E-Billing-Leitfaden: 1. Technische Planung

veröffentlicht am 11. Januar 2017 von in Digitalisierung  Software  .
Technische Planung von E-Billing

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Die Vorteile einer E-Billing-Lösung sind verlockend. Entscheidet man sich für die Einführung einer E-Billing-Software, besteht ein Großteil des Aufwandes darin, sich vor der Einführung mit den unternehmerischen Herausforderungen auseinanderzusetzen. Die Einführung von E-Billing kann je nach Größe und Struktur des Unternehmens ein recht komplexes Softwareprojekt werden. Unabhängig der Unternehmensgröße lassen sich die Handlungsfelder in die Kategorien Recht, Organisation und Technik einteilen.

Stakeholder eines E-Billing-Projektes richtig abholen

Es ist wichtig, interne Abstimmungen zu den Zielen und zukünftigen Arbeitsprozessen zu treffen. Von diesen Entscheidungen sind nicht nur die Organisation und Abläufe des Unternehmens betroffen. Rechtliche und Softwarebedingte Anforderungen müssen mit Lieferanten und Steuerberater besprochen werden. Ohne professionelle Workshops, bei denen die Abläufe der externen Stakeholder, wie Lieferanten, Kunden und Steuerberater berücksichtigt werden, ist ein E-Billing-Projekt kaum realisierbar.

Gegenstand solcher Workshops, die sich bestenfalls aus den genannten Bezugsgruppen zusammensetzen, sollten folgende drei Handlungsfelder umfassen:

  1. Technische Planung: Hier sind die technischen Anforderungen und Voraussetzungen, die bei der Einführung von E-Billing notwendig sind genau zu prüfen. Wie komplex müssen und dürfen diese sein? Gibt es bereits eine technische Infrastruktur in die E-Billing integriert werden kann?
  2. Bestimmung des rechtlichen Handlungsrahmen: Rechtliche bzw. institutionelle Rahmenbedingungen sind bei der Wahl einer geeigneten E-Billing-Lösung und der Projektumsetzung zu berücksichtigen.
  3. Planung der Meilensteine eines E-Billing-Projektes: Damit ein E-Billing-Projekt kostengünstig ist und der ROI sich möglichst noch im ersten Jahr einstellt, sollte das Projekt schon im ersten Workshop skizziert werden. Die Einteilung in 3 Phasen hat sich in der Praxis bewert.
  4. Festlegung der betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Anforderungen: Mit Bezug auf die Unternehmens-/Organisationsstrategie müssen folgende Fragen beantwortet werden:
    • Welche Bezugsgruppen sind relevant, wer muss in die Planung eingebunden werden?
    • Welche Ziele sollen erreicht werden?
    • Wie können die Arbeitsprozesse optimiert werden?
    • Inwiefern sollen auch Auftraggeber und externe Auftragnehmer in die Prozesse eingebunden werden?
    • Mit welchen Anschaffungs- und Projektkosten ist zu rechnen?
    • Welche Kosten können andererseits eingespart werden?
    • Wie hole ich meine Mitarbeiter mit ins Boot? Sind Mitarbeiterschulungen notwendig?

E-Billing – Leitfaden für die Unternehmenspraxis

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E-Billing-Leitfaden: 2. Rechtlicher Handlungsrahmen

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E-Billing-Leitfaden: 3. Betriebliche und organisatorische Anforderungen

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E-Billing-Leitfaden: 4. Planung des Projektes

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E-Billing-Leitfaden: 5. Blick in die Praxis

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Technische Planung

An dieser Stelle ist zu prüfen, welche technische Infrastruktur im Unternehmen vorhanden ist und welche Voraussetzungen für ein E-Billing-System ggf. zu schaffen sind? Es geht um nicht weniger als die Integration des Systems in die bestehende Infrastruktur, sowohl hardware- und netzwerkseitig, als auch mit Blick auf ggf. zu migrierende oder zu synchronisierende Daten aus Drittsystemen, wie z.B. abzulösender Faktura-Systeme, ERP/Produktionsplanung, CRM, Finanzbuchhaltung. Zudem spielen Performance (Schnelligkeit des Systems) und Sicherheitsaspekte eine wichtige Rolle, hier vor allem das Thema Ausfallsicherheit und tägliches Backup. Auch an dieser Stelle kann der externe Berater Hilfestellung leisten. Außerdem sollten spätestens an dieser Stelle unbedingt Vertreter der eigenen IT-Abteilung bzw. der IT-Dienstleister einbezogen werden, denn diese Personen sind bereits mit den Besonderheiten der eigenen Infrastruktur vertraut. Für deren spätere Aufgabe der Systemadministration ist es wichtig, die Grundlagen des technischen Aufbaus zu kennen, um ggf. auftretende Probleme schneller analysieren und beheben zu können oder die Fehlermeldung an den Anbieter der Software gut vorzubereiten, damit eine schnelle Behebung erfolgen kann. Im Anschluss daran können die vorliegenden E-Billing-Angebote, unter Einbezug der zuständigen und verantwortlichen Personenkreise, anhand fester Kriterien (z.B. Preis, Umsetzbarkeit, rechtlichen Aspekten etc.) verglichen werden.

Performance

Die Performance hängt von der Qualität der Software, sowie vom Netzwerk und der eingesetzten Hardware ab. Die Software muss eine Trennung von File-System (Dateien, Dokumente, E-Mails) und Datenbank (Feldwerte) vorweisen können. Bei der Auswahl der Hardware sollte Priorität auf Zukunftssicherheit und Performance gelegt werden. Beachten Sie, dass ein Server in der Regel über mehrere Jahre nonstop laufen muss. Vor allem nicht leicht wechselbare/erweiterbare Komponenten (Mainboard mit Netzwerkschnittstelle, Prozessor) sollten nicht nur die Mindestanforderungen zum Betrieb der Software erfüllen. Die Menge an Datensätzen spielt vor allem beim Aufruf aller Datensätze oder bei Suchen und Auswertungen eine Rolle. Hier kann in der Regel durch eine Aufrüstung der Hardware (Arbeitsspeicher, Tausch HDD gegen SSD) gegengesteuert werden. Zudem bestehen Möglichkeiten zur Performance-Optimierung seitens der Systemadministration und Entwicklung, diese sollten jedoch eine Notlösung sein und bestenfalls nur vom Anbieter der Lösung umgesetzt werden, um die Gewährleistung nicht zu gefährden.

Datenmigration & -synchronisation

Die Übernahme bestehender Daten muss kein Alptraum sein! Je nach Datenbestand und Zielsetzung für die Inbetriebnahme der neuen Lösung kann ein einfacher Export und Import von Tabellen (meist im CSV-Format) ausreichen. Mitunter ist aber ein Import von verknüpften Datensätzen notwendig, vor allem dann, wenn mit einem umfangreichen Datenbestand nahtlos weiter gearbeitet werden muss. Achten Sie in diesem Fall und bei Notwendigkeit einer Anbindung an Drittsysteme unbedingt darauf, dass die neue Software definierte Schnittstellen aufweist, die auch der Gewährleistung unterliegen und die benötigten Datensätze ansprechen können. Bei Cloud-Systemen müssen Web-Schnittstellen vorhanden sein, bei Inhouse-Installationen kann ggf. auch eine direkte Server-API ausreichen. Wichtig ist neben den technischen Voraussetzungen eine gute Vorbereitung und Analyse der Bestandsdaten und deren Migrationsfähigkeit ins neue System. Hier kommt es vor allem auf die Professionalität der technischen Dienstleister bzw. eigenen Angestellten an – einen guten Anhaltspunkt zur Einschätzung bieten Referenzprojekte. Hier ist es nicht unbedingt relevant, einen bekannten Namen aus der Konsumgüterindustrie zu hören. Fragen Sie nach den speziellen Herausforderungen in dem Projekt und danach, wie diese gelöst wurden. Spezialisten haben meist ein Basis-Tool für Migrationsaufgaben, dessen „Stecker“ noch auf die jeweiligen Systeme bzw. deren Schnittstellen angepasst werden müssen. Vorteil: Das spart Kosten für die Entwicklung eines solchen Tools und der Kunde profitiert von einer bewährten und optimierten Lösung.

Ausfallsicherheit & Systemsicherheit

Achten Sie unbedingt auf die vertraglichen Zusagen zum Umgang mit Ihren Daten! Seriöse Anbieter geben ein eindeutiges Commitment zur Integrität und zum Eigentumsschutz Ihrer Daten. Bitte beachten Sie auch, dass dies nicht nur für Cloud-Angebote gilt und schulen/belehren Sie Ihre Mitarbeiter zum verantwortungsvollen, sensiblen Umgang mit Firmendaten, Login-Daten, unbekannten Dateianhängen oder externen Speichermedien. Cloud-Systeme sind in der Regel als Software-as-a-Service Konzepte am Markt und bieten ein Rundum-Sorglos-Paket aus inkludierten Updates für die Faktura-Anwendung an sich und auch das Server-Betriebssystem sowie weitere Systemkomponenten. Sie sollten eine garantierte Verfügbarkeit von mindestens 99 % im Jahresmittel bieten. Den Wirkungsgrad der SSL-Verschlüsselung für die Datenübertragung kann man mit diversen Online-Tools testen (z.B. https://www.ssllabs.com/ssltest/). Der gesamte Aufwand für Betrieb und Wartung/Pflege liegt beim Anbieter selbst, der Kunde ist „nur“ Nutzer. Geben die eigenen Compliance-Richtlinien vor, dass ausschließlich selbst betriebene Lösungen verwendet werden dürfen, muss auf eine Inhouse- Installation zurückgegriffen werden. Hier ist der Kunde selbst in der Verantwortung, hat aber auch die volle Kontrolle über das System. Bewährt haben sich redundante Installationen, bei denen eine sog. „Master-Slave-Replikation“ erfolgt. Im Falle eines Ausfalls des Masters, springt der Slave im laufenden Betrieb ein und ermöglicht ein nahezu unterbrechungsfreies Arbeiten – trotz Server-Ausfall. Ein bekanntes Verschleißteil sind Netzteile, gute Systeme bieten redundante Netzteile und mindern das Ausfallrisiko. Manche Hersteller bieten auch fertig vorinstallierte Server-Systeme an, sog. Appliances. Diese sind meist schon fertig konfiguriert und bereit zur Integration ins eigene Netzwerk.

Fazit

Die technischen Gegebenheiten im Unternehmen müssen überprüft werden, um eine geeignete Lösung (eigener Server oder sichere Cloud) entsprechend der bestehenden Anforderungen und Vorgaben zu finden. Generell ist eine enge Zusammenarbeit mehrerer Personenkreise wichtig, um eine optimale Entscheidungsbasis für das Unternehmen zu schaffen. Dazu gehören neben den Entscheidern, die Mitarbeiter, die späteren Systemverantwortlichen und Administratoren, das Steuerbüro sowie ein externer Berater der jeweiligen Anbieter. Auch entsprechende Workshops und Schulungen der Mitarbeiter sollten bei Planung und Einführung berücksichtigt werden, um alle Bezugsgruppen ideal auf die Umstellung vorzubereiten. Nur so kann für alle drei Anforderungsbereiche (rechtlich, betriebswirtschaftlich, technisch) die optimale Lösung für das eigene Unternehmen gefunden werden.

E-Billing Leitfaden: Die komplette Beitragsserie:


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Frank Panser

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