Analoges Büro bye bye! Dokumentenmanagement für Unternehmen

veröffentlicht am 12. September 2018 in Software  .
Mann meditiert auf Stuhl bei umherfliegenden Blätttern

Foto von Dmitry Ratushny auf Unsplash

Bereits seit Jahrzehnten wird über das papierlose Büro gesprochen. Bei vielen Unternehmen wurde das digitale Büro jedoch noch nicht eingeführt. Nur jeder fünfte Mittelständler möchte darin investieren. Dabei bringt die Realisierung für Mittelständler eine große Wirkung (s. Abschnitt ROI und Mehrwert ).

Warum hält sich das analoge Büro so hartnäckig?

Obwohl die digitale Transformation in vollem Gange ist, herrscht im Mittelstand noch das analoge Büro vor. Gerade mal 33% aller Mittelständler nutzen eine digitale Dokumentenverwaltung [DMS] für die Informationsverteilung im Unternehmen oder für den Posteingang bzw. die Archivierung. Eine einheitliche, unternehmensweite Lösung wie ECM-Software haben gerade einmal 34%. Bei den großen Unternehmen setzen hingegen 90% auf eine unternehmensweite digitale Dokumentenverwaltung.

Viele Vorgänge in den Büros beruhen immer noch auf gedrucktem Papier, das weitergegeben und archiviert wird. Dabei stieg der Verbrauch an Papier in Deutschland in den letzten Jahren trotz E-Mails und elektronischer Rechnung sogar noch weiter an. Zugegeben, das klingt paradox. Allerdings ist der initiale Aufwand zur Erstellung von effizienten digitalen Prozessen, die ohne gedrucktes Papier auskommen, nicht zu unterschätzen.

Erfolgreiche DMS-Projekte zeigen, wie wichtig es ist vor der Softwaresuche einen Workshop zu machen. Dabei werden die aktuellen Prozesse aufgestellt und dokumentiert. Mit dieser Grundlage erhalten Sie verlässliche Angebote der Anbieter. Zudem lassen sich Ihre Einsparungspotenziale ermitteln und Sie können errechnen in welchem Zeitraum Sie zusammen mit der Investition Geld sparen (ROI).

Grafik Analoges Büro | Quelle: Bitkom Research

Grafik Analoges Büro | Quelle: Bitkom Research

Wie sieht die Arbeit mit digitaler Dokumentenverwaltung aus?

Das digitale Dokumentenmanagement ist eine enorme Erleichterung im Büroalltag. Hierbei werden Dokumente, die andere Systeme produzieren, automatisch archiviert und Daten in der DMS-Software gepeichert. So werden mit einer Bürosoftware mit integriertem DMS Lieferscheine, die aus der ERP-Software des Lieferanten kommen direkt in der Kundenakte archiviert.

Für den Workflow der eigenen Rechnungslegung erstellt das Dokumentenmanagement für Angebote, Aufträge und Rechnungen PDF- oder Word-Dokumente, die jederzeit versendet bzw. ausgedruckt werden können. Dank der Versionsverwaltung wird jede Änderungen rechtskonform gespeichert. Alles ist miteinander verbunden. So lässt sich ein eigener Workflow generieren. Das sorgt dafür, dass alle Schritte von der Rechnungslegung bis hin zum Erhalt übersichtlich, nachvollziehbar und revisionssicher bleiben. Die beschleunigte Rechnungslegung erhöht Ihre Liquidität und verringert Störungen im Zahlungsgeschehen.

Welche Vorteile hat eine digitale Dokumentenverwaltung?

1. Zeiteinsparung durch optimale Archivierung und Auffindbarkeit

Dank automatischer Verschlagwortung der Dateien und ausgereifter spezieller Indexierungsmechanismen sind Dokumente sekundenschnell gefunden. Durch zusätzliche OCR-Texterkennung lassen sich auch bestehende gedruckte Dokumente ins DMS überführen. Alle Informationen befinden sich an einem einzigen Ort. Gegenüber dem analogen Büro reduziert sich die Zeit, die Mitarbeiter täglich für die Dokumentensuche benötigen.

2. Kosteneinsparung und Ressourcenschonung

Mit einem digitalen Büro lassen sich die Ausgaben für Druck, Porto und Material bis zu 80 % einsparen. Hauptanwendung ist hier die "Digitale Rechnung" und das "Digitale Vertragsmanagement". Der reduzierte Papiereinsatz schont die Umwelt und macht digitale Büros nachhaltig. Darüber hinaus werden Kosten für die Archivierung der Aktenberge gespart. Das gesparte Geld kann sinnvoll in die weitere Digitalisierung des Unternehmens investiert werden.

Digitale Rechnung - Übersicht der Prozesse

Digitale Rechnung - Übersicht der Prozesse

3. Automatisierung von geschäftlichen Prozessen

Viele Prozesse sind im Unternehmen vollständig digitalisierbar. Zum Beispiel erfolgt die Archivierung eingehender Angebote, Verträge und Rechnungen vollautomatisch. Auch die Texterkennung lässt sich automatisieren, sodass eine Volltextsuche über alle Dokumente möglich ist. So wird der Angebotsflyer Ihres Lieferanten aus dem letzten Monat mit einem Klick gefunden. Vorausgesetzt es sind alle Dokumente mit Metadaten versehen. Erst dann lassen sich schnell Informationen zu Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen identifizieren. Die Ablage der Dokumenten geschieht regelbasiert, sodass selbst das manuelle Speichern obsolet wird.

4. Fehlervermeidung, Wiederherstellbarkeit und Transparenz

Jede Bearbeitung an Dokumenten wird digital in einer Version des Dokumentes gespeichert. So wird jede Änderung auch im Nachgang nachvollzogen und es entsteht eine lückenlose Wiederherstellbarkeit und Transparenz von Vorgängen. Bei der Bearbeitung von Dokumenten wird automatisch eine neue Version angelegt und abgespeichert. Damit wird eine Doppelung des Datenbestands und einem eventuellen Datenverlust vorgebeugt. Das bewahrt vor folgenschweren Fehlern im Geschäftsalltag. Es gehen z.B. keine Angebote mit falschen oder veralteten Beträgen und Produktbeschreibungen mehr raus.

5. Einhaltung gesetzlicher Fristen

Regeln für Aufbewahrungs- und Löschfristen sind automatisiert, sodass sich gesetzliche Fristen ganz leicht einhalten lassen. Tägliche Routineaufgaben werden von automatisierten Workflows unterstützt. Digitale Dokumentenverwaltungen archivieren Daten gesetzeskonform mithilfe der Verfahrens­dokumentation gemäß GoBD, ohne zusätzliche Archivierung von Papierversionen aller Dokumente.

6. Standortübergreifende Kollaboration

Dank Cloud- und Webinterface können berechtigte Personen weltweit auf Daten zugreifen. Das ergibt eine standortübergreifende flüssige Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Die Projektarbeit wird dahingehend vereinfacht, dass sich relevante Dokumente für spezielle Personenkreise freigeben lassen. Notiz- und Kommentarfunktion informieren über Änderungen in den Dokumenten.

7. Probleme beim Wechsel von analog nach digital

Wenn die Papiere in den Akten mit einem Tacker zusammengehalten werden, kommt es zu Mehrarbeit und Zeitverzögerungen bei der Digitalisierung der Papierunterlagen. In manchen Fällen sind auch die Scanner nicht ausreichend und müssen mit modernen Geräten ersetzt werden. Aber diese hausgemachten Probleme sind sehr klein im Gegensatz zu den Problemen, die entstehen, wenn im Unternehmen nur mit Insellösungen gearbeitet wird. Aktuell nutzen nur 15 % der mittelständischen Unternehmen eine digitale Verwaltung für Dokumente in der Produktion, 17 % in der Logistik, 27 % in der Personalabteilung, 38 % im Einkauf, 49 % in der Buchhaltung und 44 % im Vertrieb. Da nicht einmal jeder zweite Betrieb die IT-Verantwortlichen in die Umstellung von analogem Office auf Digital Office mit einbezieht, kommt es häufig zu Problemen in der Anwendung der Dokumentenmanagement-Software. In vielen Unternehmen mangelt es auch an Personalressourcen.

Es ist wichtig keine Insellösungen zu nutzen. Das bedeutet es muss eine zentrale Strategie für das digitale Büro her. Die muss bestenfalls von der Geschäftsführung bzw. den Entscheidern beschlossen und vorangetrieben werden. Die Digitale-Fachkompetenz der Mitarbeiter entscheidet maßgebend über den Erfolg. Nur so lassen sich die Arbeitsabläufe wirklich verbessern und Kosten einsparen. Der schönste Prozess auf dem Papier bringt keine Einsparungen, wenn die Mitarbeiter am Ende sich doch Lieferscheine und Angebote der Kontrolle wegen ausdrucken.

Mit diesen Funktionen muss eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) ausgestatt sein!

  • Vollautomatische Erfassung, Katalogisierung, Verschlagwortung und Archivierung von Dokumenten
  • Versionierung aller Dokumente
  • Benutzerdefinierte Workflowprozesse
  • Standortübergreifende Kollaboration
  • Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen
  • Schutz der Dokumente und Akten vor Verlust oder Zerstörung
  • Automatisierte Geschäftsprozesse
  • Volltextsuche
  • Ausgabe von Dokumentenreports
  • Schnittstellen zu Office und anderen Bürosoftware
  • Revisionssicherheit
  • Sicherheit und Zugriffskontrolle

ROI und Mehrwert von DMS-Software bestimmen!

Vor der Entscheidung für eine professionelle DMS-Software steht für die Geschäftsführung oder die Entscheider die Frage nach dem ROI bzw. den monetären Mehrwerten. Diese sind gar nicht so einfach zu beziffern. Denn die DMS-Software wird im ganzen Unternehmen eingesetzt. Dennoch gibt es Beispiele wie Sie den ROI bestimmen können:

1. Gesamte Unternehmen

Papier- & Druckerkosten: Ermitteln Sie die Anzahl der eingesparten Blatt Papier. In direktem Zusammenhang ist der nicht zu unterschätzende Faktor Druckerpatronen. Je weniger Sie drucken und kopieren umso weniger Druckerpatronen brauchen Sie. Bedenken Sie, dass Druckertinte zu den teuersten Flüssigkeiten der Welt gehört.
Suchzeiten: Im Schnitt sparen Sie mit der DMS Software 75% der Zeit bei der Suche nach dem passenden Dokument.

2. Buchhaltung und Skonto

Liquidität : In der Buchhaltung entsteht durch die Zeiteinsparung und die beschleunigten Fakturierungsprozesse eine höhere Liquidität.
Skonto: Ebenfalls werden höhere Skontoerträge durch pünktliches und fehlerfreies Bezahlen erzielt. Das ist gleichbedeutend mit einem Umsatzwachstum im Vertrieb.

3. Vertrieb

Umsatz: Der Vertrieb erzielt ein Umsatzwachstum. Alle Bestellungen werden digitalisiert und können sofort im Workflow abgearbeitet werden. Die Zeit von Bestellung und Versand inkl. Rechnung wird verkürzt. Damit kann die Anzahl der abgeschlossenen Aufträge pro Tag erhöht werden. Das wirkt sich direkt auf den Tagesumsatz aus. Zusätzlich wird durch schnellere Rechnungslegung der Chashflow erhöht.
Conversion-Rate: Sobald Ihr Vertrieb nicht mehr mit der puren Dateneingabe beschäftigt ist, bleibt mehr Zeit für Kundenberatung und die Ausarbeitung von Angeboten. Mit Hilfe Ihrer aktuellen Conversion-Rate und dem durchschnittlichen Auftragsvolumen ermitteln Sie Ihr Umsatzwachstum mit einer Steigerung von 8-12%.

4. Vertragsmanagement: Einhaltung von Fristen und Reduzierung von Kündigen

Das DMS unterstützt das Vertragsmanagement bei der Erarbeitung, Anpassung, Prüfung und Freigabe von Verträgen. Die Überwachung von Terminen und Fristen sorgt für pünktliche Fertigstellung. Schon vor dem Kündigungstermin können entsprechend neue Angebote auf Basis der bestehende Vertragsbeziehungsbeziehung erstellt werden. Das reduziert die Anzahl der Kündigungen bzw. erhöht die Zahl der Vertragsverlängerungen.

Sie sehen also,

wie viel Potenzial in diesem Bereich steckt. Die Auseinandersetzung mit einer digitalen Unternehmensstrategie sowie der Einführung einer entsprechenden Software lohnt sich. Mit den Tipps hoffe ich, Ihnen ein Gefühl dafür zu geben, welche Einsparungen Sie erwarten können. Und nicht zu Letzt denken Sie an unsere Bäume. Die Digitalisierung lässt nicht nur monetäre Vorteile zu, sondern kann auch unserer Umwelt etwas zurückgeben.


Wie gut hat Ihnen mein Artikel gefallen? Geben Sie mir bitte Ihre Sterne!
Vielen Dank, .

Bewerten Sie den Artikel.

Bewertung:
4,6 von 5 Punkten, basierend auf 14 abgegebenen Stimme(n).





Sagen Sie es weiter!





ROI und Kostenersparnisse errechnen

  • Kostenersparnisse pro Monat für Ein- & Ausgangsrechnungen
  • Zeitersparnisse pro Monat für Ein- & Ausgangsrechnungen
  • Prognose über Armotisierung durch die TecArt® Software
     
    Potenzialanalyse für digitales Rechnungswesen

     

     




Kommentare

  •  Helga 28.09.2018 05:15

    Danke für die besten Dokumentenmanagement-Funktionen. Das flexible Büro, digitale Dokumentenverwaltung und der automatisierte geschäftliche Prozess - das alles hat mein Bruder an seiner Arbeitsstelle. Aber meiner Meinung nach muss er noch kollaborative Arbeitsweise lernen. Ein digitales Dokumentenmanagement hilft ihm auf jeden Fall.

  •  Tina Wenzel 02.10.2018 10:45

    Schön zu hören, dass auch Sie die zunehmende Wichtigkeit und zentrale Bedeutung des Themas digitales Büro bekräftigen. Automatisierte Geschäftsprozesse, umfassende Dokumentenmanagement-Funktionen und eine flexible Arbeitsweise bringen sicher bereits sichtbare Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich.

  •  Tina Wenzel 02.10.2018 10:45

    Was die kollaborative Arbeitsweise betrifft, so lassen sich auch hier ganz einfach wertvolle Synergien für jedes Team schaffen. Welcher Unternehmer wünscht sich nicht eine standortübergreifend flüssig und fehlerfrei funktionierende Gruppenarbeit? Eine strukturierte und vor allem zentrale Ablage von Dokumenten macht diese bereits von entsprechend berechtigten Personen jederzeit und überall schnell auffind- und bearbeitbar. Die zudem nötige Transparenz sowie stets aktuelle Daten schafft eine vollautomatische Versionierung. Diese sollte mit möglichst wenigen Klicks und ohne unnötiges Zwischenspeichern auf dem Desktop auskommen. Neuste Informationen oder Hinweise zu Dateien oder Prozessen können über Notizen oder Kommentare allen zugänglich gemacht. So ist jeder stets up to date. Bei der Definition Ihrer unternehmensspezifischen Workflowprozesse sollten Datensicherheit und Zugriffskontrolle eine wichtige Stellung einnehmen.

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Autoreninfo

Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

Digitale Rechnung

So sparen Unternehmen viel Geld!

E-Billing-Infopaper Seite 6-7

Auch in Ihrem Rechnungswesen schlummern enorme Einsparungspotenziale! In unserem kostenfreien Whitepaper erläutern wir, wie Sie softwaregestützt bis zu 50% Ihrer Kosten senken.

 

Business Workshops

Die Basis für erfolgreiche Software-Projekte

CRM-Workshop Whitepaper Titelcover
  • Sie lernen die erfolgskritischen Faktoren zu steuern.
  • So schreiben Sie kurz und bündig verständliche Lastenheft.
  • Mit diesen Tipps sparen Sie Zeit im Workshop.