CRM Software und Excel: Die unschlagbaren Helden der Kundenverwaltung

veröffentlicht am 05. März 2019 in Software  Digitalisierung  .
Fledermaus als Waffe von Batman

Foto: ActionVance auf Unsplash

Sie kämpfen für Hoffnung und Gerechtigkeit in Gotham City: Batman & Robin! Unterwegs in den Straßen der Metropole beschützen sie die Schwachen und Unterdrückten im fortwährenden Gefecht gegen das Verbrechen und die miesesten Bösewichte. Das Duo schreckt vor nichts und niemandem zurück und legt so manchem Gauner das Handwerk. Alle noch so engen Gassen und jeder dunkle Winkel wird observiert. Den beiden Helden entgeht nichts. Jeder verlässt sich auf die Stärken des Anderen und gemeinsam spielen sie ihre Kräfte gekonnt gegen ihre Widersacher aus. Als Team sind beide einfach unschlagbar.

Gelingen CRM Tools und Excel-Tabellen gemeinsam auch solch heldenhafte Taten im Kampf um ein besseres Kundenbeziehungsmanagement?

Wir haben bereits einige wichtige Fragestellungen, wie "Welche Bedeutung hat CRM heute und in Zukunft?" und "Eignen sich Excel-Vorlagen als Kundendatenbank?" beantwortet. Nun stellen wir professionelle CRM Systeme in den Betrachtungsfokus und suchen nach der Antwort auf die zentrale Frage, wie Excel und CRM zukünftig miteinander auskommen. Freuen Sie sich auf folgende Fakten:

  • Echte Mehrwerte einer CRM Software
  • Abteilungen und Anwenderbereiche im CRM
  • Hauptgründe für CRM im Unternehmen
  • Vor- und Nachteile von CRM-Tools
  • Excel und CRM: Battle oder Symbiose

Allumfassende CRM Tools als Werkzeuge der Zukunft

CRM Technologien machen Kundenbeziehungen persönlich und optimal verwaltbar für alle Geschäfts- und Anwendungsbereiche. Egal ob im Vertrieb, Marketing, dem Kundenservice etc. oder auf welcher Ebene diese Abteilungen konkret mit dem Kunden interagieren, eine professionelle CRM Software strukturiert und handelt alles in einem System. Die folgende Abbildung fasst das Szenario kompakt zusammen:

Abteilungen und Anwenderbereiche der Kundenbeziehungspflege

Abb. TecArt: Wer (Abteilungen) mischt worüber (Anwenderbereiche) in der Kundenbeziehungspflege mit?

Wünschen Sie sich endlich transparente Einblicke in die Wünsche und Vorlieben Ihrer Kunden? Richtig konfiguriert, macht eine CRM Software die Lead- und Kundenpflege zum Kinderspiel und dient als Ausgangsbasis jeglicher Kommunikations- und Marketingmaßnahmen. Das System speichert nicht nur sämtliche Informationen und Prozesse rund um den Kunden und Ihre anderen Zielgruppen in einer zentralen Datenbank. Es listet zudem jegliche Interaktionen anschaulich und für alle Mitarbeiter nachvollziehbar in einer chronologischen Kundenhistorie auf. Aus dieser lassen sich individuelle Bedürfnisse ableiten, was eine rundum persönliche Kommunikation, ausgerichtet auf die konkreten Wünsche und Vorlieben des Kunden, möglich macht. Durch stets aktuelle und richtige Informationen sind alle Mitarbeiter zügig auskunfts- und handlungsfähig. Sie arbeiten effizient und können leichter strategische Entscheidungen treffen. Standardisierte Tätigkeiten laufen im CRM workflowgestützt und automatisiert ab. So kann mehr Zeit in Aktivitäten zur Kundenzufriedenheit und die Optimierung des Teamworks investiert werden. Am Ende kann sogar das Problemmanagement durch Auswertungen und umfassende Analysen zu einer echten Effizienzsteigerung beitragen.

Doch wie genau sich das Kundenhandling mit der Einführung eines CRM Tools genau verbessert, zeigt sich meistens erst im praktischen Anwendungsszenario und ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Welche konkreten Fakten für den Einsatz eines integrierten CRM Systems sprechen und aus Anwenderperspektive besonders hervorstechen, sehen Sie hier:

10 Gründe für einen CRM-Einsatz im Unternehmen

Abb. TecArt: 10 Gründe für einen CRM-Einsatz im Unternehmen

Die größte Gefahr für Unternehmen scheint also die des Nicht-Tuns!

Schließlich birgt eine CRM Software zahlreiche Potenziale und Chancen mit sich. Als technologische Grundlage für Kostenreduzierung und Effizienz- sowie Umsatzsteigerung vergrößert das System ebenfalls die Handlungsspielräume eines Unternehmens im Hinblick auf Agilität und Flexibilität. Und genau das entscheidet in Zukunft zunehmend über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.

Fakten für und gegen den Einsatz von CRM Software:

Vorteile von CRM-Tools Nachteile von CRM-Tools
Intuitive Bedienbarkeit (Usability) durch leichte Navigation und Nachvollziehbarkeit aufgrund einheitlicher Begrifflichkeiten und standardisierter Formulare Höhere Investitionskosten für Hard- und Software gegenüber altbekannten Methoden (abhängig von der Nutzung als Inhouse Server oder Cloud CRM)
Stetiger Datenzugriff über die Cloud (Nutzung unabhängig von Endgerät, Ort und Zeit) Erhöhter Informationsaufwand während des Einführungsprozesses der Software (CRM Recherche und Auswahl im Vorfeld sowie kontinuierliche Anwenderinformation und -schulungen)
Einfache Arbeit eines jeden Einzelnen sowie agile Zusammenarbeit (Teamwork) in Echtzeit Bindung personeller und sachlicher Ressourcen (Aufwand seitens der IT-Abteilung oder die Bereitstellung der benötigten IT-Infrastruktur)
Offene Schnittstellen zu eingesetzten Drittsystemen (wie ERP, Zeiterfassung oder TK-Anlagen)
Verknüpfung mit Marketing Automation für eine automatisiertes Lead Nurturing (Kampagnen zur Versorgung von Interessenten mit relevanten Inhalten)
Schnelles Auffinden von Informationen via Volltextsuche und Versionierung
Einfache Identifikation sensibler Kundendaten und Verwaltung nach geltenden Datenschutzbestimmungen (DSGVO & Co.)
Schnelle Bereinigung veralteter, doppelter oder ungültiger Datensätze
Nahtloser Übergang zwischen Kundenaquise und -pflege durch automatische Prozessketten
Einfache Kontaktverwaltung und Kundensegmentierung sowie eine chronologische Kundenhistorie
Persönliche Interaktion mit dem Kunden in nur wenigen Klicks (z.B. Click-to-Dial)

Diese Pro-und-Contra-Liste spricht klar für CRM. Doch was ist eigentlich mit Excel, schließlich sprachen wir doch von "Helden"?

Wie unser Beitrag "Excel-Vorlagen als Kundendatenbank: Fluch für ein glückliches CRM?" aufzeigt, ist ein Kundenmanagement allein auf Excel basierend keine solide (Arbeits)Grundlage für ein Unternehmen. Doch auch CRM Systeme haben neben Ihren zahlreichen Vorteilen einige Schwächen, die sich mithilfe von Excel ausmerzen lassen.

Effektives Duo statt immerwährende Erzfeinde

Braucht die Schlacht "Excel vs. CRM" also wirklich einen Sieger? Nein! Denn gute CRM Software ermöglicht eine integrierte Excel Nutzung. Statt in einen Wettstreit zu treten, sollten beide Tools eine Allianz eingehen. Selbst mit einer CRM Software müssen die bisherigen Arbeitsweisen mit dem Tabellenkalkulationsprogramm nicht über den Haufen geworfen werden.

Excel-Dateien lassen sich unkompliziert in ein CRM Tool importieren. Am richtigen Ort hinterlegt, machen detaillierte Tabellenkalkulationen richtig Spaß. Mithilfe einer komplexen Indizierung der Inhalte gelingt eine sekundenschnelle Volltextsuche über alle Tabellen-Dokumente. So sind Dateien spielend leicht auffindbar. Versionierungen machen inhaltliche Arbeiten nachvollziehbar, was wiederum die individuelle Arbeit sowie das Teamwork merklich vereinfacht. So lassen sich in dieser Best Practice Symbiose nahezu alle Schwächen der Excel-Bearbeitung in Stärken wandeln.

Eine CRM Software bietet seinen Anwendern einen zentralen Zugang zu allen relevanten Kundeninformationen, schafft Transparenz, verbessert den Datenschutz und wird über Schnittstellen zum Dreh- und Angelpunkt der IT-Landschaft im Unternehmen. Tabellenkalkulations-Programme wie Excel sind hochflexibel in der Handhabung, taugen jedoch eher wenig als CRM-Ersatz. Die Lösung liegt in der gemeinsamen Nutzung, denn als Team sind beide unschlagbar!

Ihre Mehrwertgarantie: Stärken stärken - Schächen schwächen!

Wandeln Sie die Nachteile der Tabellenkalkulation via Excel mithilfe von Cloud CRM in nachhaltige Vorteile um! So gelingt der Tool-Mix mit Sicherheit und verschafft Ihnen echte Mehrwerte:

  • Datenchaos und Zeitfresser ade!
    Sie greifen stets und ständig in Echtzeit auf korrekte Daten zu. Effiziente Ordnerstrukturen sowie smarte Suchmasken erfreuen das Anwenderherz und alles ist in bester Ordnung. Natürlich ist beim Auffinden von Dateien eine performante Leistung gefragt. So sind die geliebten Excel-Tabellen passend an Ort und Stelle abgelegt, sie werden auch schnell gefunden.
  • Alles in geregelten Bahnen!
    Ein durchdachter Workflow bildet aktuelle Sachstände und Meilensteine von Aufgaben, Projekten & Co. übersichtlich ab. Schnell sind Deadlines erkennbar. Wiedervorlagen sowie Erinnerungen bieten effektiven Schutz gegen das Vergessen. Automatische Reportings sichern ein nötiges Eingreifen rechtzeitig ab.
  • Vitamin B für Ihre Daten!
    Konsequnete Verknüpfungen von Datensätzen ermöglichen dem Nutzer eine 360-Grad-Sicht mit nur wenigen Klicks. Dateien (z.B. Rechnungen oder Angebote) und Aktivitäten (wie E-Mails, Anrufe, Termine oder Aufgaben) sind verlinkt mit Kontakten oder Projekten. Alle relevanten Datenbeziehungen werden sofort ersichtlich, weil alles miteinander verbunden ist. Auch Excel-Tabellen können mehrfach verknüpft und an verschiedenen Stellen hinterlegt sein. Lediglich an einer Stelle bearbeitet, werden sie sofort überall aktualisiert und versioniert. Das spart nicht nur Arbeitszeit sondern schont das Datenvolumen.
  • Sicher hinter Schloss und Riegel!
    Datenverlust war gestern. Automatische Backups lösen lokale Speichervorgänge ab und sorgen für nachhaltige Datensicherheit – für alle Informationen und Dateien.
  • Get together: Agiles Teamwork!
    Jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet. Kollaboration zwischen Teams verschiedener Abteilungen oder Standorte gelingt ohne nervige Speicherverluste oder lange Wartezeiten. Die Übersicht bleibt gewahrt, wodurch ein schnelles (Re)Agieren möglich wird. Befindet sich eine Excel-Datei gerade in Bearbeitung ist diese farblich gekennzeichnet und bis zu Ihrer Freigabe durch den Benutzer für eine weitere Bearbeitung gesperrt. Zusätzlich sind alle Änderungen im Dokument über die Versionenansicht nachvollziehbar.
  • Warum komplitziert wenn‘s auch einfach geht?
    Zeit- und nervenraubende Erstellung und Anpassung von Zahlenanlysen und Formelberechnungen sind passé. Einmal durchdacht und angelegt gewähren automatische Statistiken jederzeit einen Einblick und machen einfache Auswertungen über das gesamte Business möglich.
  • So wird‘s richtig: Good bye Fehlerteufel!
    Automatisierte Arbeitsprozesse durch vordefinierte Eingabemasken und klar strukturiere Felder minimieren die Fehleranfälligkeit und maximieren die Datenqualität. Das Risiko einer erhöhten Fehlerquote durch eine lediglich manuelle Arbeitsweise sinkt merklich.
    Natürlich lässt sich damit nicht alles bis ins kleinste Detail abdecken, was wiederum die Existenz umfassender Excel-Tabellen auch zukünftig sicherstellt.

Fazit: Am Ende gibt es keinen echten Gewinner im Wettstreit um die Kundendatenpflege. CRM kann zum echten Rendite-Booster werden, wenn Excel in das CRM Tool integriert wird. Doch Vorsicht: Nicht alle CRM Tools können im Kontext ihres Dokumentenmanagements problemlos mit Excel kombiniert arbeiten!

Ballen auch Sie die Fäuste! Wehren Sie sich mit den richtigen Tools gegen Datenchaos & Co. und führen Sie Ihr Unternehmen in eine glorreiche digitale Zukunft! Mit CRM Software und Excel können Sie auf ein effizientes Duo bauen, das den stetigen Veränderungen am Markt standhält, sich technologisch anpasst und langfristig durchsetzt – für bessere Arbeitsergebnisse und nachhaltigen Erfolg am Kunden!


Wie gut hat Ihnen mein Artikel gefallen? Geben Sie mir bitte Ihre Sterne!
Vielen Dank, .

Bewerten Sie den Artikel.

Bewertung:
4,2 von 5 Punkten, basierend auf 9 abgegebenen Stimme(n).





Sagen Sie es weiter!





Exkurs: Was ist eigentlich mit Datenschutz?

DSGVO-konformes Datenhandling ist in aller Munde. Doch was genau verbirgt sich eigentlich dahinter? Wie kam es zur EU-DSGVO und welche Begrifflichkeiten bieten in diesem Zusammenhang einen Orientierungsrahmen?

Justitia als Personifikation der Gerechtigkeit und Rechtspflege

 
Lesen Sie wissenswerte Fakten zur Verwaltung und Bearbeitung sensibler Kundendaten nach den geltenden Datenschutzbestimmungen!

Datenschutz-Manifest




Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Autoreninfo

Tina Wenzel

Als Marketing und Content Managerin kümmere ich mich mit viel Liebe zum Detail um die Gedankenwelt und das kognitive Wohl unserer Leser. Auf meinen Expeditionen in den Buchstaben-Dschungel erforsche ich gern seltene Wortkombinationen. Meine Mission? Themen mit Tiefe aufspüren und echte Mehrwerte herauskitzeln. Mein Ziel? Ein lebendiger und authentischer Text, bei dem ein gutes Gefühl zurückbleibt.

Webinar-Moderator Stefan Weisheit

Business Webinar

Outlook und Exchange ersetzen

Ich zeige Ihnen, wie Sie zentral E-Mails, Kontakte und Termine sowie Live-Dokumentenbearbeitung für Ihr Team oder Unternehmen ohne Outlook und Exchange bearbeiten.

 

TecArt Produktbox Groupware

Teamwork ohne Outlook

6 gute Gründe für TecArt

TecArt ist die beste Alternative zu Microsoft, Lotus Notes und anderen Exchange Lösungen! Sehen Sie sich alle wichtigen Groupware-Funktionen und Vorteile gegenüber Ihrer aktuellen Lösung an.