E-Billing-Leitfaden: 4. Planung des Projektes

veröffentlicht am 30. Januar 2017 von in Software  Digitalisierung  .
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Foto: Sergey Zolkin, unsplash.com

Aktuellen Prozess prüfen

Damit Verbesserungen durch die Einführung von E-Billing vorgenommen werden können, müssen die aktuellen Prozesse bekannt sein. Für die Ermittlung der Optimierungsmöglichen sowie möglicher Engpässe und Fehlerquellen gilt es folgende Werte zu identifizieren. - Anzahl Rechnungen pro Jahr

  • Anzahl wiederkehrender Rechnungen
  • Bearbeitungsdauer pro Rechnung von Erstellung bis Geldeingang
  • Welche Kanäle für Zustellung
  • Anzahl Mitarbeiter der Buchhaltung
  • Dauer bzw. Zeitaufwand beim Kontieren der Rechnungen
  • Aktuelle Fehlerquote
  • Gewährung von Skonti
  • Scannen und archivieren bestehender Papierrechnungen
  • Vorgehen bei Zahlungsstörungen und Ausfällen

Prozesse und Voraussetzungen der Kunden und Lieferanten prüfen

  • Hier stehen vor allem die Erwartungen der Unternehmen an erster Stelle. Welche Wünsche und Erwartungen sind mit einem E-Billing-System verbunden? Welche Prozesse sollen und können im eigenen Unternehmen abgewickelt werden und welche von externen Dienstleistern (Factoring, Inkasso)?
  • Sind die Wünsche klar, können über eine Ist- und Sollanalyse die Anforderungen genau definiert werden, um die möglichen Voraussetzungen für die Einführung von E-Billing zu schaffen?!
  • Mitunter gibt es Kunden und Zulieferer die nicht für den Empfang von elektronischen Rechnungen ausgelegt sind. Es kann sein, dass die Buchhaltung keine Möglichkeit hat E-Mails zu empfangen oder die Rechnungen gehen aktuell an ein Sammelpostfach. Damit haben alle Mitarbeiter Zugriffe auf die Rechnungen. Zuordnung und Zuständigkeiten sind dadurch erschwert. Zudem ist der Schutz vor Verlust und Zugriffsberechtigung nicht gewährleistet.
  • Genauso ist es möglich, dass Rechnungen in ein vorhandenes eProcurementsystem integriert werden müssen. Hinsichtlich der Form und Layout sind Vorgaben von Kunden- bzw. Zulieferer-Seite vorhanden.

E-Billing – Leitfaden für die Unternehmenspraxis

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Ablaufplan für E-Billing aufstellen

  • Anhand der ersten beiden Schritte lässt sich nun ein optimaler Rechnungsprozess aufstellen. Wichtig ist für jeden Schritt im Ablaufplan das Ziel zu kennen!
  • Ebenfalls muss definiert werden, wie eine Prozesssicherheit gewährleistet wird? Welche Prüfungsmechanismen gibt es? Was geschieht, wenn das Ziel für einen einzelnen Schritt im Ablaufplan nicht erreicht wird? Im Falle das E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang ist nicht erreichbar, muss es einen Zuständigen geben. Zudem müssen Alternativen bereitgestellt werden, wie dem Postversand nach Scheitern des dritten Zustellversuches.

Fazit

Damit am Ende sowohl Einzel-, Sammel- oder Serienrechnungen den gewünschten ROI erzielen, müssen für die einzelnen Phasen eines E-Billing-Projektes die notwendigen Ressourcen (Zeit und Mitarbeiter) zur Verfügung stehen. Es gilt alle Prozesse und Abteilungen, die im Zusammenhang mit Eingangs- und Ausgangsrechungen stehen, zu definieren. Sämtliche Stakeholder, vor allem die externen, wie Kunden, Lieferanten und Steuerberater müssen in die Prozesse integriert sein. So läßt sich das E-Billing-Projekt effizient planen und durchführen. Nur dann können die Einsparungspotenziale trotz zusätzlicher Projektkosten einen positiven ROI in absehbarer Zeitraum erzielen.

E-Billing Leitfaden: Die komplette Beitragsserie:


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Frank Panser

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