E-Billing-Leitfaden: 3. Betriebliche und organisatorische Anforderungen

veröffentlicht am 23. Januar 2017 von in Digitalisierung  Software  .
Mann mit Fotos an Wand

Foto: Bench Accounting, unsplash.com Die Basis zur Einführung eines E-Billing Instrumentes ist natürlich an entsprechende betriebliche und organisatorische Bedingungen gebunden. Eine Einführung will gut überlegt, geplant und realisiert werden. Es ist daher zu prüfen, welche Finanzierungskosten aufgrund einer Umstellung auf das Unternehmen zu kommen, um diese rechtzeitig im Budgetplan zu berücksichtigen. Auf der andere Seite können die Einsparungspotentiale (Papier, Druckkosten, eingesparter Zeit, Zahlungsstörungen etc.) durch E-Billing-Systeme dem Aufwand als „Refinanzierung“ entgegengesetzt werden (s. "E-Billing – Leitfaden für die Unternehmenspraxis").

Kunden und Lieferanten informieren

Vor Einführung des E-Billing muss geprüft werden, inwieweit Lieferanten und Kunden mit berücksichtig werden müssen. Damit E-Billing seinen gesamten Mehrwert ausspielen kann, müssen vor allem die Lieferanten Eingangsrechnungen auf dem elektronischen Weg liefern.

Mitarbeiter und geeignete Schulungsmaßnahmen einplanen

Auch der rechtzeitige Einbezug der Mitarbeiter sowie geeignete Schulungsmaßnahmen sollten im Vorfeld bedacht werden. So gelingt eine Umstellung für alle Beteiligten. Gerade bei administrativen und kaufmännischen Vorgängen bieten sich klare Strukturen unter Einhaltung rechtlicher Gegebenheiten an. Ein E-Billing-System gibt diesen Rahmen einheitlich und entsprechend klar definierter Parameter für alle involvierten Personen vor und gestalten diese einheitlich und transparent.

E-Billing – Leitfaden für die Unternehmenspraxis

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E-Billing-Leitfaden: 2. Rechtlicher Handlungsrahmen

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E-Billing-Leitfaden: 5. Blick in die Praxis

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Rechtevergabe überdenken

Das 2-6 Augenprinzip muss vom klassischen Prozess auf den digitalen übertragen werden. Im Normalfall ist dieses Prinzip schon im Unternehmen vorhanden. Jetzt gilt es diesen Workflow digital abzubilden. Dabei muss geklärt werden, wer welche Rechte hat und wie diese in der Software sichergestellt werden?

Externe Personengruppen mit einbeziehen

Ein wichtiger und oft unterschätzter Bestandteil ist der Einbezug weiterer externer aber essenziellen Personengruppen. An dieser Stelle sind sowohl das (wenn vorhanden) Steuerbüro zu nennen sowie ein externer Berater (der jeweiligen in der engeren Auswahl befindlichen Anbieter). Der Steuerberater oder das Steuerbüro ist notwendig, um zu evaluieren, welche Formate und Angaben in den zu übermittelten Informationen enthalten sein müssen. Als weiteren Personenkreis ist /sind Berater der jeweiligen Software (in der engeren Auswahl) anzuraten. Diese kennen die Grenzen und Möglichkeiten der jeweiligen Software und können diese auch am besten darlegen und veranschaulichen. Dabei werden aktuelle Unternehmensprozesse ebenfalls berücksichtigt, um aufzuzeigen an welchen Stellen Verbesserungen und Prozessoptimierungen Anklang finden können. Für eine fundierte Entscheidung gehört dieser Personenkreis zweifellos dazu.

Fazit

Alle betroffenen Mitarbeiter und Abteilungen sollten rechtzeitig die Gründe für die Umstellung erfahren. Mögliche Auswirkungen Vor- und Nachteile gilt es offen und klar zu kommunizieren. Zusätzlich müssen die technische Voraussetzungen sowie die Kosten detailliert geplant und besprochen werden. Neben einer besseren Akzeptanz, seitens der Mitarbeiter für eine Umstellung, bis hin zur Einsparung möglicher Nachkosten, sollten von Beginn an Schulungen vorgesehen werden.

E-Billing Leitfaden: Die komplette Beitragsserie:**


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Frank Panser

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