CRM Software und Excel: Die unschlagbaren Helden der Kundenverwaltung

ver├Âffentlicht am 07. April 2020 in Software  Digitalisierung  .
Fledermaus als Waffe von Batman

Foto: ActionVance auf Unsplash

Sie k├Ąmpfen f├╝r Hoffnung und Gerechtigkeit in Gotham City: Batman & Robin! Unterwegs in den Stra├čen der Metropole besch├╝tzen sie die Schwachen und Unterdr├╝ckten im fortw├Ąhrenden Gefecht gegen das Verbrechen und die miesesten B├Âsewichte. Das Duo schreckt vor nichts und niemandem zur├╝ck und legt so manchem Gauner das Handwerk. Alle noch so engen Gassen und jeder dunkle Winkel wird observiert. Den beiden Helden entgeht nichts. Jeder verl├Ąsst sich auf die St├Ąrken des Anderen und gemeinsam spielen sie ihre Kr├Ąfte gekonnt gegen ihre Widersacher aus. Als Team sind beide einfach unschlagbar.

Gelingen CRM Tools und Excel-Tabellen gemeinsam auch solch heldenhafte Taten im Kampf um eine bessere und professionelle Kundenverwaltung?

Wir haben bereits einige wichtige Fragestellungen, wie "Welche Bedeutung hat CRM heute und in Zukunft?" und "Eignen sich Excel-Vorlagen als Kundendatenbank?" beantwortet. Nun stellen wir professionelle CRM Systeme in den Betrachtungsfokus und suchen nach der Antwort auf die zentrale Frage, wie Excel und CRM zuk├╝nftig im Sinne der Kundenverwaltung miteinander auskommen. Freuen Sie sich auf folgende Fakten:

  • Echte Mehrwerte einer CRM Kundenverwaltung
  • Abteilungen und Anwenderbereiche im CRM
  • Hauptgr├╝nde f├╝r CRM im Unternehmen
  • Vor- und Nachteile von CRM-Tools
  • Excel und CRM: Battle oder Symbiose

CRM Kundenverwaltung als allumfassendes Werkzeug der Zukunft

CRM Technologien machen Kundenbeziehungen pers├Ânlich und optimal verwaltbar f├╝r alle Gesch├Ąfts- und Anwendungsbereiche. Egal ob im Vertrieb, Marketing, dem Kundenservice etc. oder auf welcher Ebene diese Abteilungen konkret mit dem Kunden interagieren, eine professionelle CRM Kundenverwaltung strukturiert und handelt alles in einem System. Die folgende Abbildung fasst das Szenario kompakt zusammen:

Abteilungen und Anwenderbereiche der Kundenbeziehungspflege

Abb. TecArt: Wer (Abteilungen) mischt wor├╝ber (Anwenderbereiche) in der Kundenbeziehungspflege mit?

W├╝nschen Sie sich endlich transparente Einblicke in die W├╝nsche und Vorlieben Ihrer Kunden? Richtig konfiguriert, macht ein CRM Tool die Lead- und Kundenpflege zum Kinderspiel und dient als Ausgangsbasis jeglicher Kommunikations- und Marketingma├čnahmen. Das System speichert nicht nur s├Ąmtliche Informationen und Prozesse rund um den Kunden und Ihre anderen Zielgruppen in einer zentralen Datenbank. Es listet zudem jegliche Interaktionen anschaulich und f├╝r alle Mitarbeiter nachvollziehbar in einer chronologischen Kundenhistorie auf. Aus dieser lassen sich individuelle Bed├╝rfnisse ableiten, was eine rundum pers├Ânliche Kommunikation, ausgerichtet auf die konkreten W├╝nsche und Vorlieben des Kunden, m├Âglich macht. Durch stets aktuelle und richtige Informationen sind alle Mitarbeiter z├╝gig auskunfts- und handlungsf├Ąhig. Sie arbeiten effizient und k├Ânnen leichter strategische Entscheidungen treffen. Standardisierte T├Ątigkeiten laufen in der CRM Kundenverwaltung workflowgest├╝tzt und automatisiert ab. So kann mehr Zeit in Aktivit├Ąten zur Kundenzufriedenheit und die Optimierung des Teamworks investiert werden. Am Ende kann sogar das Problemmanagement durch Auswertungen und umfassende Analysen zu einer echten Effizienzsteigerung beitragen.

Doch wie genau sich das Handling mit der Einf├╝hrung einer CRM Kundenverwaltung genau verbessert, zeigt sich meistens erst im praktischen Anwendungsszenario und ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Welche konkreten Fakten f├╝r den Einsatz eines integrierten CRM Systems sprechen und aus Anwenderperspektive besonders hervorstechen, sehen Sie hier:

10 Gr├╝nde f├╝r einen CRM-Einsatz im Unternehmen

Abb. TecArt: 10 Gr├╝nde f├╝r einen CRM-Einsatz im Unternehmen

Die gr├Â├čte Gefahr f├╝r Unternehmen scheint also die des Nicht-Tuns!

Schlie├člich birgt eine CRM Kundenverwaltung zahlreiche Chancen und Potentiale mit sich. Als technologische Grundlage f├╝r Kostenreduzierung und Effizienz- sowie Umsatzsteigerung vergr├Â├čert das System ebenfalls die Handlungsspielr├Ąume eines Unternehmens im Hinblick auf Agilit├Ąt und Flexibilit├Ąt. Und genau das entscheidet in Zukunft zunehmend ├╝ber den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.

Fakten f├╝r und gegen den Einsatz einer CRM Kundenverwaltung:

Vorteile von CRM Nachteile von CRM
Intuitive Bedienbarkeit (Usability) durch leichte Navigation und Nachvollziehbarkeit aufgrund einheitlicher Begrifflichkeiten und standardisierter Formulare H├Âhere Investitionskosten f├╝r Hard- und Software gegen├╝ber altbekannten Methoden (abh├Ąngig von der Nutzung als Inhouse Server oder Cloud CRM)
Stetiger Datenzugriff ├╝ber die Cloud (Nutzung unabh├Ąngig von Endger├Ąt, Ort und Zeit) Erh├Âhter Informationsaufwand w├Ąhrend des Einf├╝hrungsprozesses der Software (CRM Recherche und Auswahl im Vorfeld sowie kontinuierliche Anwenderinformation und -schulungen)
Einfache Arbeit eines jeden Einzelnen sowie agile Zusammenarbeit (Teamwork) in Echtzeit Bindung personeller und sachlicher Ressourcen (Aufwand seitens der IT-Abteilung oder die Bereitstellung der ben├Âtigten IT-Infrastruktur)
Offene Schnittstellen zu eingesetzten Drittsystemen (wie ERP, Zeiterfassung oder TK-Anlagen)
Verkn├╝pfung mit Marketing Automation f├╝r eine automatisiertes Lead Nurturing (Kampagnen zur Versorgung von Interessenten mit relevanten Inhalten)
Schnelles Auffinden von Informationen via Volltextsuche und Versionierung
Einfache Identifikation sensibler Kundendaten und Verwaltung nach geltenden Datenschutzbestimmungen (DSGVO & Co.)
Schnelle Bereinigung veralteter, doppelter oder ung├╝ltiger Datens├Ątze
Nahtloser ├ťbergang zwischen Kundenaquise und -pflege durch automatische Prozessketten
Einfache Kontaktverwaltung und Kundensegmentierung sowie eine chronologische Kundenhistorie
Pers├Ânliche Interaktion mit dem Kunden in nur wenigen Klicks (z. B. Click-to-Dial)

Diese Pro-und-Contra-Liste spricht klar f├╝r eine CRM Kundenverwaltung. Doch was ist eigentlich mit Excel, schlie├člich sprachen wir doch von "Helden" (Mehrzahl)?

Wie unser Beitrag "Excel-Vorlagen als Kundendatenbank: Fluch f├╝r ein gl├╝ckliches CRM?" aufzeigt, ist ein Kundenmanagement allein auf Excel basierend keine solide (Arbeits)Grundlage f├╝r ein Unternehmen. Doch auch CRM Systeme haben neben Ihren zahlreichen Vorteilen einige Schw├Ąchen, die sich mithilfe von Excel ausmerzen lassen.

Effektives Powerduo statt immerw├Ąhrende Erzfeinde

Braucht die Schlacht "Excel vs. CRM" also wirklich einen Sieger? Nein! Denn ein gutes CRM erm├Âglicht eine integrierte Excel Nutzung. Statt in einen Wettstreit zu treten, sollten beide Tools eine Allianz eingehen. Selbst mit einer CRM Kundenverwaltung m├╝ssen die bisherigen Arbeitsweisen mit dem Tabellenkalkulationsprogramm nicht ├╝ber den Haufen geworfen werden.

Excel-Dateien lassen sich unkompliziert in ein CRM Tool importieren. Am richtigen Ort hinterlegt, machen detaillierte Tabellenkalkulationen richtig Spa├č. Mithilfe einer komplexen Indizierung der Inhalte gelingt eine sekundenschnelle Volltextsuche ├╝ber alle Tabellen-Dokumente. So sind Dateien spielend leicht auffindbar. Versionierungen machen inhaltliche Arbeiten nachvollziehbar, was wiederum die individuelle Arbeit sowie das Teamwork merklich vereinfacht. So lassen sich in dieser Best Practice Symbiose nahezu alle Schw├Ąchen der Excel-Bearbeitung in St├Ąrken wandeln.

Ein CRM bietet seinen Anwendern einen zentralen Zugang zu allen relevanten Kundeninformationen, schafft Transparenz, verbessert den Datenschutz und wird ├╝ber Schnittstellen zum Dreh- und Angelpunkt der IT-Landschaft im Unternehmen. Tabellenkalkulations-Programme wie Excel sind hochflexibel in der Handhabung, taugen jedoch eher wenig als professioneller CRM-Ersatz. Die L├Âsung liegt in der gemeinsamen Nutzung, denn als Team sind beide unschlagbar!

Ihre Mehrwertgarantie: St├Ąrken st├Ąrken - Sch├Ąchen schw├Ąchen!

Wandeln Sie die Nachteile der Tabellenkalkulation via Excel mithilfe einer CRM Kundenverwaltung in nachhaltige Vorteile um! So gelingt der Tool-Mix mit Sicherheit und verschafft Ihnen echte Mehrwerte:

  • Datenchaos und Zeitfresser ade!
    Sie greifen stets und st├Ąndig in Echtzeit auf korrekte Daten zu. Effiziente Ordnerstrukturen sowie smarte Suchmasken erfreuen das Anwenderherz und alles ist in bester Ordnung. Nat├╝rlich ist beim Auffinden von Dateien eine performante Leistung gefragt. So sind die geliebten Excel-Tabellen passend an Ort und Stelle abgelegt, sie werden auch schnell gefunden.
  • Alles in geregelten Bahnen!
    Ein durchdachter Workflow bildet aktuelle Sachst├Ąnde und Meilensteine von Aufgaben, Projekten & Co. ├╝bersichtlich ab. Schnell sind Deadlines erkennbar. Wiedervorlagen sowie Erinnerungen bieten effektiven Schutz gegen das Vergessen. Automatische Reportings sichern ein n├Âtiges Eingreifen rechtzeitig ab.
  • Vitamin B f├╝r Ihre Daten!
    Konsequnete Verkn├╝pfungen von Datens├Ątzen erm├Âglichen dem Nutzer eine 360-Grad-Sicht mit nur wenigen Klicks. Dateien (z.B. Rechnungen oder Angebote) und Aktivit├Ąten (wie E-Mails, Anrufe, Termine oder Aufgaben) sind verlinkt mit Kontakten oder Projekten. Alle relevanten Datenbeziehungen werden sofort ersichtlich, weil alles miteinander verbunden ist. Auch Excel-Tabellen k├Ânnen mehrfach verkn├╝pft und an verschiedenen Stellen hinterlegt sein. Lediglich an einer Stelle bearbeitet, werden sie sofort ├╝berall aktualisiert und versioniert. Das spart nicht nur Arbeitszeit sondern schont das Datenvolumen.
  • Sicher hinter Schloss und Riegel!
    Datenverlust war gestern. Automatische Backups l├Âsen lokale Speichervorg├Ąnge ab und sorgen f├╝r nachhaltige Datensicherheit ÔÇô f├╝r alle Informationen und Dateien.
  • Get together: Agiles Teamwork!
    Jeder wei├č, woran der andere gerade arbeitet. Kollaboration zwischen Teams verschiedener Abteilungen oder Standorte gelingt ohne nervige Speicherverluste oder lange Wartezeiten. Die ├ťbersicht bleibt gewahrt, wodurch ein schnelles (Re)Agieren m├Âglich wird. Befindet sich eine Excel-Datei gerade in Bearbeitung ist diese farblich gekennzeichnet und bis zu Ihrer Freigabe durch den Benutzer f├╝r eine weitere Bearbeitung gesperrt. Zus├Ątzlich sind alle ├änderungen im Dokument ├╝ber die Versionenansicht nachvollziehbar.
  • Warum komplitziert wennÔÇśs auch einfach geht?
    Zeit- und nervenraubende Erstellung und Anpassung von Zahlenanlysen und Formelberechnungen sind pass├ę. Einmal durchdacht und angelegt gew├Ąhren automatische Statistiken jederzeit einen Einblick und machen einfache Auswertungen ├╝ber das gesamte Business m├Âglich.
  • So wirdÔÇśs richtig: Good bye Fehlerteufel!
    Automatisierte Arbeitsprozesse durch vordefinierte Eingabemasken und klar strukturiere Felder minimieren die Fehleranf├Ąlligkeit und maximieren die Datenqualit├Ąt. Das Risiko einer erh├Âhten Fehlerquote durch eine lediglich manuelle Arbeitsweise sinkt merklich.
    Nat├╝rlich l├Ąsst sich damit nicht alles bis ins kleinste Detail abdecken, was wiederum die Existenz umfassender Excel-Tabellen auch zuk├╝nftig sicherstellt.

Fazit: Am Ende gibt es keinen echten Gewinner im Wettstreit um die professionelle Kundenverwaltung und Stammdatenpflege. CRM kann zum echten Rendite-Booster werden, wenn Excel integriert wird. Doch Vorsicht: Nicht alle CRM Tools k├Ânnen im Kontext ihres Dokumentenmanagements problemlos mit Excel kombiniert arbeiten!

Ballen auch Sie die F├Ąuste! Wehren Sie sich mit den richtigen Tools gegen Datenchaos & Co. und f├╝hren Sie Ihr Unternehmen in eine glorreiche digitale Zukunft! Mit einer professionellen CRM Kundenverwaltung kombiniert mit Excel k├Ânnen Sie auf ein effizientes Duo bauen, das den stetigen Ver├Ąnderungen am Markt standh├Ąlt, sich technologisch anpasst und langfristig durchsetzt - f├╝r bessere Arbeitsergebnisse und nachhaltigen Erfolg am Kunden!


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Autoreninfo

Tina Wenzel

Als Marketing und Content Managerin k├╝mmere ich mich mit viel Liebe zum Detail um die Gedankenwelt und das kognitive Wohl unserer Leser. Auf meinen Expeditionen in den Buchstaben-Dschungel erforsche ich gern seltene Wortkombinationen. Meine Mission? Themen mit Tiefe aufsp├╝ren und echte Mehrwerte herauskitzeln. Mein Ziel? Ein lebendiger und authentischer Text, bei dem ein gutes Gef├╝hl zur├╝ckbleibt.

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