Controlling als essentieller Teil Ihrer Projekte

veröffentlicht am 14. März 2017 in Software  .
Flugzeugcockpit - Controlling

Foto: Austin Neill, unsplash.com Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Lebenszeit zu steuern. Im Projektmanagement wird das Projektcontrolling, als wichtigster Baustein oft vernachlässigt. Mal sind die Termine nicht festgelegt, mal das Budget für ein Projekt nicht bekannt oder die Mitarbeiter sind sich über ihre eigenen Kompetenzen im unklaren. Das Projektcontrolling leidet unter unklaren Zielvorgaben und Rahmenbedingungen. Dabei spielen nur drei Erfolgsfaktoren eine wichtige Rolle, die in Spannung zueinander stehen. Dazu zählen Leistung, Kosten und Termine.

3 Fragen zur Bestimmung der Erfolgsfaktoren im Projekt

  • Wird das gewünschte Ergebnis erzielt und entspricht es den Anforderungen des Auftragsgebers?
  • Wie hoch sind die Kosten und der Aufwand für das Projekt und bleibt das Projekt im Rahmen des Budgets?
  • Werden die Termine der Meilensteine und der Projektschluss eingehalten?

Beim Projektcontrolling werden die tatsächlichen Leistungen, Kosten und Termine mit den geplanten verglichen. Dazu gehören auch die Analyse von Abweichungen, die Beurteilung möglicher Alternativen und das Ergreifen von Maßnahmen zur Gegensteuerung oder Anpassung der Ziele. In dem folgenden Beitrag stellen wir Ihnen den Controlling Regelkreis und wichtige Kennzahlen vor.

Wer ist für das Projektcontrolling zuständig?

Je nach Größe des Projekts und der Prozesse des Unternehmen, kann das Projektcontrolling von unterschiedlichen Personen durchgeführt werden. In vielen Fällen übernimmt der Projektleiter diese Aufgabe, da er besonders auf die Ergebnisse des Controlling angewiesen ist. Bei größeren Projekten steht ihm dabei meistens ein Projektcontroller zur Seite. Er sammelt Informationen, bereitet sie auf, weißt auf Abweichungen oder Risiken hin und berät den Projektleiter und die Teammitglieder darüber, welche Maßnahmen zur Verbesserung ergriffen werden können.

Welche Voraussetzungen gibt es für ein erfolgreiches Projektcontrolling?

Eine Voraussetzung ist die transparente und nachvollziehbare Zielplanung, die den SMART-Kriterien genügt und Aussagen zu den Erfolgsfaktoren beinhaltet. „SMART“ steht für spezifisch, messbar, ansprechend, realistisch und terminiert. Die Planungsstrukturen müssen mit den späteren Abfragestrukturen übereinstimmen. Die wesentlichen Kennzahlen werden zeitnah vom Projektcontrolling erfasst und der Projektleitung zur Verfügung gestellt. Ehrlichkeit und ein gewisses Maß an Offenheit sind wichtige Voraussetzungen für ein zielführendes Projektcontrolling. Wichtig ist auch eine Unternehmenskultur, die es erlaubt Fehler zu machen und diese als Chance zum Lernen zu betrachten. Das späte Erkennen von Fehlern, bspw. durch Vertuschung oder schlampiges Controlling, und die anschließende Korrektur lassen höhere Folgekosten entstehen und können zusätzlich dem Image des Unternehmens schaden.

IT-Helpdesk-6-W-Fragen-Infografik-670x300
„Ich habe ein Problem“ – 6 Tipps den Helpdesk effizient zu gestalten
Kundenwertanalyse-1-670x300
Wertvolle Kunden gesucht – die Kundenwertanalyse als Mittel zur Umsatzsteigerung
Ben-White-2-Personen-die-Fluestern-1-670x300
7 Methoden um Frust zu vermeiden
beschwerdemanagement-was-kmu-tun-sollen-446x200
Beschwerdemanagement was KMU tun sollen
Meghan-Duthu-nicht-sprechen-670x300
Nur kommunizierenden Menschen kann geholfen werden – Aber warum fällt uns das nur so schwer?
Buch-Happy-Orga-670x300
Wie Organisationsentwicklung Prozesse besser gestaltet und Mitarbeiter zufriedener macht
header-lego-star-wars-figur-670x300
Völlige Ideenlosigkeit – Meine Top 10 erfolgreicher Kreativitätstechniken

Wann beginnt das Projektcontrolling?

Das Projektcontrolling sollte sich bereits bei den Verhandlungen zwischen Projektleiter und Auftragsgeber einschalten. Dadurch entstehen für die Projektplanung wichtige Impulse. Auch das Erkennen, Sichtbarmachen und Bewerten von Projektrisiken gehört zu den Aufgaben des Projektcontrollings. Gleichzeitig müssen aber auch Maßnahmen vorgeschlagen werden, wie diese Risiken begrenzt werden können. Dies kann durch eine Stakeholderanalyse geschehen die Grundlage für die Entwicklung eines Beteiligungsmanagement ist.

Wie nutze ich den Controlling Regelkreis für meine Projekte?

1. Konzeptions- und Planungsphase:

Auftraggeber und Projektleiter legen fest, welche Ergebnisse das Projekt liefern und wann die Ergebnisse vorliegen sollen, sowie welches Budget dafür zur Verfügung steht. Die Planung ist notwendig, um zu erarbeiten wie genau die Ziele erreicht und welche Maßnahmen bis dahin abgearbeitet werden müssen. Die Planung sollte alle Aktivitäten zur Zielerreichung in einem sinnvollen Zusammenhang setzen und darüber hinaus sicherstellen, dass die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Der Projektstrukturplan konkretisiert die Informationen, da Termine, Kosten, Ressourcen und Etappenziele (Meilensteine) übersichtlich dargestellt sind. Im Rahmen der Datenerfassung werden basierend auf den Soll-Daten der Planung von den entsprechenden Verantwortlichen reale Ist-Daten erhoben, sodass ein Vergleich der aktuellen Soll-und Ist-Daten stattfinden kann. Dieser Prozess sollte regelmäßig und vor allem zeitnah erfolgen.

2. Realisationsphase:

Eine stetige Detaillierung des Plans gewährleistet eine gute Umsetzung. Dabei sollte die Dokumentation auch Abweichungen aufzeigen. Die Abweichungsanalyse ermittelt die Art und den Grund der aufgetretenen Abweichungen. Bei Projekten mit komplexen Vorhaben ist fast immer mit Abweichungen zu rechnen. Das Erkennen der Ursache erleichtert die Suche nach und die Einleitung von geeigneten Gegenmaßnahmen. In der Realisationsphase prüft der Controller zusätzlich die Einhaltung der gesetzten Meilensteine, um Abweichungen und Ergebnisse zu überwachen.

3. Abschluss- und Bewertungsphase:

Bei der letzten Phase eines Projekts werden die Soll-Werte allen Ist-Werten gegenüber gestellt und analysiert. Weiterhin wird der Ablauf des Projekts bewertet, um für noch folgende Projekte aus den Fehlern lernen zu können. Die Erfolgskontrolle stellt sicher, dass die eingeleiteten Maßnahmen auch wirklich zur Problemlösung geführt haben. In einem Projektabschlussbericht erfolgt die Dokumentation der Analyseergebnisse und Bewertungen, so dass sie gesammelt und in eine Erfahrungsdatenbank eingetragen werden können. Ausgehend davon werden neue Ziele definiert, um so die nächste Runde des Controlling-Regelkreises zu beginnen.

Probleme:

Die Beteiligten verlassen sich zu sehr auf ihren großen Erfahrungsschatz, dadurch unterbleibt eine sorgfältige Abweichungsanalyse. Stattdessen werden vorschnell Maßnahmen eingeleitet, die in der Vergangenheit geholfen haben, aber eventuell im aktuellen Fall nicht zielführend sind. Ein anderes Problem ist, dass zwar Maßnahmen zur Problemlösung eingeleitet werden, diese dann aber nicht in Bezug auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Beide Probleme lassen sich jedoch, durch regelmäßige Ergebnisbesprechungen und Erfahrungsaustausch umgehen.

Was sind die zu kontrollierenden Dimensionen und Metriken aus Sicht der Projektleitung?

Ampelcontrolling:

Das Ampelcontrolling basiert auf den 3 Ampelklassen rot, gelb und grün. Dadurch soll visualisiert werden in welchem Zustand sich ein Arbeitspaket gerade befindet. Rot bedeutet, dass die Zielerreichung nicht mehr möglich ist. Bei gelb sind signifikante Planabweichungen zu erwarten. Grün steht für alles läuft nach Plan. Diese Vorgehensweise kann von allen Beteiligten auf Anhieb verstanden und nachvollzogen werden, aber die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig und teilweise vom subjektiven Empfinden einzelner abhängig. Dieses Problem kann umgangen werden, indem eine genaue Definition der Bedeutung der Farben erfolgt.

Arbeitspaket- und Meilensteincontrolling:

Die Arbeitspakete und Meilensteine gelten als wesentliche Planungseinheit im Projektmanagement. Sie sollten im Mittelpunkt aller Controllingaktivitäten der Projektleitung stehen. Dabei muss entschieden werden, ob die Arbeitspakete komplett oder getrennt in die Zieldimensionen Termine, Ergebnisse und Ressourcen kontrolliert werden. Die Steuerung der Arbeitspakete erfolgt dann durch die Arbeitspaketverantwortlichen. Diese steuern eigenverantwortlich, auf Grundlage der mit der Projektleitung abgestimmten Planung, die Arbeitspakete. Termine für die wichtigen Aufgaben eines Projekts lassen sich am einfachsten in einem Projekt-Zeitplan oder Balkendiagramm festhalten. Dabei ist von Bedeutung, dass die Meilensteine definiert und die frühst- und spätmöglichsten Endtermine angegeben werden. Das Projektcontrolling kann dann mit den sogenannten Meilenstein-Trendanalysen jederzeit feststellen, ob die Termine eingehalten werden und welche Aufgaben im Verzug sind.

Mit Zeitpuffern arbeiten:

Die Einhaltung der Termine ist meist eines der größten Probleme. Oft wurde sich bei der Planung verschätzt oder es kommt zu Schwierigkeiten oder ungeplanten Ereignissen, so dass die zugesagten Termine nicht eingehalten werden können. Deshalb ist es empfehlenswert, bei der Terminplanung mit zeitliche Puffern zu arbeiten. Es gibt also keine fixen Zeitpunkte, sondern lediglich Zeiträume, zu denen eine Projektaufgabe erledigt sein muss. Dadurch wird mehr Flexibilität und Planungssicherheit geschaffen.

Kostenverlaufsanalyse:

Im Rahmen der Projektplanung wird festgelegt, welche Ressourcen für die Durchführung zur Verfügung stehen. Das Projektcontrolling überwacht mit Hilfe der Aufwands- und Kostenkontrolle, ob diese Vorgaben eingehalten werden. Im Projekt können verschiedene Kosten anfallen, wie Sachmittel-, Material-, externe Beratungskosten oder Kosten für die Nutzung von Maschinen und Anlagen. Von besonderer Bedeutung sind die Personalkosten. Sie machen meist den größten Teil der Gesamtkosten aus. Grundlage für die Analyse der Personalkosten ist die Dokumentation der Stunden der einzelnen Projektmitarbeiter. Dabei muss die Genauigkeit, Vollständigkeit und Ehrlichkeit eingehalten werden. Im Vorfeld gilt es genau zu definieren, welche Kosten einem Projekt zugeschrieben werden können. Darauf aufbauend kann eine Trendanalyse einen schnellen Überblick über den Kostenverlauf geben.

Kostengang- und Kostensummenlinie:

Die Kostengang- und Kostensummenlinie ist ein hervorragendes Instrument, um die Kostenverläufe im Projekt anschaulich zu visualisieren. Die Kostenganglinie stellt dar, welche monatlichen Ausgaben im Projekt anfallen und welches Budget der Auftragsgeber demzufolge monatlich zur Verfügung stellen muss. Die Kostensummenlinie ist eine kumulierte Darstellung der Ausgabenentwicklung im Projekt und erlaubt einen ganzheitlichen Überblick des Projektverlaufs. Beide Linien entfalten ihre volle Wirkung erst, wenn gegen die jeweilige Solllinie auch der Ist-Zustand betrachtet wird.

Sachfortschritt und Qualität der Projektergebnisse überwachen:

Wie weit ein Projekt fortgeschritten ist, lässt sich weder aus den verbrauchten Stunden noch aus der verstrichenen Zeit ablesen. Deshalb muss zusätzlich der Sachfortschritt und die Qualität der bisherigen Projektarbeit überwacht werden. Je nach Projektart und -ergebnis werden dafür unterschiedliche Kriterien definiert, anhand derer der Projektfortschritt beurteilt wird. Mögliche Methoden zur Beurteilung stellen der qualitative Abgleich von Zielen, Erwartungen und Leistungen, die Abnahme des Projektstands oder der Meilensteine durch den Auftraggeber, die Durchführung von Testverfahren oder die Einschätzung des Fertigstellungsgrads durch Projektmitarbeiter, Auftraggeber oder externe Experten, dar. Der Projektfortschritt oder die bereits erbrachte Leistung wird beim Projektcontrolling üblicherweise in Prozent als sogenannter Fortschrittsgrad angegeben. 100% entsprechen dabei der Leistung, die am Ende vom Auftraggeber anerkannt wird. Das Konzept der sogenannten „Quality Gates“ soll die Qualität der Projektergebnisse sicherstellen. Sie werden an den wichtigen Stellen im Projektablauf eingerichtet, beispielsweise bei besonderen Meilensteinen. Dabei werden konkrete Kriterien festgelegt, die erfüllt sein müssen, bevor das Projekt in eine neue Phase treten kann. Die Kriterien ergeben sich im Allgemeinen aus den Anforderungen des Auftragsgebers. Sie können in einem Lasten- oder Pflichtenheft beschrieben sein und werden dann systematisch geprüft.

Fazit:

Das Projektcontrolling ermöglicht Unternehmen, ihre Projekte im Blick zu behalten und bei Abweichungen einzugreifen. Es ist wichtig, dass das Projektcontrolling als ständiger Prozess wahrgenommen wird, damit auf Änderungen und unerwünschte Ergebnisse reagiert werden kann. Viele der beschriebenen Aufgaben, bspw. in der Dokumentation und der Auswertung, können Ihnen CRM- und Projektmanagementlösungen abnehmen, sodass Sie sich weniger auf Koordination und Organisation, sondern auch auf die inhaltlichen Aspekt konzentrieren können.


Wie gut hat Ihnen mein Artikel gefallen? Geben Sie mir bitte Ihre Sterne!
Vielen Dank, .

Bewerten Sie den Artikel.

Bewertung:
4,4 von 5 Punkten, basierend auf 11 abgegebenen Stimme(n).





Sagen Sie es weiter!





Business Webinar für Projektmanager und Abteilungsleiter

Budgetüberwachung in der Projektverwaltung

Laptop mit Webinar-Screen

Ich zeige Ihnen, wie Sie gezielt Projekte planen und steuern anhand von Budgetvorgaben. Folgendes erwartet Sie in meinem Webinar:

  • Gezielte Projektorganisation mithilfe zentraler IT-Werkzeuge
  • Einbindung von externen Projektmitglieden und wichtigen Bezugsgruppen
  • Integriertes Dokumentenmanagement für Live-Bearbeitung (z.B. Office Dokumente)
  • Automatische Reportings und Rechnungslegung für Projektleistungen
     

     




Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Autoreninfo

Stefan Weisheit

Nutzen Sie unser Experten-Wissen

Kostenfreie Business Webinare, damit Ihr Unternehmen Wettbewerbsvorteile nutzt und weiter ausbaut.

Laptop mit TecArt Webinar Screen

Die Webinare sind auf spezielle Unternehmensszenarien zugeschnitten und basieren auf erfolgreichen Kundenprojekten. Anhand der TecArt Software zeigen wir Ihnen in einer Live-Präsentation, wie Sie Prozesse, Abläufe und Ihre tägliche Arbeit schneller und kostengünstiger erledigen.

 

Kostenfreie Checkliste

So sparen Sie mit Ihrem IT-Helpdesk Kosten

IT-Helpdesk Whitepaper Cover

Sie erhalten eine kostenfreie Checkliste mit 6 wertvollen Tipps, wie Sie Ihre Anwender im Support richtig integrieren, um die Kosten Ihrer IT zu senken.

 

Kostenfreies Whitepaper

Mehr Erfolg im Business durch CRM-Software

CRM-Infopaper Cover

Über 40 Seiten komprimiertes Wissen, um Ihre IT-Kosten zu senken und Umsatz zu erhöhen.