Geheimwaffe E-Mail Management! Ihr Leitfaden für mehr Informationsqualität und Zeiteinsparung

veröffentlicht am 04. Oktober 2018 in Tipps & Tricks  .
Prognose Anzahl verschickter E-Mails in Deutschland

Prognose Anzahl verschickter E-Mails in Deutschland

Angesichts der Mega-Flut an tagtäglich anfallenden E-Mails gehört E-Mail-Management zur absoluten Geheimwaffe im Unternehmeralltag. Durch die explosionsartige Verbreitung von Marketing-Automation-Software werden die E-Mail-Postfächer von Arbeitnehmern regelrecht überflutet. Hinzu kommen unzählige automatische Status-E-Mails aus CRM-Software, Ticketsystemen und Projektmanagement-Tools. Der Anteil von echter Kommunikation mit Ihrem Geschäftspartner nimmt stark ab. Das Risiko wirklich wichtige E-Mails zu übersehen steigt täglich.

Einfach schade, wenn Ihnen 250 € Skonto entgehen oder vielleicht sogar die Auftragsbestätigung über den Deal des Monats.

Die in- und externe Kommunikation zu Kundenanfragen, Angeboten und Akquise ist wohl die wichtigste Kommunikation des Tages. Entsprechende Inhalte und Antworten müssen daher auf den Punkt geschrieben sein. Die Qualität dieser E-Mails wird in der Antwortrate gemessen. Viel zu wenig Unternehmen schenken dieser wertvollen Kennzahl bis dato Beachtung. Das macht es natürlich schwierig, die Informationsqualität wirklich zu bewerten.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter weiterhin dem modernen Kommunikationsfluss gerecht bleiben, ohne dabei andere Tätigkeiten zu vernachlässigen, bietet sich der Einsatz einiger Organisationstechniken und Software-Lösungen an. Meine Tipps sind für Ihre nachhaltige Strategie, um die Kommunikationsqualität zu steigern. Unterm Strich sparen Sie wertvolle Zeit bei der täglichen Arbeit.

4 Tipps zur Organisation von E-Mails

Timing im E-Mail-Management ist alles!

Der erste Schritt zu einem besseren E-Mail-Management ist das richtige Timing. Das bedeutet, Sie versenden und arbeiten Ihr eigenes E-Mail-Postfachs nur zu ganz bestimmten Zeiten ab. Das erfordert genaues Beobachten Ihres üblichen Arbeitsalltages. Daraus ziehen Sie wichtige Schlüsse über den idealen Zeitpunkt für das Empfangen und Senden. Idealerweise rufen und bearbeiten Sie E-Mails nur ein bis zwei Mal am Tag. Diese Reduktion führt zu mehr Struktur in der Arbeit. Ruhepausen werden genau dafür auch genutzt und nicht, um sich mit vermutlich sinnlosen E-Mails abzulenken. Die anderen Zeitabschnitte sind für das konzentrierte Arbeiten gedacht. Darüber hinaus kann durch einen zeitlich optimierten E-Mail-Verkehr eine nachweislich bessere Response-Rate erzielt werden. Wieso das der Fall ist, lässt sich am typischen Arbeitsalltag ablesen:

  • 07:30 - 10:00 Uhr: Arbeitsbeginn
    Um diese Zeit beginnt für die meisten Deutschen der Arbeitstag. Sie kennen es selber: Sobald der Computer hochgefahren und der erste Kaffee in der Tasse ist, wird die E-Mail Software gestartet. Wichtige Meetings und Termine fallen selten in die Morgenstunden und so werden eingehende E-Mails schnell wahrgenommen und bearbeitet.
  • 14:00 - 15:00 Uhr: Die zweite Tageshälfte
    Gegen 14 Uhr ist die Mehrzahl der Mitarbeiter aus der Mittagspause zurück und sitzen am Arbeitsplatz. Zu dieser Zeit können Sie ebenfalls mit schnellen Antworten rechnen. Oftmals ist der erste Arbeitsschritt nach der Mittagspause der, das eigene E-Mail-Postfach zu überprüfen. Bevor die nächste Arbeitsphase oder das nächste Meeting beginnt, arbeiten viele Ihren E-Mail-Verkehr ab und beantworten offene Fragen. Dann haben sie Ruhe für die offenen Aufgaben und den restlichen Tag.
  • 19:00 - 22:00 Uhr: Feierabend
    Zu dieser Zeit werden wohl fast alle mit den nebenberuflichen Pflichten fertig sein und sich entspannen wollen. Das klingt nicht nach dem optimalen Zeitpunkt eine E-Mail zu schreiben. Natürlich ist es nicht die beste Art, Kollegen oder Kunden außerhalb der Arbeitszeit anzuschreiben. Deshalb rechnen sie zu dieser Zeit nicht wirklich mit einer Antwort. Jedoch kann es trotzdem sinnvoll sein, die E-Mail noch am Abend abzuschicken. Laut Umfragen surfen rund drei Viertel der Deutschen nach der Arbeitszeit im Internet. Die Chancen stehen also gut, dass Ihre Nachricht zumindest wahrgenommen und vom Empfänger bereits am Abend für den nächsten Arbeitstag eingeplant wird. Falls es doch nicht dazu kommt, findet sich Ihre Nachricht am nächsten Tag womöglich gar an erster Stelle im E-Mail-Postfach des Empfängers wieder und genießt damit besondere Aufmerksamkeit.

Eingehende E-Mails kategorisieren schafft Überblick!

Um den E-Mail-Verkehr im Blick zu behalten und im Postfach für Ordnung zu sorgen, bietet es sich an, ein gut funktionierendes Organisationskonzept zu finden. Eine gute Möglichkeit, Ordnung in Ihr Postfach zu bringen, ist die Kategorisierung eingehender E-Mails. So lassen sich wichtige Nachrichten schnell identifizieren und Sie reagieren automatisch schneller auf wichtige Anfragen. Eine Möglichkeit der Kategorisierung sieht wie folgt aus:

  • Priorität A: Schnellstmöglich beantworten
  • Priorität B: Umgehend bearbeiten
  • Priorität C: Später lesen
  • Priorität D: E-Mail Archivierung
  • Priorität E: Löschen

Automatismen von E-Mail-Management Software nutzen!

Viele E-Mail-Programme und Weboberflächen bieten heutzutage automatisierte Hilfsmittel, um der Kommunikationsflut Herr zu werden. Diese Funktionen des E-Mail Managements können eine enorme Zeitersparnis bieten, wenn sie richtig eingesetzt werden.

Den richtigen Abschlußsatz formulieren

Danksagung führt in E-Mails zu schnelleren Antworten - Quelle: Boomerang

Danksagung führt in E-Mails zu schnelleren Antworten - Quelle: Boomerang

Statt der üblichen Grußformeln "mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße" drücken Sie Dankbarkeit aus. Dies führt zu mehr und schnelleren Antworten. Dies fand Boomerang bei der Auswertung eines Plugins zur E-Mail-Verwaltung von über 350.000 E-Mails heraus. Passend übersetzt aus dem englischen lauten die erfolgreichen Abschlußsätze wie folgt:

  1. Danke im Voraus – Antwortrate: 65,7 Prozent
  2. Danke – Antwortrate: 63,0 Prozent
  3. Ich danke dir– Antwortrate: 57.9

Die wichtigsten Funktionen Ihrer E-Mail-Management Software

Selbstlernender Spam- und Werbefilter

Ohne einen Spamfilter kommt man nicht mehr aus. Das wird besonders klar, wenn man einmal ein Blick in den Spam-Ordner wirft. Die meisten E-Mail-Anbieter stellen bereits vorkonfigurierte Spamfilter bereit. Es lohnt sich jedoch, diese weiter zu verbessern, indem unerwünschte E-Mails vom Benutzer nicht einfach gelöscht, sondern auch als Spam markiert werden. Hochwertige Software lernt anhand dieser Einstellungen selbstständig. In der Folge wird Ihr Postfach nur noch relevante Mails enthalten.

E-Mail-Vorlagen und Textbausteine

Gerade bei der Bearbeitung von Kundenanfragen gleichen sich Antworten. Haben Sie wiederkehrende Kommunikationsverläufe identifiziert, lohnt es sich, entsprechende Textbausteine oder E-Mail-Vorlagen anzulegen, um damit wertvolle Zeit einzusparen. Sofern Ihr E-Mail-Client Teil einer Business Software ist, verwenden Sie zusätzlich Variablen für Produkte, Artikelpreise oder Dienstleistungen. So werden Ihre Vorlagen immer die aktuellen Preise und Artikellisten enthalten.

Automatische Verknüpfung zu Personen, Kunden, Lieferanten oder Projekten

Kontext ist wichtig! Damit Sie schnell über alle wichtigen Informationen verfügen, lassen sich verschiedene Datenquellen in Ihren E-Mail-Workflow integrieren. Das E-Mail Management in einer CRM-Software bietet eine automatische Verknüpfung eingehender und ausgehender E-Mails zu vorhandenen Kundeninformationen. Dies sorgt dafür, dass Sie bei der Kommunikation mehr als nur die aktuelle Anfrage vor sich haben und Ihnen gleichzeitig alle wichtigen Details angezeigt werden. Ein Klick auf den Kunden und Sie sehen die lückenlose E-Mail-Kommunikation.

Individuelle Ordnerstruktur

Ordner können nicht nur auf dem Desktop für Ordnung sorgen. Auch im E-Mail-Programm kann eine durchdachte E-Mail-Ordnerstruktur für mehr Übersicht sorgen. Folgen Sie z.B. meinem Tipp, eingehende E-Mails zu kategorisieren (siehe oben)! Legen Sie dafür die entsprechenden Ordner an und verschieben Sie die E-Mails entsprechend ihrem Thema oder Inhalt an die richtige Stelle. Mithilfe der cleveren Kombination aus Schlagwörtern und E-Mail-Regeln lässt sich dieser Vorgang sogar teilautomatisieren.

Unterschiedliche Personalisierung

Um den E-Mail-Verkehr weiter zu filtern, sollten Ihre Nachrichten eine beziehungsabhängige Personalisierung enthalten. Geschäftliche Kontakte werden mit „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ angesprochen, während Bekannte mit einem „Hallo Herr/Frau“ begrüßt werden und private Nachrichten mit „Hi “ oder Ähnlichem beginnen. Diese Zuweisung kann eine hochwertige E-Mail-Management Software selbst erlernen. Genauso kann die Einstellung natürlich auf Kontakt- oder E-Mail-Ebene vorgenommen werden.

Suchfunktion

Wenn alle Ordnung einen nicht weiterbringt oder eine ältere Nachricht aufgefunden werden muss, hilft die Suchfunktion. Die meisten E-Mail-Programme bieten eine gute Volltextsuche, mit der sich auch in großen Postfächern die gewünschte Nachricht finden lässt.


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Frank Panser

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