Geregelte Verschlusssache: Das Ende Ihres Passwort-Dschungels

veröffentlicht am 15. April 2019 in Tipps & Tricks  .
Vorhängeschloss am Tor eines Maschendrahtzauns

Foto: John Salvino auf Unsplash

Verwalten Sie Passwörter ab sofort direkt an Ort und Stelle - in Ihren Kontakten und Projekten!

Künftig sparen Sie Zeit für alle Mitarbeiter und erhöhen die IT-Sicherheit. Warum? Zugangsdaten zu separaten Systemen und Portalen (wie z.B. von Lieferanten oder Projekten) sind für alle Beteiligten an einem zentralen Ort hinterlegt. Sie befinden sich nur einen winzigen Klick entfernt, direkt in Ihren Kontakten (z.B. von Lieferanten oder Medienpartnern) oder in Ihren konkreten Projekten.

Sie gehören garantiert nicht mehr zu den 28%, die Ihre Passwörter noch handschriftlich auf einem herkömmlichen Zettel notieren!* Entweder sichern Sie diese mit einem Passwortmanager (wie KeyPass oder LastPass) oder Sie nutzen unser Zusatz-Modul Accounts. Doch bei all diesen Lösungen bleibt eines nach wie vor auf der Strecke: Eine unternehmensbezogene Nutzungsweise mit...

  • Zugang zu Lieferanten-Portalen für Bestellungen
  • Logins der Support-Ticketsysteme Ihrer Softwarelieferanten
  • Accounts von Ihren Partnern für Info- und Materialbeschreibungen
  • Zugang zu eingesetzten Software-Lösungen in Projekten

Ihre Mitarbeiter oder Kollegen benötigen die Passwörter direkt im Kontakt oder Projekt. Zusätzlich muss der Administrator jedoch alle Passwörter zentral verwalten. Nur so entgehen Sie dem erhobenem Zeigefinger der Datenschutzbehörden. Was privat mit einem Passwortmanager kein Problem darstellt, wird im Unternehmensalltag schnell zur K2-Expedition. Sofern Sie Ihre Sicherheit und den Schutz von Betriebsgeheimnissen ernst nehmen, statt eine "Man-müsste-mal-Agenda" an den Tag zu legen.

Handeln Sie also besser nach dem Datenschutz-Codex! Geben Sie Ihren Mitarbeitern nur die Passwörter an die Hand, die sie zum erfolgreichen Abschließen ihrer Aufgaben auch benötigen! Doch wie kann das konkret aussehen?

Wagen wir einen Lauschangriff im Marketing-Büro!

Der Chef eilt beeindruckt in die Marketing-Abteilung. Er hält einen matt schwarz schimmernden Kugelschreiber hoch, dem ihm gerade erst sein Bankberater in die Hand gedrückt hat. Blitzschnell greift er zum erstbesten Block auf dem Schreibtisch von Martina Marketing und kritzelt seine Unterschrift drauf. Er verlässt den Raum so fix wie er hereingestürmt war mit den hallenden Worten: "Endlich mal ein Stift, mit dem ich gern schreibe. So Einen will ich auch für uns."

Statt aufgeregt alle gesammelten Werbekataloge der letzten 6 Monate herauszusuchen und zu überlegen, welche davon bereits als Lieferanten vermerkt sind, geht Martina einfach in Ihr TecArt System. Sie ruft ihre Kontakte auf und filtert nach Lieferanten für Werbematerialien. Nachdem sie den Lieferantenkontakt geöffnet hat, entdeckt Martina den neuen Reiter "Accounts". Hier sind die Zugangsdaten zu genau diesem Werbemittelanbieter hinterlegt. So kommt sie in Windeseile in den Online-Shop und welch ein Glück: Hier ist auch schon der bestaunte Kugelschreiber! Ein kurzer Augenschwenk und schon liest Martina Marketing den Lieferantenpreis. Der Chef stimmt natürlich promt der benötigten Stückzahl zu und zack, liegt die Aufgabe auch schon beim Auftragsmanagement. Glücklicherweise sehen die Kollegen hier sofort die Zugangsdaten und ersparen Martina lästige Rückfragen, z.B. nach dem Passwort. Es läuft besser als "hingeschmiert"!

So etwas meistert Ihr TecArt System mit Leichtigkeit!

Sie können ab sofort in allen Kontakten und Projekten Ihres TecArt Systems individuell benötigte Zugangsdaten hinterlegen. Der Zugang sowie die Bearbeitung und Verknüpfung einzelner Passwörter der Accounts wird über ausgeklügelte Gruppen und die detaillierte Rechteverwaltung administriert. Der Administrator kann alle bestehenden Passwörter direkt über das Modul Accounts mit den jeweiligen Kontakten und Projekten verknüpfen. Zusätzlich ist es jedem Nutzer möglich, seine eigenen Passwörter zu verknüpfen. Es besteht auch die Option, direkt im Kontakt oder Projekt einen neuen Account samt Passwort anzulegen.

Best Practice Anleitung für Ihre Accountverwaltung

Voraussetzung für diesen "Anwenderkick" ist das Zusatz-Modul Accounts. Dieses können Sie problemlos ab 2,50€ pro Nutzer im Monat buchen. Etabliert es sich in Ihrem Arbeitsalltag nicht, steht es Ihnen offen, monatlich zu kündigen. Um die Einstellungen vorzunehmen, benötigen Sie Administratoren-Rechte bzw. die Zuarbeit Ihres TecArt Administrators. Für die Umsetzung ist zusätzlich der Überblick Ihrer Gruppen- und Rechteverwaltung erforderlich.

1. Modul Accounts für Mitarbeiter aktivieren

Screenshot Accounts für alle Mitarbeiter aktivieren im TecArt CRM

Screenshot: Accounts für alle Mitarbeiter aktivieren
Aktivieren Sie das Modul für alle Mitarbeiter über Administration > Benutzer! Wählen Sie den Ordner Gruppen : Systemrechte : SYS Alle Mitarbeiter über den TAB Zugriffsliste und aktivieren Sie die Checkbox für Accounts im Bereich Allgemeine Zugriffsrechte! Jetzt sehen Ihre Mitarbeiter die Accounts in der Hauptnavigation im TecArt System. Je nach persönlichen Einstellungen, kann sich das Modul auch unter Erweitert befinden.

2. Zugriff für Mitarbeiter aktivieren

Screenshot Accounts Zugriff für Mitarbeiter aktivieren im TecArt CRM

Screenshot: Zugriff für Mitarbeiter aktivieren
Erstellen Sie ein Gruppe Accounts und übernehmen die Mitarbeiter die künftig Zugang zum Modul benötigen. Klicken Sie Administration > Benutzer und wählen den Order Gruppen : Systemrechte. Erstellen Sie eine Gruppe Accounts sofern noch nicht vorhanden. Im TAB Zugriffsrechte können Sie nun die Mitarbeiter aktivieren, die künftig mit Passwörter und Accounts arbeiten sollen.

3. Lese & Schreibrechte für Mitarbeiter definieren

Screenshot Zugrifflisten für Accounts im TecArt CRM

Screenshot: Zugrifflisten für Accounts
Erstellen Sie eine Zugriffsliste für das Modul! Am besten benennen Sie diese Accounts Allgemein. Weisen Sie die Gruppe Accounts zu. Jetzt definieren Sie die Rechte über die Checkboxen für Lesen, Bearbeiten und Löschen! Diese Zugriffsliste verwenden Sie als Standzugriffsliste für das Modul Accounts. Zugriffslisten rufen Sie über Administration > System auf. Dann wählen Sie den Tab Zugriffslisten. Die genaue Anleitung dazu gibt es im Handbuch.

4. Standardzugriffsliste für das Modul Accounts einstellen

Screenshot Standardzugriffsliste für Accounts festlegen im TecArt CRM

Screenshot: Standardzugriffsliste für Accounts festlegen
Jetzt müssen Sie die zuvor erstellte Zugriffsliste auf das Modul anwenden. Dazu gehen Sie über Administration > Module auf den Tab Accounts und kopieren die Rechte aus der zuvor erstellten Zugriffsliste. So stellen Sie sicher, dass auch bei neu angelegten Passwörtern immer der Zugang gewährt wird. Ohne diese Einstellung kann es vorkommen, dass der Zugriff auf das neue Passwort nicht möglich ist. Dann hat der Mitarbeiter vergessen, die individuellen Zugriffseinstellungen anzulegen.

Quellen:
*Statista.com: Was ist Ihre bevorzugte Methode, die notwendige Menge an Passwörtern zu verwalten? (aufgerufen am 29.03.2019)


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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