Eigentlich läuft doch alles gut - Wie Organisationsentwicklung Prozesse besser gestaltet und Mitarbeiter zufriedener macht

veröffentlicht am 30. November 2016 in Digitalisierung  .
Happy - Alles gut im Unternehmen?

Abbildung: Happy - Alles gut im Unternehmen? | Photograph Josh-Felise - unsplash.comDurch unsere Aufgaben bei TecArt lernen wir Unternehmen auf den verschiedensten Ebenen kennen. Dies ist unerlässlich für eine gute Beratung und die Anpassung der Software auf die Unternehmensgegebenheiten. Früher oder später kommen wir dann auf das gefürchtete Wort "Geschäftsprozesse" und "Compliance". Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und sind wir ehrlich, es gibt immer einen inoffiziellen Weg, mit dem das Ziel schneller erreicht wird. Das dabei negative Konsequenzen aufgrund von Verstößen gegen die Compliance oder fehlender Dokumentation auftreten können, ignorieren wir gewissenhaft. So führt das regelmäßige Holen von Notizbüchern im Unternehmens-CI bei dem befreundeten Vertriebsassistenten zu  Panik beim Marketingleiter, weil seine Werbematerialien für die nächste Messe verschwinden. Kommunikation oder die Bereitstellung eines Kontingents von Hilfsmitteln für Mitarbeiter könnten helfen. Das Ziel der folgenden Zeilen ist das Bewusstsein für bestehende Abläufe zu schärfen und Schwierigkeiten zu erkennen. Besonders kurz vor Ende des Jahres lohnt sich ein Blick zurück.

Organisationsentwicklung: Ist das was zu essen? Oder doch wichtig für Unternehmen?

Organisationsentwicklung ist die Umsetzung von Strategien, welche das Ziel haben einen Wandel in der Organisationsstruktur bzw. Unternehmenskultur hin zu einer höheren Leistungsfähigkeit und besseren Entfaltungsmöglichkeiten der Mitarbeiter zu bewirken. Innovationen können nicht erzwungen werden, diese entstehen, wenn die Umwelt die Ideenerzeugung unterstützt. Ein frustrierter Angestellter wird seine Ideen nicht dem Unternehmen zur Verfügung stellen, sondern schauen wie er diese selbst umsetzen kann. Essen selbst kann man diese Strategie selbstverständlich nicht, aber sie kann zu Veranstaltungen, wie Mitarbeiterfrühstück oder gemeinsamen Weihnachtsmarktbesuchen, zur Verbesserung des Verhältnisses der Mitarbeiter untereinander führen. Dies führt zur höherem Verantwortungsbewusstsein innerhalb des Unternehmens. So werden Ideen und Verbesserungsvorschläge schneller und selbstbewusster anderen präsentiert. Auf diese Weise profitiert das Unternehmen sowie die Mitarbeiter, durch die dadurch gewonnenen Inventionen.

Prozesse entwickeln: Wo fange ich am besten an?

Interne Know how Quellen nutzen.

Am einfachsten ist es bei bekannten Problemen anzufangen und einen externen Berater zu beauftragen. Dieser beleuchtet, je nach Methodenkasten, alle Hierarchieebenen des Unternehmens, führt Interviews, fordert Meetings ein und dokumentiert. Der Prozess ist langwierig. Schnelle Ergebnisse für das gesamte Unternehmen gibt es nicht, aber der Prozess kann das Unternehmensklima deutlich verbessern. Mitarbeiter können offen Probleme ansprechen bzw. zeigen, mit welchen Herausforderungen sie tagtäglich konfrontiert sind. Dies ist natürlich bei einem Externen leichter als beim Vorgesetzten. Ohne Berater ist ein guter Ansatzpunkt die jährlichen Feedbackgespräche. Viele Unternehmen führen diese sehr frei, aber ich persönlich würde zu strukturierten Interviews mit offener Fragestellung tendieren. Dadurch haben Sie einen Leitfaden und es können vergleichbare Aussagen getroffen werden. Empfehlenswert ist außerdem einen Mitarbeiter des Personalmanagements oder des Betriebsrates dabei zu haben, der Aussagen dokumentiert. Alternativ könnte das Gespräch auch aufgezeichnet werden, vorausgesetzt der Mitarbeiter stimmt zu. Vorteil der Aufzeichnung ist, dass Ihnen kein Detail entgeht, was der Mitarbeiter zu sagen hat. Herrscht allerdings ein Klima der Angst, so wird der Mitarbeiter Ihnen keine Probleme nennen und das Gespräch sehr kurz halten.

Nach ISO 27001 Standard im Qualitätsmanagement arbeiten.

Ein weiterer Weg ist die Identifizierung von Risiken im Unternehmen. Dieser Ansatz stammt aus derISO 27001 Zertifizierung. Im Rahmen des Qualitätsmanagements wird eine Datenbank mit Prozessbeschreibungen und Verhaltensweisen aufgebaut. Diese Anleitung vermittelt den Mitarbeitern Sicherheit in dem was sie tun und wie sie es tun. Dass diese Prozesse überwacht, geprüft und verbessert werden müssen, ist nicht nur Aufgabe der QM-Abteilung, sondern auch jedes einzelnen Mitarbeiters. Auch hilft die Dokumentation von Prozessen Synergien im Unternehmen zu finden. So gab es in einem deutschen Industrieunternehmen verschiedene Abteilungen an unterschiedlichen Standorten, die das gleiche, in diesem Fall Autolacke, herstellte, aber nichts voneinander wussten. Die Erfahrungen wurden ausgetauscht, das Rezept verbessert und ein größeres Produktportfolio geschaffen.

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Wie wichtig sind Innovationen im Mittelstand?

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So gestaltet Organisationsentwicklung Prozesse besser und macht Mitarbeiter zufriedener

Buch "Happy Orga"

Beseitigen Sie inoffizielle und ineffiziente Unternehmensprozesse negative Konsequenzen für das Unternehmen zu vermeiden.

Die 4 typischen Hindernisse im Unternehmen kennen und beseitigen.

  1. "Aber das haben wir schon immer so gemacht" /"Never change a running system"  - Ein wenig Wahrheit steckt hier schon drin, entwaffnen können Sie denjenigen aber mit einem Beispiel aus seinem Bereich. Also verzichten Sie bitte auf Antworten wie "Ohne Fortschritt würden wir immer noch am Feuer sitzen und in Höhlen wohnen." Das führt lediglich zu einer Verhärtung der Fronten. Bei einem/r kaufmännischen Assistent/in könnte darauf verwiesen werden, dass die Einführung des kabellosen Headsets zu mehr Bewegungsfreiheit und schnellerer Reaktionen geführt hat. Der Prozess wurde nur minimal geändert, führte aber zu höherer Effizienz und Zufriedenheit.
  2. "Das bringt doch eh nichts" - Ursache für diese Einstellung können Hierarchieprobleme sein. Fragen Sie nach, wie diese Meinung entstanden ist und was er tun würde. Hilfreich kann es sein, die eigenen Ziele zu verdeutlichen oder ein eigenes Bespiel anführen, was im Unternehmen nicht so gut gelaufen ist, welches aber nach einem Gespräch besser geworden ist. Um beim oberen Beispiel zu bleiben: der kaufmännische Angestellte ist oft im Haus unterwegs aufgrund von Vorbereitungen, sodass dieser immer zu spät zum Telefon kam oder einfach nicht erreichbar ist. Durch die hohe Reichweite des kabellosen Headsets können Unterlagen im Archiv sortiert werden und gleichzeitig Fragen zu Verträgen beantwortet werden.
  3. "Und wann arbeiten wir mal?" / "Dafür habe ich keine Ressourcen" - Dies hört man oft von Mitarbeitern in Führungspositionen. Wenn Prozesse klar strukturiert und aktuell sind, können Ressourcen besser eingeschätzt und genutzt werden. Dies entspannt nicht nur den Vorgesetzten. Wenn die Mitarbeiter mehrmals am Tag nachfragen müssen, wie der nächste Arbeitsschritt aussieht und den Vorgesetzten damit aus seiner eigentlichen Aufgabe reißt, entstehen Zeiten, die wir genervt abtun. Aber auf die Idee die Arbeitsschritte vorher zu beschreiben und mitzuteilen, kommen die wenigsten.
  4. "Auf so eine Idee kann ja nur die Geschäftsleitung kommen" - Die Sinnhaftigkeit von Prozessen und Änderungen wird als schnelllebige Idee abgetan. Hier hilft es, dass die Geschäftsleitung die Wichtigkeit im gesamten Unternehmen und die Ziele hervorhebt, die erreicht werden sollen. Im nächsten Schritt, sollten Sie wieder positive Beispiele nennen, die eine offene Kommunikation hervorgebracht hat.

Wissen sammeln und transparent verfügbar machen.

Bei ISO Zertifizierungen ist eine der wichtigsten Aufgaben die strukturierte Dokumentation der Prozesse und Lösungswege. Gerade in unserem digitalen Zeitalter ist die Papiersammlung zu den Unternehmensprozessen in einem bis vielen Ordnern überholt. Die Integration diesen Wissens in die bestehende Intranet- oder CRM-Lösung bietet sich gerade zu an. So können Prozesse über ein firmeneigenes Forum kommuniziert werden und das Dokument in der gemeinsamen Datenbank abgelegt werden. Natürlich können auch mehrere Dokumente für die unterschiedlichen Arbeitsbereiche existieren. Weiterhin bietet es sich auch anfreie Wikisoftwareoder Wordpresszu Ihrer Wissensdatenbank umzufunktionieren. Vorteil dabei ist die bessere Durchsuchbarkeit und die schnellere Verlinkung, als bei einem 500-seitigen Word- oder PDF-Dokument. Darüberhinaus können Mitarbeiter durchaus schwierige Einträge in Redaktionssystemen für sich abspeichern als Worddokument bearbeiten. So stellen Sie sicher, dass immer die aktuelle Arbeitsanweisung existiert. Wichtig ist, egal für welche Darstellungsmethode Sie sich entscheiden, achten Sie zum einen auf eine einheitliche Darstellungsweise und zum anderen auf die Aktualität und Verbreitung der Informationen. Bei der Darstellung sollten Sie immer die gleiche Struktur und Farben nutzen. Wir gewöhnen uns an den Aufbau und können so schneller die wichtigen Informationen erfassen. Die Aktualität ist  die Grundlage für effiziente Arbeitswege, so kann der Wegfall eines Prozessschritts eine Beschleunigung bedeuten, aber wenn es keiner weiß, wird die Kollegin oder der Kollege weiterhin mit einer Aufgabe belastet wofür keine Zuständigkeit mehr besteht. Daher müssen Änderungen über den E-Mail Verteiler, die Vorgesetzten, die Infotafel auf dem Startbildschirm oder über das Forum kommuniziert werden.

Fazit

Ein Unternehmen entwickelt sich weiter, ob man will oder nicht. Wichtig ist, die Führung zu behalten und einen Großteil der Mitarbeiter an Bord zu haben, sodass auf Änderungen im Markt reagiert werden kann. Ohne Schmerz geht es natürlich nicht, aber auch dies ist ein Lernprozess und offene Kommunikation führt zu Verständnis und Unterstützung. "Schließlich kann nur kommunizierenden Menschen geholfen werden."

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Cornelia Herre

Hier bei TecArt bin ich für das Innovationsmanagement, die Informationssicherheit und den Datenschutz verantwortlich. Als gelernte Fachinformatikerin und studierte Organisations- und Personalentwicklerin (M.A.) vereine ich zwei Wissenwelten, die mir meine tägliche Arbeit erleichtern. Für interne und externe Forschungsvorhaben finde ich schnell geeignete Szenarien in den Bereichen Cloud-Computing, Mixed-Reality, Industrie und Arbeit 4.0. Als TÜV-zertifizierte Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheitsbeauftragte der TecArt kümmere ich mich u.a. um die Themen DSGVO und Datensicherheit.

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