen aufzudecken und auszumerzen. Eine digitale Terminplanung ermöglicht es, alle Beteiligten rechtzeitig und effizient über Meetings zu informieren und ihnen notwendige Informationen zur Vor- und Nachbearbeitung zukommen zu lassen. Sie haben Fragen hierzu? Unser Beratungsteam steht Ihnen Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:30 Uhr unter +49 361 302624-22gern zur Verfügung.

Quellen: [1] guntherwolf.de/meeting Stand: 07.06.16 organisationsberatung.net/effiziente-meetings-besprechungen-sitzungen  Stand: 07.06.16 karrierebibel.de/meeting-tipps Stand: 07.06.16 dashoefer.de/html/download/ED-MEETING_Probe.pdfStand: 07.06.16organisationsberatung.net/effiziente-meetings-besprechungen-sitzungenStand: 07.06.16    


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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