Vertriebsdashboard: 7 KPI im Vertrieb für echte Effizienz

veröffentlicht am 18. Januar 2017 in Software  Tipps & Tricks  .

Stellen Sie sich vor es ist Montag 9 Uhr! Ihre Vertriebsmitarbeiter sitzen mit einer Tasse Latte im Meeting. Sie erwarten die neuesten KPI aus dem Vertrieb und wollen die Agenda der aktuellen Woche besprechen. Zu dumm, Ihr Wecker hat heute nicht geklingelt und Sie sind unvorbereitet im Meeting. Da gilt es zu improvisieren! Kein Problem! Ihr Vertriebsdashboard sei Dank.

Ansicht Vertriebsdashboard auf iMac mit den Top KPI vom Vertrieb

Original Foto: Luke Chesser (CC0 1.0 Universell), Bildbearbeitung: TecArt Im folgenden Beitrag stelle ich die 7 wichtigsten KPI im Vertrieb vor. Das gibt Ihnen mehr Übersicht und spart Zeit bei der Interpretation. Ziel eines jeden Vertriebsdashboard ist es täglich, innerhalb weniger Sekunden den Handlungsrahmen für einzelne Mitarbeiter und das gesamte Team zu bestimmen. Damit Ihr Vertriebsteam optimal arbeitet und Sie als Vertriebsleiter den Überblick behalten, ist eine solche Übersicht unerlässlich. "Selbst wenn Sie unvorbereitet ins Meeting gehen - gleich welcher Gründe."

Die Möglichkeit der Einrichtung individueller Vertriebs-KPI ist mittlerweile Standard in jeder guten CRM-Software oder Vertriebssoftware. Für Einzelkämpfer oder kleine Vertriebsteams bietet Excel ebenfalls vielseitige Möglichkeiten für die Einrichtung von Dashboards. Das heißt aber nicht automatisch, dass die Dashboards Ihrem Zweck entsprechend eingerichtet sind. Die Kunst liegt in der richtigen Festlegung und Anordnung der Metriken und KPI. Ein Vertriebsdashboard dient grundlegend nicht primär dazu, alle Bereiche und Vorgänge des Vertriebs im Detail zu zeigen. Es soll zunächst einen schnellen Überblick über aktuell laufende Vorgänge geben. "Dann klappt es auch mit dem Improvisieren der Vertriebs-Agenda."

Es gilt das Motto "Weniger ist  mehr" oder "Smart Data statt Big Data".

Jedoch zeigt mein Beratungsalltag das Gegenteil. Die meisten Vertriebsdashboard, sind überladen mit KPI und Charts. Der Reiz an Möglichkeiten, die CRM- und Analyse-Software heutzutage bieten, verführt schnell zum Overload. Am Ende entsteht ein KPI-Friedhof aus ungenutzten KPI. Mal Hand auf´s Herz: "Wie schnell können Sie anhand Ihres KPI im Vertrieb abschätzen, wie gut Sie oder Ihr Team performed?" Der leuchtende Pfad besteht darin, auf einen Blick alles zu erfassen. Und das setzt die Akzeptanz, dessen was wir in der Lage sind innerhalb weniger Sekunden zu erfassen und zu verarbeiten, voraus. Werden weitere Informationen benötigt, muss das CRM über wenige Klicks mehr liefern.

Und nun genug der Einführung! Das sind die 7 KPI für Ihr neues Vertriebsdashboard.

1. Anzahl Potenziale, Leads, Opportunities und Neukunden

Mit diesen KPI können Sie, für sich oder den ganzen Vertrieb, schnell abschätzen, wie es um die Auslastung steht. Zeigt z.B. das Vertriebsdashboard eine Abnahme der Leads um mehr als 20% zum Vergleichszeitraum, sowie eine konstante Anzahl Opportunities bedeutet dies in naher Zukunft freie Ressourcen Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Sie können dann die Betreuung von Opportunities steigern oder neue In- und Outboundkampagnen starten. Ihr Dashboard ermöglicht also eine frühzeitige Planung der Vertriebsagenda. Wofür die freien Ressourcen eingesetzt werden, hängt sicher von den jeweiligen Fähigkeiten der Mitarbeiter ab.

Es gibt aber auch das Gegenteil - zu viel Potenzial oder Leads. "Das ist kein Problem werden Sie jetzt denken." Aber zuviele Leads bedeutet, dass sich Ihr Vertriebsteam nicht ausreichend auf jeden einzelnen Kontakt vorbereitet. Damit sinkt die Zahl der Abschlüsse (Neukunden). Ein weiteres Problem zu vieler Leads sind die Zeitverzögerung zwischen Erstkontakt und Reaktion. Somit können Umsätze auf der Strecke bleiben. 50% der Leads werden Kunden, sofern Sie das erste Unternehmen sind, dass den Kontakt aufnimmt

Sie werden mir sicher zustimmen, dass beide Szenarien denkbar ungünstig für Ihren monetären Erfolg sind. Egal welche Anzahl an Leads bei Ihnen vorliegen. Ist die Anzahl nicht optimal, gilt es schnell zu reagieren. Damit Sie richtige Entscheidungen treffen können, müssen folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche Qualität haben Ihre Leads?
  • Wie hoch sind Abschlusschancen und mögliche Umsatzvolumen?
  • An welcher Stelle in der Pipeline befinden sich Ihre Leads?
  • Liegen saisonale Gründe für die Schwankungen vor?
  • Können zusätzliche Mitarbeiter aus anderen Teams aushelfen oder benötigen andere Teams Unterstützung?
  • Lohnt die zusätzliche Qualifizierung der Mitarbeiter, um das Problem dauerhaft zu verbessern?
  • Wird längerfristig neues Personal benötigt?

2. Reaktionszeiten auf Aktivitäten

Aller Wahrscheinlichkeit nach sind Sie mit Ihren Produkten und Dienstleistungen nicht alleine auf dem Markt. "Falls doch beglückwünsche ich Sie an dieser Stelle." Grundsätzlich gilt aber für alle anderen:

Je größer Ihre Konkurrenzsituation ist, umso mehr und stärker werden Ihre Leads auch von Wettbewerbern bearbeitet. Hier ist Geschwindigkeit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Potenziale, Leads, Opportunities und Kunden sind es im Zeitalter vom digitalen Vertrieb gewohnt, umgehend Antworten zu erhalten. Das heißt nicht, dass Sie sofort die passende Lösung präsentieren müssen. Anhand schneller Follow-Ups signalisiert der Vertrieb klar Handlungsbereitschaft für Ihre Potenziale. Gehen Sie einfach davon aus, dass Ihr Lead selbst wenig Zeit hat. Das bedeutet er möchte nicht unnötig viel Zeit in Recherche und Beratung investieren. Schnelle und professionelle Follow-Ups führen oft dazu, das Leads die Auswahl an Anbietern gering halten. Das stärkt Ihre Beratungs- und Verhandlungsposition. Bei der Reaktionszeit ist es wichtig zwischen der Teamzeit und Einzelzeiten zu unterscheiden. Es geht um die Frage, ob ein einzelner Mitarbeiter oder das ganze Team gute Performance aufweisen. Einzelne Mitarbeiter können durch Schulungen im Zeitmanagement, fachlicher Weiterqualifizierung oder Incentive-Massnahmen gefördert werden. Wenn das Team zu langsam reagiert, weißt dies auf ein ernsthaftes Problem in der Teamstruktur oder gar im Unternehmen hin. Dann gilt es die betreffenden Unternehmensprozesse zu analysieren und zu optimieren.

3. Anzahl der Follow-Ups

Die Anzahl der Follow-Ups kann, wie andere KPI im Vertrieb, nicht losgelöst vom Zusammenhang betrachtet werden. Sicher steht eine hohe Anzahl an Follow-Ups für ein proaktiven Vertrieb. Dennoch sollten Ihre Follow-Ups in verschiedene Bereiche unterteilt werden. Je nach Kundengruppe, Branche oder Produkt ist die Frequenz der Follow-Ups unterschiedlich. Mit einiger Erfahrung und ständiger Auswertung nach Ihren Dimensionen, können Benchmarks für einzelne Kunden- und Produktsegmente entwickelt werden. Durchschnittswerte für die Anzahl an Anrufen, Vor-Ort-Terminen und E-Mails können ermittelt werden. So kann die Zahl der Follow-Ups als ein weiteres Qualitätsmerkmal für Ihre Leads eingesetzt werden. Weitere Aktivitäten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zum Abschluss führen, werden effektiv ermittelt.

Stellen Sie sich vor, für eines Ihrer Produkte oder Dienstleistungen sind durchschnittlich zwei Vor-Ort-Termine und vier Anrufe bis zum Kauf oder Vertragsabschluss notwendig.  

Damit sinken die Abschlusswahrscheinlichkeiten in Ihren Sales-Funnel mit mehr als sechs Anrufen und zwei Vor-Ort Terminen. Spätestens bei der Planung des dritten Vor-Ort-Termines, sollten Sie minutiös planen. Stellen Sie klar, dass dieser Termin für Sie der letzte vor einer Entscheidung ist. Leads und Opportunities, die weniger entscheidungsfreudig sind, springen an dieser Stelle ab. Das schafft Ressourcen für die wirklich interessanten Potenziale.

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4. Die Conversion-Rates im Sales-Funnel

Die Conversion-Rate gibt relativ in Prozent an, wieviele Ihrer Potenziale zu Neukunden werden. Optimalerweise entwickelt sich diese Zahl nach oben. Denn das bedeutet Ihr Vertrieb wird immer effizienter und leistungsfähiger. Die Conversion-Rate kann, wie andere KPI im Vertrieb, auf unterschiedliche Dimensionen angewendet werden. Je nach Vertriebsstrategie gibt es verschiedene Conversion-Rates, die auf dem Marketing- bzw. Akquise-Kanal oder anderen Segmentierungen beruhen. Mögliche Segmentierungen sind:

  • Outbound-Kampagne
  • Inbound-Kampagne
  • Kaltakquise
  • Mailing
  • Kundensegment
  • Region
  • Vertriebsmitarbeiter

Desweiteren können die Conversion-Rates als Zielvorgabe im Vertrieb eingesetzt werden, um die Mitarbeiter auch auf ihre Effizienz und Qualität achten zu lassen.

5. Grad der Zielvereinbarung

Die Zielvereinbarungen sollten nicht nur absolute KPI berücksichtigen. Damit die Zielvereinbarung als Erfolgsmesser für die Vertriebsstrategie dienen, muss zwischen Mitarbeiter- und Teamzielen unterschieden werden. Die Trennung ermöglicht es die Bedingungen, unter denen die Ziele erreicht werden, zu definieren. Haben die Mitarbeiter z.B. als Zielvorgabe absolute Werte für Neukunden oder Umsatz, besteht die Gefahr, dass diese durch Preisnachlässe und aufwendige Zusatzleistungen erbracht werden. Legen Sie einfach für das Team einen relativen Maximalwert für Preisnachlässe fest. Zusätzlich fördern Sie damit Ihr Teamwork. Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen sich den Rabatt-Topf teilen und fangen an sich in Ihrer Beratung gegenseitig zu unterstützen.

6. Offene Potenziale in der Pipeline

Offene Potenziale in der Pipeline zeigen mögliche Umsatzvolumen der Zukunft. Anhand der KPI lassen sich vor allem für Entscheider auf strategischer Ebene  Handlungen ableiten. Umsätze der nahen und fernen Zukunft sind nicht selten der Stein, der eine Investition ins Rollen bringt. Zudem gibt er Auskunft über die Planung kurzfristiger Maßnahmen, um den Cashflow anzukurbeln.

7. Aktuelle Verkäufe

Abschließend die wohl wichtigste Vertriebs-KPI. Kein Vertriebsdashboard kommt ohne den erzielten Umsatz, sowie die Anzahl an gewonnenen Neukunden aus. In der Regel sollte diese Metrik jeden Vertriebler motivieren und seinen Bemühungen zu weiteren Abschlüssen erhöhen. Ist es eher das Gegenteil und der Vertrieb verpasst regelmäßig die Vorgaben, empfiehlt es sich den Zielerreichungsgrad anzupassen.

Fazit

Ein Vertriebsdashboard dient zur Steuerung und dem Controlling Ihres Vertriebs. Besonders bei den KPI "Die Conversion-Rates im Sales-Funnel" (s. Punkt 4) und "Grad der Zielvereinbarung" (s. Punkt 5) beziehen sich auf die Unternehmensstrategie. Ähnlich der Balanced Scorecard zeigt somit das Vertriebsdashboard die vergangener Aktivitäten, um Handlungen für die Zukunft abzuleiten. Bei der Erstellung ist es wichtig, dass Sie nicht zu detailliert vorgehen. Nicht alles was die CRM- oder Vertriebssoftware hergibt, ist auch sinnvoll. Reduzieren Sie die KPI in den 7 genannten Punkten auf ein Minimum. Das Vertriebsdashboard muss Ihnen in wenigen Augenblicken den gesamten Vertriebsüberblick geben. Dabei sind die Aktivitäten bestimmten Bedingungen unterworfen. Es soll verhindert werden, dass neue Leads und Kunden um jeden Preis gewonnen werden. Je nach Unternehmensstrategie üben Ihre Vertriebsaktivitäten großen Einfluss auf die Produktions- und Marketingausgaben aus.


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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