Digitale Rechnung - Leitfaden für die Unternehmenspraxis

veröffentlicht am 02. Januar 2017 in Software  Digitalisierung  .
Digitalisierung der Buchhaltung wirft Fragen auf

Abbildung: Selected by freepik
Digitale Rechnung: Der komplette Leitfaden als Beitragsserie:

79% der kleinen und 85% der mittleren Unternehmen übermitteln Ihre Rechnungen in Papierform. Davon erstellen 31% Ihre Rechnungen in Office-Programmen oder anderen Insellösungen. Oft werden die Artikel sowie Beträge manuell eingepflegt, was fehleranfällig ist. Der Versand wird von 60% der Unternehmen über den Postweg bevorzugt. Aus Kostengründen werden Einschreiben oft nur am Ende des Mahnwesens genutzt. Die meisten Unternehmen kennen nicht einmal die Kosten, die durch Zahlungsstörungen - z.B. überfällige Zahlung aufgrund fehlender Empfangsbestätigung der Rechnung - entstehen. Im folgende Beitrag wird Ihnen digitales Rechnungswesen als funktionierendes Konzept zur Reduzierung von Aufwänden und Kosten vorgestellt. Alle Vorteile und Nutzen für Unternehmen und Organisationen finden Sie hier.

Dieser Beitrag stellt im ersten Teil die Notwendigkeiten der Software dar und schlüsselt die Kosten einzelner Rechnungsprozesse auf.

Digitale Rechnung – um was geht es?

E-Billing, digitale Rechnung oder zu Deutsch „Elektronische Rechnungsstellung“ ist nicht mehr nur ein Modewort. Seit 2011 besteht nach dem Steuervereinfachungsgesetz die Möglichkeit, Rechnungen via E-Mail, also elektronisch, zu versenden. Die bis dato gängige elektronische Signatur ist nicht mehr notwendig. Das Steuervereinfachungsgesetzt von 2011 hat digitale Rechnungen als generelles Rechnungsverwaltungsverfahren möglich gemacht. Gut 5 Jahre später gehört der Versand und Erhalt elektronischer Rechnungen für viele Unternehmen zur gängigen Praxis. Vor allem in Deutschland steigt die Beliebtheit des kostengünstigen Rechnungsverfahrens. Und das kommt nicht von ungefähr: Die Generierung von Rechnungen in einem elektronischen Format mit anschließender digitaler Übertragung an die entsprechenden Empfänger, bringt viele Vorteile. Grundsätzlich wird zwischen klassischen Dokumenten und Dateien (z.B. Papier oder einfache, gescannte PDF-Rechnung) und elektronischen Dokumenten in maschinenlesbaren Dateiformaten (z.B. XML-Dateien) unterschieden. Mit den entsprechenden Software-Tools werden elektronisch lesbare Datenformate erstellt, die alle notwendigen Informationen für die Fakturierung mitliefern. Solche Software-Tools haben sich durch die Steuervereinfachungsgesetze rasch entwickelt. Viele Prozesse und Abläufe lassen sich digitalisieren und automatisieren, was im Umkehrschluss eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt. Welche das für Sie sind, finden Sie mit unserem kostenfreien Potenzialanalyse-Tool heraus.

Was muss die Software können?

Darstellung der Rechnungsprozesse beim E-Billing

Abbildung: Rechnungsprozesse im Vergleich Moderne Buchhaltungs-Software ist konkret am Bedarf und den Vorgaben des Rechnungswesens ausgerichtet. Sie ermöglichen also nicht nur einen elektronischen Versand der Rechnungen, Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen usw. als PDF-Dateien, sondern sind mit weit mehr Features ausgestattet. Mit folgenden Funktionen muss eine moderne Software für das digitale Rechnungswesen ausgestattet sein. Sonst lohnt sich der Einsatz in Unternehmen nicht:

  • Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ), d. h. Gewährleistung der Unveränderlichkeit der Aufzeichnung gemäß § 146 Abs. 4 AO
    Hinweis: GoBD löst die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab
  • Automatische Umwandlung der PDF Dokumente bzw. der darin enthaltenen Informationen in Text- oder XML-Formate für die weitere Verarbeitung in nachgelagerten Systemen (Finanzbuchhaltung, Steuerbüro / Wirtschaftsprüfer)
  • Automatischer Abgleich von Zahlungseingängen mit den Forderungen bzw. Ausgangsrechnungen
  • Individuelle Vorlagen/Templates für verschiedene Vorgänge (z.B. Ausgangsrechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung etc.)
  • Erstellung von Buchungssätzen zu verschiedenen Vorgängen für die Übergabe an die Buchhaltung
  • Automatische Erstellung von Ausgangsrechnungen (inkl. aller notwendigen Angaben, wie Rechnungsnummer, Empfänger, Beträge brutto/netto etc.)
  • Automatische Erstellung von Mahnungen aufgrund offener Posten (basierend auf vertraglichen Regelungen, Fristen etc.)
  • Automatische Generierung von Lieferscheinen
  • Automatische Erfassung von Zahlungsfristen bei elektronischen Eingangsrechnungen
  • Unterstützung von mehreren Rechnungskonten zu einem Kontakt
  • Verwendung unterschiedlicher Dokumentvorlagen für einzelne Vorgänge
  • Unterstützung unterschiedlicher Währungen und Steuersätze
  • Aufschlüsselung der Faktura-Beträge in brutto/netto
  • Automatische Übernahme von Daten aus einem Vorgang zum nächsten (z.B. Überführung Auftrag oder Vertrag zu Rechnung)
  • Verwaltung von Kontenrahmen
  • Verwaltung von Rechnungskonten und Unterstützung von mehreren Rechnungskonten zu einem Kontakt

Kostenübersicht der Rechnungsprozesse

Der Funktionsumfang heutiger Rechnungssoftware erleichtert vor allem Berufsgruppen im Vertrieb, Rechnungswesen oder Controlling die Arbeit. In welcher Form und an welcher Stelle genau, soll an einem anschaulichen Rechenbeispiel dargestellt werden. Spricht man im Zusammenhang vom Rechnungswesen oder Auftragsmanagement von einem elektronischen Rechnungsversand, sind buchhalterisch zunächst zwei grundlegende Belegarten voneinander zu unterscheiden:

  1. Ausgangsrechnungen (hierzu zählen auch Sonderformen, wie: Mahnungen, Gutschrift, Abschlagsrechnung) und
  2. Eingangsrechnungen.

Digitale Rechnungen verkürzen, dank elektronischer Übermittlung, den klassischen und zeitaufwendigen Be- und Verarbeitungsprozess von Papierrechnungen. Einerseits können Ausgangsrechnungen inkl. allen wichtigen Informationen, die für alle nachgelagerten Verarbeitungen, wie z.B. Steuerbüro notwendig sind, elektronisch erstellt werden. Andererseits können Eingangsrechnungen, dank der elektronisch erstellten Informationen, beim Rechnungsempfänger auch elektronisch weiterverarbeitet werden. Hierfür ist die Erstellung der Ausgangsrechnungen in elektronischer Form zwingend notwendig. Klassisch übermittelte Eingangsrechnungen, müssen entweder, wie eine Papierrechnung gehandhabt werden (was ressourcen- und zeitaufwendig ist), oder werden in die Software importiert bzw. dort manuell angelegt und mit dem entsprechenden Beleg versehen.

Spätestens an dieser Stelle wird deutlich, dass das Steuervereinfachungsgesetzt von 2011 Digitale Rechnungen als generelles Rechnungsverwaltungsverfahren möglich gemacht hat. Die Regelung von standardisierten Formaten für die elektronische Erstellung und den Versand von Rechnungen, schafft die Grundlage für die automatisierte Rechnungslegung. Im folgenden Beispiel werden die Varianten klassische Papierrechnung, Rechnung per E-Mail und Digitale Rechnung detailliert aufgeschlüsselt. Die Übersicht zeigt mögliche Einsparungspotenziale durch den Einsatz moderner Software.

E-Billing im Vergleich zur Papier- und E-Mail-Rechnung

Abbildung: Digitale Rechnungen im Vergleich zu Papier- und E-Mail-Rechnung

Fazit

Unternehmen die eine integrierte Lösung für das Rechnungswesen nutzen, senken den Arbeitsaufwand und damit ihre Kosten im Zahlungswesen. Durch Automatismen wird auch die Fehleranfälligkeit reduziert. 


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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