Einsparungspotential mit E-Billing und E-Invoicing

veröffentlicht am 01. September 2016 in Software  .
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Wenn es um Finanzangelegenheiten geht, wird in hohem Maße auf Genauigkeit und Exaktheit der Angaben Wert gelegt. Eine Vielzahl an Gesetzten schafft hier den Rahmen und den Handlungsspielraum für Unternehmen. 2011 wurde hier ein weiteres Gesetz erlassen, was den elektronischen Versand von Rechnungen regelt. Dieses Gesetz schafft klare Regeln für das handling von elektronischen Rechnungen und soll bis 2018 auf die gesamte EU erweitert werden. E-Billing Lösungen bieten sich als effiziente Lösunge an, um die Rechnungslegung im eigenen Unternehmen transparent zu gestalten sowie systematische zu strukturieren und zu digitalisieren.

2-6 Augenprinzip im digitalen Workflow

E-Billing (elektronische Rechnung) bzw. E-Invoicing (elektronisches in Rechnung stellen), entspricht der digitalisierten Übertragung von Dokumenten, wie Rech- nungen, Abrechnungen und ähnlichen Unterlagen von einem Unternehmen an seine Kunden und andere Empfänger. Dabei können Kosten gespart und die Qualität erhöht werden. Das 2-bis 6- Augenprinzip kann als Workflow angelegt werden. Damit sind die Verantwortlichen und Beteiligten von Anfang an festgelegt. Mehrere interne  Prüfungsinstanzen zum Erstellen, Prüfen und Versenden von Rechnungen können ganz automatisch durchlaufen werden.

Steuervereinfachungsgesetzt

Bereits 2011 wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz die elektronische  Rechnung der Papierrechnung  gleichgestellt, indem die bis dahin  geltenden  rechtlichen  Bestimmungen deutlich reduziert wurden. Ab 2014 bestand in Österreich sogar eine  Verpflichtung, Rechnungen an  Bundesstellen (Bundeministerien,  Zollämter etc.) nur noch in elektronischer Form zu übermitteln. Drei Monate später wurde vom europäischen Parlament weiterhin über die elektronische Rechnungslegung bei öffentlichen Aufträgen entschieden. Bis Ende 2018 soll die Rechnungslegung für Lieferanten an öffentliche Stellen dann auch EU-weit elektronisch erfolgen. Kurzum: ein Großteil der elektronischen Rechnungsstellung ist bereits gesetzlich geregelt und wird auch in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden. E-Billing bzw. E-Invoicing vereinfacht dabei viele Vorgänge, spart Papier, Geld und Zeit. Damit alle vom  E-Invoicing profitieren, müssen  kosteneffiziente und  anwenderfreundliche  Systeme her.

Diese gesetzlichen Bestimmungen kommen dabei Unternehmen, die darüber hinaus auch ihre Produktivität verbessern und Kosten senken wollen, gleichwohl entge- gen. Bereits 2015 wurde die digitale Form der Rechnungslegung verstärkt eingesetzt, womit knapp 80% der Verarbeitungs- und Prozesskosten eingespart werden konnten.

Papierloses Büro und Mehrwerte der Digitalisierung

Auf dem Weg zum papierlosen Büro führt kein Weg an der Digitalisierung und der dadurch möglichen Integration  papierloser Prozesse vorbei. Produktiver, transparenter und wirtschaftlicher sind die Zauberworte und vor allem für KMU´s mit  begrenzten Ressourcen attraktiv. Dabei ist die e lektronische Rechnungslegung nur ein Schritt in Richtung schlanke und e ffiziente Prozesse - aber ein kleiner Schritt, mit  großer Wirkung! Die elektronische Rechnungsstellung bringt Vorteile wie Zuverlässigkeit, Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und  Effizienz – Vorteile, die die traditionellen und manuellen  Rechnungsprozesse aushebeln.

Vorteile auf einem Blick

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Schnellerer Rechnungsversand verringert die  Kapitalbindung

Der beschleunigte Rechnungsausgang erhöht die Liquidität. Zahlungs erinnerung, Rechnungen und Mahnungen werden auto- matisch und pünktlich zugestellt. So wird das Risiko für Zahlungs- ausfälle oder Zahlungsstörungen verringert. Zudem ist mit  pünktlicheren Geldeingängen zu rechnen.

Optimiertes Rechnungsmanagement

Generieren Sie Ihren eigenen Workflow durch automatisierte,  sichere und systematische Rechnungslegung. So bleiben alle Schritte von der Rechnungslegung, der Prüfung, dem Versand und der Erhalt übersichtlich und nachvollziehbar.

Fehlervermeidung und Administrationskosten  senken

Versenden Sie Ihre Rechnungen gemäß den deutschen Sicherheits- vorschriften und nach anerkanntem EU-weitem Standard. Unter Einhaltung aller relevanten Gesetze erfolgen mit E-Billing eine rechtskonforme Rechnungsstellung und die rechtssichere Archi- vierung automatisch. Die Verzögerung des Zahlungsziels aufgrund von formalen Fehlern wird vermieden.

Transparenz von Cashflow, Inkasso und  Rechnungsfreigabe verbessern

Mit der modernen und umweltfreundlichen Lösung gestalten Sie Ihre Rechnungsvorgänge transparent und zeigen gegenüber dem Kunden Vertrauenswürdigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Fortschritt. Dank einer automatischen und übersichtlichen Dokumentation aller Ein- und Ausgangsrechnungen haben Sie alle Transaktionen im Blick und können diese bspw. in Verbindung mit einer Unternehmenssoftware dem entsprechenden Kunden oder Projekt direkt zuweisen.

Kosteneinsparung innerhalb der Rechnungskette

Senken Sie Ihre Prozesskosten bis zu 80%, durch Kostenersparnisse bei Material-, Druck- und Portokosten.

Nutzen von Supply Chain Management

Besonders im produzierenden Gewerbe werden Prozess kosten durch eine durchgängige Supply Chain gesenkt. Anbieter, wie  Siemens, haben feste Standards für Bestell-, Auftrags- und  Rechnungsformulare. Ohne diese Standards ist keine Integration in die Supply Chain möglich.

Reduzierter Papier- und Energieverbrauch

Wickeln Sie die Transaktionsbearbeitung ganz ohne Medien- brüche ab und sparen Sie unnötige Material-, Beschaffungs-, Lager haltungs- und Archivkosten. Auch die Umwelt wird Ihnen die ressourcenschonende und energieeffiziente Rechnungslegung danken.

Verbesserung der Geschäftsbeziehungen

Nicht nur für den öffentlichen Sektor sind die elektronischen  Rechnungen verpflichtend, auch viele andere Lieferanten und Kunden verl angen inzwischen die digitale Rechnung. Viele Kunden und  Lieferanten nutzen die Möglichkeiten der automatisierten Rechnungs prozesse. Können Unternehmen die Anforderungen an E-Billing und E-Invoicing erfüllen, stärken sie die bestehende  Geschäftsbeziehung.

Gewappnet für die Zukunft

Gesetzliche Richtlinien geben vor, dass bis 2018 alle öffentlichen Auftraggeber ihre Rechnungslegung elektronisch abwickeln  müssen. Somit macht eine frühzeitige Umstellung auch aus Sicht des Gesetzgebers Sinn.  

Einsparpotential für KMU

Trotz gesetzlicher Bestimmungen und einer Vielzahl an V orteilen für elektronische Rechnungslösungen verrät der Blick in die  Realität, dass bisher nur 27% der deutschen Unternehmen diese nutzen. Europaweit sind es sogar nur ein Viertel aller Unternehmen, die E-Billing effektiv einsetzen. Dabei sei erwähnt, dass bei diesen 25% E-Billing eingesetzt, aber nicht der komplette Rechnungs- prozess digital gehandhabt wird. Archivierung oder Freizeichnung erfolgt weiterhin weitestgehend auf Papier. Doch, durch die Unterb rechung der digitalen Bearbeitungskette entstehen nicht nur zusätzliche Kosten, hinsichtlich personellen, technischen und logistischen Aufwänden, auch das Fehlerpotential steigt.

Einsparpotential-KMU-Grafik

Der Mehrwert  für Unternehmen,  insbesondere für KMU, liegt dabei nicht nur in der Sicherung eines strukturierten und nachvollziehbaren Zahlungswegs, sondern sie können auch mit den großen  Konzernen Schritt halten. Spezielle, für diese Zielg ruppe zugeschnittene und kosteng ünstige Lösungen, ermöglichen auch kleineren U nternehmen ihre Prozesse zu  digitalisieren.  

Es werden zunehmend flexible Lösungen gefordert, die neben dem Zahlungsverkehr auch alle anderen Geschäftsprozesse digital abbilden können und jederzeit erweiterbar sind.

Fazit

KMU sind darauf angewiesen, dass die  digitalen Rechnungsprozesse, allen voran die Prüfung und Genehmigung von Lieferanten- rechnungen, optimal funktionieren. E-Billing Lösungen bieten hier neben gesetzeskonformen Abläufen, integrierten Workflows, verschiedenen Prüfverfahren und automatismen - Erleichterung, Sicherheit und Einsparungspotentiale mit sich.

Die automatisierte Erstellung sowie der Versand von  Rechnungen erlauben KMU den Versand genauer und aktueller Rechnungen, was ihnen mehr Kontrolle im  Zahlungsprozess ermöglicht.

Weitere Steuergesetzerweiterungen bis 2018  fordern Unternehmen und Technologieanbieter auf, Schritt zu halten, um sämtliche Entwicklungsmöglichkeiten moderner Finanztechnologie zu erkennen und umzusetzen.

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Autoreninfo

Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.