E-Billing-Leitfaden: 5. Blick in die Praxis

veröffentlicht am 06. Februar 2017 von in Software  Digitalisierung  .
Business Mann springt mit Aktenkoffer

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Warum ist der Einbezug eines externen Beraters so empfehlenswert? Die Erfahrung zeigt: Routine ist der größte Feind neuer Prozesse! Haben sich ineffiziente Prozesse als Routine im eigenen Unternehmen eingeschliffen, werden diese meist selbst gar nicht erkannt oder einfach akzeptiert. Das hat aber erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz. Die Einführung neuer Software ist ein guter Anlass, um Prozessänderungen anzustoßen und so die Produktivität zu verbessern.

Woran E-Billing-Systeme scheitern können

Das Ziel eines elektronischen Rechnungslegungsverfahrens besteht darin, manuelle Prozesse zu digitalisieren. Nun gibt es hier verschiedene Szenarien aus der Praxis, bspw. indem Anwender neuer E-Billing-Systeme beklagen, dass diese nicht effizient genug seien und sich nicht der gewünschte Erfolg einstellt. Hierfür kann es mehrere Gründe geben. Da der Einführung idealerweise eine ordentliche Analyse vorangegangen ist, sollten Schwächen in der Software an sich eigentlich ausgeschlossen werden können. Wahrscheinlicher ist, dass die neuen Prozesse von den Mitarbeitern nicht angewandt werden und wieder auf „altbewährte“ Verfahrensweisen zurückgegriffen wird. Da manuelle Schritte (ausdrucken, stempeln, einscannen) dank elektronischem Billing-System nicht mehr notwendig sind, profitiert man an dieser Stelle nicht von seinem neuen System – und Frust ist hier verständlich.

Rat holen

Um solche Abläufe und Unterschiede plausibel darzustellen und zu erkennen, sei auch hier noch mal auf den externen Berater und Spezialisten der entsprechenden Anbieter verwiesen. Sicher geht es dabei auch darum, die Software für das Unternehmen anzubieten. Dennoch, der Berater verfügt über Informationen aus seinem Praxisalltag, wodurch die Vorteile und Nachteile der eigenen Software anhand von praktischen Beispielen untermauert werden können. Darüber hinaus bieten sich noch vor der Einführung eines E-Billing-Systems Schulungen der Nutzer an. Auch wenn solche Maßnahmen in der Regel aufgrund der Mehrkosten hinten angestellt werden, hat auch hier die Erfahrung gezeigt; lernen die Nutzer Frühzeitig den Umgang mit der neuen Software, fallen dadurch innere Barrieren und der Nutzen und die Vorteile der Software werden eigenständig erkannt. Dadurch lassen sich auch routinierte Abläufe im täglichen Geschäft eliminieren und der Start in die digitalisierten Prozesse verläuft ohne unnötige Blockade. Eine Verzögerung des effizienten Einsatzes produziert am Ende wesentlich höhere Kosten, verhindert Frustration und erzielt den gewünschten Erfolg der Prozessoptimierung.

E-Billing – Leitfaden für die Unternehmenspraxis

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Wie Sie TecArt unterstützen kann

Wir unterstützen Sie bei der Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung von einem E-Billing-Projekt. Das kann von der Planung, Begleitung und Umsetzung eines Workshops über die Implementierung der Lösung hin zur Bestimmung Ihrer Rechnungsprozesse bis zur Zuarbeit eines Pflichtenheftes sein. Unsere IT-Experten, Projektleiter und Berater stehen Ihnen mit Ihrer technischen Expertise genauso, wie mit strategischen Know-how zur Entwicklung von Unternehmensprozessen zur Verfügung.

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  • Welche E-Billing-Strategie zu Ihrem Geschäftsmodell passt?
  • Welchen Funktionsumfang die Software benötigt?
  • Wie die Anforderungen an Software-Design, Sicherheit, Skalierbarkeit, modularer Erweiterbarkeit und sowie Bedienbarkeit gestellt werden?
  • Welche Hardwarevoraussetzungen müssen erfüllt sein?
  • Wie können Skalierungen und Entwicklungspotentiale für weitere Geschäftsprozesse geschaffen werden, um Ihr Unternehmenswachstum zu sichern?

E-Billing Leitfaden: Die komplette Beitragsserie:


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