Die Top 7 KPI für Ihr Vertriebs-Dashboard

veröffentlicht am 18. Januar 2017 von in Software  Digitalisierung  .
Ansicht CRM Dashboard auf iMac

Original Foto: Luke Chesser (CC0 1.0 Universell), Bildbearbeitung: TecArt
Im folgenden Beitrag stelle ich die 7 wichtigsten Metriken für ein übersichtliches Vertriebsdashboard vor. Ziel eines jeden Dashboard ist es täglich, innerhalb weniger Sekunden den Handlungsrahmen für einzelne Mitarbeiter und das gesamte Team zu bestimmen. Damit Ihr Vertriebsteam optimal arbeiten und Sie als Vertriebleiter den Überblick behalten, ist ein Vertriebsdashboard unerlässlich. Die Möglichkeit der Einrichtung individueller Metriken ist mittlerweile Standard in jeder guten CRM- und Business-Software. Das heißt aber nicht automatisch, dass die Dashboards Ihrem Zweck entsprechend eingerichtet sind. Die Kunst liegt in der richtigen Festlegung und Anordnung der Metriken und KPIs (Key Performance Indicators). Ein Dashboard dient grundlegend nicht primär dazu, alle Bereiche und Vorgänge des Vertriebs im Detail zu zeigen. Es soll zunächst einen schnellen Überblick über aktuell laufende Vorgänge geben. Es gilt das Motto "Weniger ist  mehr" oder "Smart Data statt Big Data". Jedoch zeigt mein Beratungsalltag das Gegenteil. Die meisten Dashboards, die ich sehe sind überladen mit KPIs und Charts. Der Reiz an Möglichkeiten, die eine CRM-Lösung bietet, verführt schnell dazu alle Funktionen einzubauen. Am Ende entsteht ein Dashboard, mit dem man sich einen halben Arbeitstag beschäftigen muss, um Handlungen danach auszurichten. Mal Hand auf´s Herz: "Wie schnell können Sie anhand Ihres Dashboards abschätzen wie gut Sie oder Ihr Team ausgelastet sind?" Der goldene Weg besteht darin, für den ersten Überblick eine gute Übersicht zu liefern. Werden weitere Informationen benötigt, genügen wenige Klicks im CRM, um mehr Details zu erfahren.

1. Anzahl Leads

Mit dieser Metrik können Sie, für sich oder den ganzen Vertrieb, schnell abschätzen, wie es um die Auslastung steht. Zu wenig Leads bedeuten eventuell fehlende Auslastung. So können Sie eingreifen und kurzfristige Akquise und Outboundmaßnahmen auf die Vertriebsagenda setzen. Ob die freien Ressourcen für Kaltakquise oder Marketing-Support eingesetzt werden, hängt sicher von den jeweiligen Fähigkeiten der Mitarbeiter ab. Es gibt aber auch das Gegenteil - zu viele Leads. "Das ist kein Problem werden Sie jetzt denken." Aber zuviele Leads bedeutet, dass sich Ihre Vertriebsmannschaft nicht ausreichend auf jeden einzelnen Lead vorbereiten kann. Damit kann die Zahl der Abschlüsse sinken. Ein weiteres Problem zu vieler Leads kann sein, dass nicht alle Leads angegangen werden. Somit können Umsätze auf der Strecke bleiben. Sie werden mir sicher zustimmen, dass beide Szenarien denkbar ungünstig für Ihren Erfolg sind. Egal welche Anzahl an Leads bei Ihnen vorliegen. Ist die Anzahl nicht optimal, gilt es schnell zu reagieren. Damit Sie richtige Entscheidungen treffen können, sollten folgende Fragen beantwortet werden: - Welche Qualität haben Ihre Leads?

  • Wie hoch sind Abschlusschancen und mögliche Umsatzvolumen?
  • An welcher Stelle in der Pipeline befinden sich Ihre Leads?
  • Liegen saisonale Gründe für die Schwankungen vor?
  • Können zusätzliche Mitarbeiter aus anderen Teams aushelfen oder benötigen andere Teams Unterstützung?
  • Lohnt die zusätzliche Qualifizierung der Mitarbeiter, um das Problem dauerhaft zu verbessern?
  • Wird längerfristig neues Personal benötigt?

2. Reaktionszeiten auf Aktivitäten

Aller Wahrscheinlichkeit nach sind Sie mit Ihren Produkten und Dienstleistungen nicht alleine auf dem Markt. Je größer Ihre Konkurrenzsituation ist, umso stärker ist davon auszugehen, dass Sie nicht der einzige Wettbewerber um Ihre Leads sind. Hier kann Geschwindigkeit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Leads sind im Zeitalter von Web2.0 gewohnt, umgehend Antworten zu erhalten. Das heißt nicht, dass Sie sofort die passende Lösung präsentieren müssen. Anhand schneller Follow-Ups signalisieren Sie aber klar Handlungsbereitschaft für Ihre Leads. Gehen Sie einfach davon aus, dass Ihr Lead selbst wenig Zeit hat. Das bedeutet er möchte nicht unnötig viel Zeit in Recherche und Beratung investieren. Schnelle und professionelle Follow-Ups führen oft dazu, das Leads die Auswahl an Anbietern gering halten. Das stärkt Ihre Beratungs- und Verhandlungsposition. Bei der Lead-Reaktionszeit ist es wichtig zwischen der Teamzeit und Einzelzeiten zu unterscheiden. Es geht um die Frage, ob ein einzelner Mitarbeiter oder das ganze Team ein Problem hat. Einzelne Mitarbeiter können durch Schulungen im Zeitmanagement, fachlicher Weiterqualifizierung oder Incentive-Massnahmen gefördert werden. Wenn das Team zu langsam reagiert, weißt dies auf ein ernsthaftes Problem in der Teamstruktur oder gar Unternehmen hin. Dann gilt es die betreffenden Unternehmensprozesse zu analysieren und zu optimieren.

3. Anzahl der Follow-Ups

Die Anzahl der Follow-Ups kann, wie andere Metriken, nicht losgelöst vom Zusammenhang betrachtet werden. Sicher steht eine hohe Anzahl an Follow-Ups für ein proaktiven Vertrieb. Dennoch sollten Ihre Follow-Ups in verschiedene Bereiche unterteilt werden. Je nach Kundengruppe, Branche oder Produkt ist die Frequenz der Follow-Ups unterschiedlich. Mit einiger Erfahrung und ständiger Auswertung nach Ihren Dimensionen, können Benchmarks für einzelne Kunden- und Produktsegmente entwickelt werden. Durchschnittswerte für die Anzahl an Anrufen, Vor-Ort-Terminen und E-Mails können ermittelt werden. So kann die Zahl der Follow-Ups als ein weiteres Qualitätsmerkmal für Ihre Leads eingesetzt werden. Weitere Aktivitäten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zum Abschluss führen, werden effektiv ermittelt. Stellen Sie sich vor, für eines Ihrer Produkte oder Dienstleistungen sind durchschnittlich zwei Vor-Ort-Termine und vier Anrufe bis zum Kauf oder Vertragsschluss notwendig.  Damit sinken die Abschlusswahrscheinlichkeiten für Leads mit mehr als sechs Anrufen und zwei Vor-Ort Terminen. Spätestens bei der Planung des dritten Vor-Ort-Termines, sollten Sie im Vorfeld den Termin mit dem Lead genauer planen. Stellen Sie klar, dass dieser Termin für Sie der letzte vor einer Entscheidung ist. Leads, die weniger entscheidungsfreudig sind, springen an dieser Stelle ab. Das schafft Ressourcen für die wirklich interessanten Leads.

IT-Helpdesk-6-W-Fragen-Infografik-670x300
„Ich habe ein Problem“ – 6 Tipps den Helpdesk effizient zu gestalten
Kundenwertanalyse-1-670x300
Wertvolle Kunden gesucht – die Kundenwertanalyse als Mittel zur Umsatzsteigerung
Ben-White-2-Personen-die-Fluestern-1-670x300
7 Methoden um Frust zu vermeiden
beschwerdemanagement-was-kmu-tun-sollen-446x200
Beschwerdemanagement was KMU tun sollen
Meghan-Duthu-nicht-sprechen-670x300
Nur kommunizierenden Menschen kann geholfen werden – Aber warum fällt uns das nur so schwer?
Buch-Happy-Orga-670x300
Wie Organisationsentwicklung Prozesse besser gestaltet und Mitarbeiter zufriedener macht
header-lego-star-wars-figur-670x300
Völlige Ideenlosigkeit – Meine Top 10 erfolgreicher Kreativitätstechniken

4. Die Lead-Konversion-Rate

Die Konversionsrate gibt relativ in Prozent an, wieviele Ihrer Leads abschließend Kunden werden. Optimalerweise entwickelt sich diese Zahl nach oben. Denn das bedeutet Ihr Vertrieb wird immer effizienter und leistungsfähiger. Die Konversionsrate kann, wie andere KPI des Dashboards, auf unterschiedliche Dimensionen angewendet werden. Je nach Vertriebsstrategie gibt es verschiedene Konversionsraten, die auf dem Marketing- bzw. Akquise-Kanal oder anderen Segmentierungen beruhen. Mögliche Segmentierungen sind: - Outbound-Kampagne

  • Inbound-Kampagne
  • Kaltakquise
  • Mailing
  • Kundensegment
  • Region
  • Vertriebsmitarbeiter

Desweiteren kann die Konversionsrate als Zielvorgabe im Vertrieb eingesetzt werden, um die Mitarbeiter auch auf ihre Effizienz und Qualität achten zu lassen.

5. Grad der Zielvereinbarung

Die Zielvereinbarungen sollten nicht nur absolute KPI berücksichtigen. Damit die Zielvereinbarung als Erfolgsmesser für die Vertriebsstrategie dienen kann, muss zwischen Mitarbeiter- und Teamzielen unterschieden werden. Die Trennung ermöglicht es die Bedingungen, unter denen die Ziele erreicht werden, zu definieren. Haben die Mitarbeiter z.B. als Zielvorgabe absolute Werte für Neukunden oder Umsatz, besteht die Gefahr, dass diese durch Preisnachlässe und aufwendige Zusatzleistungen erbracht werden. Legen Sie einfach für das Team einen relativen Maximalwert für Preisnachlässe fest. Zusätzlich fördern Sie damit Ihr Teamwork. Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen sich den Rabatt-Topf teilen und fangen an sich in Ihrer Beratung gegenseitig zu unterstützen.

6. Offene Leads in der Pipeline

Offene Leads in der Pipeline zeigen mögliche Umsatzvolumen der Zukunft. Anhand der Metrik lassen sich vor allem für Entscheider auf strategischer Ebene  Handlungen ableiten. Umsätze der nahen und fernen Zukunft sind nicht selten der Stein, der eine Investition ins Rollen bringt. Zudem gibt er Auskunft über die Planung kurzfristiger Maßnahmen, um den Cashflow anzukurbeln.

7. Aktuelle Verkäufe

Abschließend die wohl wichtigste Metrik. Kein Vertriebsdashboard kommt ohne den erzielten Umsatz, sowie die Anzahl an gewonnenen Leads aus. In der Regel sollte diese Metrik jeden Vertriebler motivieren und seinen Bemühungen zu weiteren Abschlüssen erhöhen. Ist es eher das Gegenteil und der Vertrieb verpasst regelmäßig die Vorgaben, empfiehlt es sich den Zielerreichungsgrad anzupassen.

Fazit

Ein Vertriebsdashboard dient zur Steuerung von Vertrieb und Marketing. Besonders bei den Metriken 4 (Lead-Konversionsrate) und 5 ( Zielvereinbarung) beziehen sich auf die Unternehmensstrategie. Ähnlich der Balanced Scorecard zeigt somit das Dashboad die vergangener Aktivitäten, um Handlungen für die Zukunft abzuleiten. Bei der Erstellung ist es wichtig, dass Ihr Dashboard nicht zu detailliert ist. Nicht alles was die CRM- oder Business-Lösung hergibt, ist auch sinnvoll. Reduzieren Sie die KPIs in den sieben genannten Metriken auf ein Minimum. Das Dashboard muss Ihnen in wenigen Augenblicken den gesamten Vertriebsüberblick geben. Dabei sind die Aktivitäten bestimmten Bedingungen unterworfen. Es soll verhindert werden, dass neue Leads und Kunden um jeden Preis gewonnen werden. Je nach Unternehmensstrategie üben Ihre Vertriebsaktivitäten großen Einfluss auf die Produktions- und Marketingprozesse aus.

Vorteile der TecArt CRM - Erklärt in 2 Minuten!. Sehen Sie sich die Vorteile unserer CRM Software in einem kurzen Video an.


Wie gut hat Ihnen mein Artikel gefallen? Geben Sie mir bitte Ihre Sterne!
Vielen Dank,
Frank Panser

Bewerten Sie den Artikel.

Bewertung:
4,5 von 5 Punkten, basierend auf 6 abgegebenen Stimme(n).


Kostenfreies Whitepaper

Mehr Erfolg im Business durch CRM-Software

Whitepaper CRM Info Cover
Whitepaper CRM Info Seite 5
Whitepaper CRM Info Seite 7

In über 40 Seiten erhalten Sie komprimiertes Wissen und Infografiken , um die Abläufe und täglichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen. Ganz konkret werden diese 4 Fragen beantwortet:

  1. Welche Prozesse kann die Business Software in meinem Unternehmen optimieren?
  2. Mit welchem Aufwand und Kosten muss ich rechnen?
  3. Wie gehe ich bei der Suche und Auswahl der Software vor?
  4. Wie macht mich TecArt mit seiner Software erfolgreicher in meinem Business?
     

     




Sagen Sie es weiter!    



Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Nutzen Sie unser Experten-Wissen

Kostenfreie Business Webinare, damit Ihr Unternehmen immer die Nase vorn hat!

Laptop mit TecArt Webinar Screen

Die Webinare sind auf spezielle Unternehmensszenarien zugeschnitten und basieren auf erfolgreichen Kundenprojekten. Anhand der TecArt Software zeigen wir Ihnen in einer Live-Präsentation, wie Sie Prozesse, Abläufe und Ihre tägliche Arbeit schneller und kostengünstiger erledigen.

 

Webinar-Moderator Stefan Weisheit

Business Webinar

Budgetüberwachung in der Projektverwaltung

Ich zeige Ihnen, wie Sie gezielt Projekte planen und steuern anhand von Budgetvorgaben.

 

Kostenfreies Whitepaper

Mehr Erfolg im Business durch CRM-Software

CRM-Infopaper Cover

Über 40 Seiten komprimiertes Wissen, um Ihre IT-Kosten zu senken und Umsatz zu erhöhen.