Was ist eine ERP-Software? Vorteile, Funktionen & Kosten

ERP – eine Software für alle Branchen

Die Frage, ab wann sich ein ERP-System für Unternehmen lohnt, ist rasch beantwortet: sofort. Denn wo Geschäftsprozesse anfallen, sorgt eine ERP-Software für deren effizientere Abwicklung. Es wird viel darüber gefachsimpelt, doch ob der Nutzen durch den Einsatz von Standards oder speziell zugeschnittener Software größer ist, hängt stark vom Volumen und planbarer Relevanz ab. Wie immer die individuelle Situation aussehen mag, eines haben alle Unternehmen auf der Suche nach der passenden ERP-Software gemeinsam: ihr Kunde ist König! Und dieser Tatsache möchte man mit der Schaffung optimalster Voraussetzungen gerecht werden.

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Was heißt ERP?

Hinter dem Begriff Enterprise Resource Planning (ERP) versteckt sich eine betriebswirtschaftliche Software-Lösung zur effektiven Steuerung von unterschiedlichen Geschäftsprozessen. Durch sie können die Ressourcen eines Unternehmens optimal verwaltet und koordiniert werden. Ob Personal, Kapital oder Produktionsmittel – ein ERP-System ist für jeden Teilbereich anwendbar und ermöglicht die Einrichtung einer zentralen Schnittstelle zur Zusammenführung aller Daten. Dieser digitale Informationskanal entwickelt sich zum wahren Segen für die Management-Etagen. Denn die Verantwortlichen haben mithilfe einer ERP-Software per Knopfdruck alle Details sofort im Blick.

Was ist eine ERP-Software und wozu wird sie verwendet?

Wie vielseitig ein strategisch abgestimmtes ERP System sein kann, drückt sich ohne jeden Zweifel in guten Unternehmenszahlen aus. Sämtliche Kernprozesse aus den Bereichen Produktion, Warenwirtschaft, Beschaffung, Logistik und Vertrieb werden mithilfe von gezielt ausgerichteter ERP-Software digital unterstützt. Unternehmensbereiche wie Controlling, Marketing, Rechnungswesen oder Personalwesen lassen sich auch spezifisch über eine Enterprise Resource Panning Software steuern. Da jede einzelne Abteilung über eine zentrale Datenbank miteinander verbunden ist, werden Prozessplanungen über alle Unternehmensebenen möglich. Die Anzahl der involvierten Mitarbeiter sowie die Größe des Betriebes spielen dabei eher eine untergeordnete Rolle.

ERP ist eines von vielen Synonymen für die Verbesserung der Arbeitswelt. Analog war gestern – heute kommuniziert jeder mit jedem und das möglichst gleichzeitig. Die verschiedenen Tools machen jedes Projektmanagement wesentlich einfacher und Abläufe bleiben stets kontrollierbar als auch übersichtlich. Unnötige Mehrarbeit und Fehlerquellen können ausgeschlossen sowie unverhältnismäßige Kosten bereits im Vorfeld vermieden werden.

Welche Vorteile hat das ERP-System für Unternehmen?

Mit einem implementierten ERP-System wird alles besser. Es spart Zeit und Geld. Unternehmen sind in der Lage, produktiver und effizienter zu arbeiten. Denn für die Verwendung einer ERP-Software ist lediglich eine einzige Datenbank erforderlich. Alle Unternehmensbereiche benötigen die identische Basis zur Übermittlung jeglicher Information. Auf dieser Kommunikationsebene lassen sich Kosten punktgenau kalkulieren und Aufwendung für die gesamte IT-Architektur drastisch senken. Am Prozess beteiligte Mitarbeiter verfügen über einen permanenten Zugriff auf diese Datenbank, was die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen enorm vereinfacht.

Jeder Bearbeitungsschritt kann einfach nachvollzogen werden. Der Begriff „Prozessdenken“ erhält eine neue Dimension. Da alle internen Abläufe durch ERP automatisiert werden, fallen für Unternehmen wesentlich geringere Kosten an. Verantwortlich dafür sind verkürzte Bearbeitungszeiten, präzise Koordination und die rasche Eingriffsmöglichkeit bei auftretenden Problemen. Mitarbeiter können auf spontan eintreffende Kundenwünsche schnell reagieren und steigern gleichzeitig mit jedem zufriedenen Kunden die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Mit ERP gelingt digitale Zukunft: Technische, organisatorische und logistische Schnittstellen optimieren den Informationsfluss in Echtzeit und helfen rationalisierte Prozesse und eine reibungslose Kommunikation zu garantieren.

Wo kommt ERP zum Einsatz?

Die Software unterstützt alle notwendigen Unternehmensprozesse und ist in der Lage, von Projekten über Personalplanung, CRM und Reporting bis hin zum Controlling alle Vorgänge einheitlich abzubilden. IT-integrierte ERP-Software-Lösungen helfen ein Unternehmen ein Stück weit besser zu machen, während sich die Qualität der Geschäftsprozesse steigert und die Kosten abnehmen. Die einheitliche Transparenz spart Zeit, eliminiert Fehlerquellen, optimiert Abläufe und nutzt schlussendlich Ressourcen effizient.

Waren- und Materialwirtschaft

Durch ihre zentrale Steuerung werden alle Bewegungen von Waren und Produkten im System erfasst und statistisch ausgewertet. Ein wesentlicher Bestandteil des WaWi ist die Optimierung bereits bestehender Prozesse zur Entwicklung und Förderung unternehmerischer Gewinnmaximierung. Die wirkungsvolle Verbindung von Einzelbereichen und Abteilungen sorgt für ein zuverlässiges Bestell- und Einkaufswesen und reduziert unnötige Verluste als auch Überbestand.

Produktionsplanung und -steuerung

Kürzere Durchlaufzeiten und steigender Preisdruck sind hier die Hauptkriterien für den Einsatz eines ERP-Systems. Zur Leistungssteigerung und Kostenreduzierung werden wichtige Funktionen innerhalb dieses Bereiches verzahnt und mit einer einheitlichen Datenbasis versorgt. Die meisten Produkte bestehen aus vielen Einzelteilen, wodurch die Überprüfung von Stücklisten und eine termingerechte Produktionssteuerung notwendig wird.

Bedarfsermittlung und Materialbedarfsplanung

Dieser Bereich ist eng mit der Materialwirtschaft verbunden. Damit die Produktion nie zum Erliegen kommt, wird hier dafür gesorgt, dass immer die richtige Menge an Halbfabrikaten, Rohstoffen und Verpackungsmaterialien zur Verfügung steht. Am Ende sorgt ERP für die Kalkulation aller relevanten Kosten inklusive Lagerhaltung und Transport.

Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung

In diesem Segment erreicht die ERP-Software ihr Optimum. Sie sorgt für eine lückenlose Überwachung aller Geld- und Leistungsströme und bildet sowohl interne als auch externe Daten des Rechnungswesens ab. Als modulare Lösung kann sie zudem perfekt an die Betriebsgröße und Branche angepasst werden.

Controlling

Eine zentrale Funktion jedes Unternehmens bildet das Controlling. Hier werden sämtliche Koordinations- und Steuerungsaufgaben wahrgenommen. Neben den allgemeinen Finanzen gelangen alle Daten zur Beurteilung der finanziellen Lage in die Controlling-Abteilung. ERP liefert übersichtliche Informationen zur Liquidität, Wirtschaftlichkeit und Rentabilität ganzer Geschäftsprozesse. Die strategisch wichtige Software steuert detaillierte Analysen zu Risiken, Stärken und Schwächen eines Unternehmens bei.

Personalwirtschaft

Das HR-Management zählt zum Kerngeschäft jeder Unternehmensführung. Arbeitskräfte optimal einzusetzen und zu generieren, steht im Mittelpunkt. Zudem spielen im Personalwesen Mitarbeitermotivation, Weiterbildungsmaßnahmen durch Training oder Coaching sowie Neueinstellungen eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Betriebes.

Forschung und Entwicklung

Kostenintensive neue Technologien zu entwickeln und dafür verwertbare Resultate in ein Geschäftsmodell implementieren zu können, sichert die Zukunft und Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens. ERP bezieht materielle und ideelle Ressourcen mit ein, um alle Potenziale zu erkennen und diese bei der Planung zu berücksichtigen.

Vertrieb und Marketing

Stetiger Wettbewerbsdruck und die Abwägung strategisch wichtiger Prozesse sind die Triebfedern beider Bereiche. Dabei richten sich Marketingbotschaften direkt an potenzielle Käufer. Deren Inhalt allerdings wird durch ständige Analysen der Zielgruppen sowie deren Bedürfnissen erreicht. Mit ERP lassen sich Absätze steigern und die Kundenbindung wird optimal integriert.

Stammdatenverwaltung

Das Management von Kundenstammdaten ist die große Stärke eines ERP-Systems. Mit vollständigen Datenbeständen lassen sich alle Betriebsabläufe reibungslos planen. Vom Vertrieb über das Marketing bis zur Auftragsabwicklung bleiben Stammdatenbestände immer aktuell und enthalten wertvolle Zusatzinformationen für alle Abteilungen. Die zentrale Pflege macht kostenintensive Mehrfacheingaben überflüssig und verbessert nachhaltig die Datenqualität.

Stück- und Artikellisten

Eine komplette Zusammenfassung sämtlicher Einzelteile hilft vielseitige Produktionsprozesse optimal zu steuern. Alle Mengenangaben, die für die Produktion von Artikeln genötigt werden, finden in den Listen ihren Platz. Anwendergruppen wie Konstruktionsabteilungen, Fertigung, Lager oder das Ersatzteilwesen deklarieren ihre Positionen und schöpfen das Potenzial ordentlicher Daten zugunsten der Fertigungsabläufe vollständig aus.

Produktdatenmanagement

ERP sammelt in diesem Segment nicht nur technische Daten wie CAD-Dateien und Stücklisten, es berücksichtigt auch jene Statistiken, die aus dem Bereich der Vermarktung stammen und dem Informationsmanagement untergeordnet sind. Effiziente Produktzyklen oder wichtige Support-Zwecke erlangen hier perfekte Symbiosen.

Dokumentenmanagement

Unzählige Dokumente wie Rechnungen, Schriftverkehr, Faxe, E-Mails und Vertragsunterlagen werden mit diesem ERP-Modul effizient erfasst und stehen jedem Mitarbeiter digital zur Verfügung. So kann eine beliebige Suche nach bestimmten Kriterien erfolgen, ohne eine Daten-Verluststreuung von unterschiedlichen Abteilungen akzeptieren zu müssen.

ERP Software - Preise & Kosten

Prinzipiell gibt es zwei grundlegende Varianten, um eine ERP-Software zu betreiben: in der Cloud zur monatlichen Miete inkl. Hosting beim Anbieter oder via hauseigenen Server zum einmaligen Kaufpreis. Bei der Softwareeinführung stehen Unternehmen also stets vor der Frage, was für sie günstiger - im Sinne der reinen Kosten - und natürlich auch für sie individuell betrachtet wirklich passend ist. Während Letztgenanntes in einem kundenspezifischen Beratungsprozess geklärt wird, kann man sich die Kostenseite anhand eines Rechenbeispiels gut vor Augen führen.

Doch wie lassen sich Kosten und mögliche Rückschlüsse auf den ROI wirklich transparent berechnen? Nach dem Verfahren der "Total Cost of Ownership" (TCO) werden die Gesamtkosten des Softwarebetriebs berücksichtigt. Das Abrechnungsprinzip bezieht alle bei Investitionsgütern anfallende Kosten ein und versucht diese im Vorfeld gleichermaßen abzuschätzen. Zu den anfänglichen, reinen Anschaffungskosten eines ERP-Systems kommen also noch die weiteren Aspekte seiner späteren Nutzung hinzu. Diese scheinen auf den ersten Blick womöglich noch recht abstrakt, sind für die finale Kostenrechnung jedoch unabdingbar, denn sie identifizieren versteckte Kosten oder mögliche Kostentreiber bereits vorab. Die Kosten werden in 4 Bereiche unterteilt.

1. Vorprojekt

• IT-Infrastrukturanalyse
• Business Workshop
• Technischer Workshop

2. Hosting

• Cloud zum monatlicher Mietpreis inkl. Services
• Inhouse Server zum einmaligen Kaufpreis

3. Inbetriebnahme

• Backup-Server für Redundanz/Ausfallsicherheit
• Migration bestehender Daten aus Insellösungen
• Installation
• Grundeinrichtung
• Customizing
• Schulung

4. Laufender Betrieb

• Hardware Ersatz/Upgrade Speichermodule
• Server-Wartung
• Backup & Archivierung
• Support
• Help-Desk

Für den Betrieb von ERP fallen schlussendlich sowohl direkte als auch indirekte Kosten ins Gewicht. Anschließend bricht man diese herunter auf den für Software üblichen Abschreibungszeitraum von 5 Jahren. Heraus kommt die Summe für Cloud und Server-Software beim Betrieb von 5 Jahren. Doch am Beispiel erklärt es sich besser. Rechnen Sie es einfach mal durch!

Cloud vs. Server: TCO am Beispiel

Für unsere Beispielrechnung gehen wir von einem mittelständischen Dienstleister der ITK Branche mit 20 Mitarbeitern aus. Dieser hat noch kein ERP im Einsatz. Die bestehenden Daten sind über mehrere Insellösungen verteilt. Deshalb ist für den Migration von 2,5 Tagen auszugehen. Den Haupteil der Migration macht die Aufbereitung der CSV-Datei für den Datenimport aus. Als interner Kostensatz für die IT-Administration sind 45€ veranschlagt. Ein Vorprojekt ist nicht notwendig.

Abb. 01: TCO & ROI Rechnung für ERP Software eines mittelständisches Dienstleistungsunternehmen mit 20 Mitarbeitern

Den ROI von ERP Software berechnen

Zugegeben die Projektkosten für ein ERP-Projekt sind schnell ermittelt. Anders sieht es mit den Potenzialen bzw. dem Nutzen aus. Damit der Nutzen auch in Form des ROI berechnet werden kann muss dieser noch monetär ermittelt werden. Bei ERP-Software sind das meist Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerung. Die Ermittlung von Umsatz oder gar Gewinnzuwächsen ist sehr schwierig. Meist geht das nur rückblickend nach 12 oder gar mehr Monaten. Trotzdem ist die einfache ROI-Betrachtung eine sehr gute Entscheidungshilfe. Zur Ermittelung der Potenziale sind allerdings Workshops mit Consultants oder den Softwareherstellern notwendig. Im Workshop lassen sich Zeiteinsparungen durch Automatisierung ermittel und prognostizieren. Damit die Theorie anfassbar wird kommt hier ein Beispiel aus der Praxis.

Der einfache ROI am Beispiel

• mittelständischer Dienstleister
• 15 Mitarbeiter
• 127 Kunden

Aufgrund der TCO Rechnung fiel die Entscheidung für eine Serversoftware. Diese ist über den Abschreibungszeitraum von 5 Jahren um 40.230€ günstiger (s. Abb. 01). Im gemeinsamen Business Workshop wurden neue Prozesse für Vertrieb, Kundenservice und Buchhaltung entwickelt. Die Software unterstützt diese Abläufe mittels Workflows und einem automatisierten Rechnungsmanagement. So kommen in der Potenzialanalyse Zeiteinsparungen von 105 Minuten pro Kunde im Monat zu stande. Bei einem durchschnittlichen internen Kostensatz von 45€ ergeben sich über 5 Jahre 666.750€ Einsparungen. .

ROI = (600.075-119.497) / (119.497) = 4,02

Ist der ROI größer als 0 übersteigt das ermittelte Potenzial die Investitionskosten. Das heißt in 5 Jahren armotisiert sich die Software.

ERP-Software als Basis für die digitale Zukunft?

Ohne gut funktionierende ERP-Systeme ist die Industrie 4.0 dazu verdammt, ihre Dienste als dauerhafte Insellösung anzubieten. Im Kontext verbindet, filtert und klassifiziert ERP-Software Daten und gibt diese an nachgeordnete Systeme weiter. In einer perfekt agierenden Datendrehscheibe fungiert ERP demnach als Übersetzer. Es liefert Status, Prognosen, Analysen und Statistiken mit semantischen Informationen, um unternehmensintern sowie -übergreifend mithilfe der hinterlegten Geschäftslogik zu einem Interpretationsergebnis zu gelangen.

Welche Kriterien für das jeweilige ERP-Modul sprechen, ist maßgeblich von der Betriebsgröße, dem Modell und der Branche abhängig. Eine erfolgreiche Integration von ERP-Lösungen ist die Zukunft. Sie entscheidet letztendlich über Wettbewerbsvorteile, wie straffe Kostenstrukturen, effizientere HR-Ressourcen, optimierte Logistik und höhere Kundenzufriedenheit.