Vier gewinnt! Ihre Pluspunkte für eine gradlinige CRM Auswahl mit Erfolgsgarantie

veröffentlicht am 15. November 2018 in Software  Digitalisierung  .
Spiel 4 Gewinnt vor Polygonwand

Foto von Tina Wenzel / TecArt

Alles beginnt mit der richtigen Strategie. Setzt man bereits den ersten Stein an die richtige Position und überdenkt gekonnt jeden Folgeschritt und die zu erwartenden Reaktionen genau, hat man beste Gewinnchancen und am Ende des Spiels tatsächlich als Erster vier gleichfarbige Steine in einer Reihe – und gewonnen!

Ganz so einfach wie bei „Vier gewinnt“ ist es mit der Auswahl der richtigen CRM Software wohl nicht, aber auch hier ist die Herangehensweise entscheidend für den finalen Erfolg. Die folgenden vier Tipps machen zentrale Überlegungen deutlich und Ihr Softwareprojekt von Anfang an durchschaubar.

1. Was schmeckt besser: Apfel oder Birne? CRM Anbieter ohne Anforderungen zu vergleichen, ist zwecklos! 

Kaum ist die Entscheidung für ein CRM System gefallen, steht die nächste Herausforderung bevor: die Auswahl der passenden Software. Zahlreiche Anbieter halten verschiedenste Modelle mit unterschiedlichsten Stärken und Schwächen für die Anwender bereit. Eigentlich gibt es nicht eine richtige CRM Auswahl. Essentiell ist vielmehr, dass die Software zu den tatsächlichen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt. 

Deshalb ist es anfangs von fundamentaler Bedeutung, klar zu definieren, welche Funktionen für ein Unternehmen entscheidend sind. Kunden, bisherige Prozesse und Arbeitsweisen unterscheiden sich in jeder Firma. Eine Prüfung, welche Module und Funktionalitäten unverzichtbar, welche wichtig und welche unnötig sind, schützt daher vor Fehlinvestitionen und erleichtert die Entscheidung. Auch das Gespräch mit den Mitarbeitern, die die Software verwenden werden, ist an dieser Stelle sinnvoll. 

Im Business herrscht eine bunte Vielfalt an Unternehmen, entstanden aus den unterschiedlichsten Visionen. Und verschiedene Unternehmen unterscheiden sich genauer betrachtet natürlich auch in ihren Strukturen und Prozessen, dem zugehörigen Kundenstamm sowie ihren ganz speziellen Gewohnheiten. Daher gibt es keine allgemeingültige Lösung, die immer funktioniert. Entscheidend ist stattdessen der Vergleich der spezifischen Anforderungen mit den Leistungen der unterschiedlichen Systeme. 

Apfel und Birne auf weißem Tisch

Foto von Tina Wenzel / TecArt

2. Die Qual der Wahl: Standard oder Individuallösung 

Was ist bei der Software Auswahl im Vorfeld zu beachten? Bestimmte Standardprozesse sollten Teil jedes CRM Software sein. Die Pflege der Kundendaten sowie ein vollständiger Überblick über die Kundenhistorie, die Auskunft über Interaktionen, Angebote und Verkäufe gibt, sind grundlegend. Eine Integration des CRM Systems in die bereits bestehende Unternehmenssoftware sollte ebenfalls nahtlos möglich sein. 

Auf die benannten Basisfunktionen sollte kein CRM System verzichten. Es stehen allerdings auch Lösungen zur Verfügung, die sehr genau auf die Anforderungen des einzelnen Unternehmens angepasst sind. Diese Individuallösungen sind üblicherweise kostenintensiver. In der Theorie ist eine angepasste Software mit zahlreichen Features durchaus reizvoll, in der praktischen Anwendung ist sie jedoch meistens zeitraubend und unpraktisch. 

Idealerweise eignet sich für die CRM Auswahl in den meisten Fällen ein Kompromiss zwischen diesen beiden Varianten. Eine Software, die einen hohen Grad an Standardisierung für die Grundfunktionen aufweist, kombiniert mit zusätzlichen Funktionen, die auch ohne Programmierkenntnisse bereitgestellt werden können, ist eine sehr gute Lösung. So kann ideal auf Veränderungen und neue Herausforderungen reagiert werden, ohne das der Kostenrahmen völlig aufgesprengt wird. 

3. Mittendrin statt nur dabei: Testen statt scheitern 

Die Demo-Version einer CRM Software einmal schnell auszuprobieren, ist einfach und meistens in kurzer Zeit erledigt. Doch dabei handelt es sich nicht um einen Test unter realen Bedingungen, was nach dem Kauf zu bitteren Enttäuschungen führen kann. Für eine individuell richtige Software Auswahl bedarf es mehr – mehr Einblick, mehr Praxis, mehr aktives Tun.

Beschäftigen Sie sich also ganz bewusst tiefer mit der ausgesuchten Software, bevor Sie kaufen! Es ist sehr wichtig, ein potenzielles System vor dem Kauf auf Herz und Nieren zu prüfen. Besonders die Datenmenge sollte dabei nicht unterschätzt werden. Einige wenige Kontakte bewältigt die Software sicherlich in hoher Geschwindigkeit. Doch auch wenn Ihre gesamte Kundendatenbank importiert wurde, sollten keine Zeitverzögerungen auftreten. Neben der Performance sollte das System in der Administration so konfigurierbar sein, dass sich Ihre Strukturen und Abläufe perfekt abbilden und handeln lassen. Das alles lässt sich nur in einer detaillierten Testphase genau ergründen. 

4. Update vs. Upgrade: Ist der Zoff wirklich vorprogrammiert? 

Die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens zu sichern, ist ein häufiges Ziel beim Erwerb eines CRM Systems. Gerade deswegen ist es besonders wichtig, dass die Software auch über die folgenden Jahre stets auf dem neusten Stand ist. Oft fallen hierfür weitere Wartungsarbeiten und damit zusätzliche Gebühren an. 

Um zu überprüfen, wie aktuell und vollständig die CRM Software up to date bleibt, muss zunächst zwischen Update und Upgrade unterschieden werden.

  • Bei einem Update handelt es sich lediglich um eine kleine Aktualisierung, die Sicherheitsprobleme oder Fehler behebt. Diese verwenden beispielsweise auch Betriebssysteme am PC. Sie sind kostenlos und werden oftmals automatisch oder mit sehr geringem Aufwand installiert. Ein Update beeinflusst weder die Funktion noch den Umfang des Systems in einem relevanten Maße. 
  • Ein Upgrade hingegen ist eine grundlegend neue Version der Software, die mit zusätzlichen Erweiterungen und zum Teil neuen Funktionen oder einer veränderten Struktur einhergeht. Sie erscheinen meistens nur alle Jahre und sind für den Herausgeber mit hohem Aufwand verbunden. Bei dem Wechsel von Windows 7 auf Windows 10 handelt es sich beispielsweise um ein Upgrade. 

Um zu vermeiden, dass eine Investition in ein CRM System kostenintensive Nachzahlungen zur Folge hat oder schon nach kurzer Zeit technologisch nicht mehr dem State of the Art entspricht, sollte unbedingt darauf geachtet werden, welche Leistungen im Angebotspreis enthalten sind und eben auch welche nicht. Um späteren, unliebsamen Überraschungen aus dem Weg zu gehen, handeln Sie nach dem Prinzip der Total-Cost-of-Ownership [TCO] und beachten Sie dabei alle absehbaren Kosten bereits im Stadium der CRM Auswahl! 

Kurzum, die Entscheidung für die richtige CRM Software ist nicht leicht, doch mit einer ausführlichen Anforderungsliste und einer sorgfältigen Software Auswahl kann sie zu einer wirklich gewinnbringenden Investition werden – und schon haben Sie gewonnen!


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Tina Wenzel

Als Marketing und Content Managerin kümmere ich mich mit viel Liebe zum Detail um das gedankliche und kognitive Wohl unserer Leser und Fans. Meine Leidenschaft? Die perfekte Symbiose aus Unique Content und Design. Ich sehe es als meine Mission an, hochwertige Inhalte mit echten Mehrwerten zu kreieren und sie sprachlich und optisch so aufzubereiten, dass ein gutes Gefühl zurückbleibt. Sie sollen den Rezipienten fesseln und in sein individuelles Gedankengut eintauchen. Wie eine Art Buchstaben-Jongleur möchte ich der Sprache Leben einhauchen, sie anfassbar machen. Auf der Suche nach den richtigen Worten lege ich besonderes Augenmerk auf Authentizität und Persönlichkeit, vom ersten Blick bis hin zur Ergründung der inneren Werte. Mein Ziel? Am Ende soll der Betrachter sagen: "Die Zeit dafür hat sich wirklich gelohnt."

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