Viele Meinungen verderben das Unternehmen? – Setzen Sie Mitarbeiterbefragungen richtig ein!

veröffentlicht am 13. November 2017 in Tipps & Tricks  .

Die Abfrage der Mitarbeitermeinung gehört zu den beliebtesten Organisationsentwicklungs- bzw. Change Managementinstrumenten. Die Mitarbeiterbefragung dient dabei als Grundlage für eine anzustoßende Veränderung oder als Indikator für eine bereits durchgeführte Maßnahme. Auch kann diese wichtige Anhaltspunkte für das Employer Branding liefern. Im folgenden Beitrag möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick über das Instrument, Anwendungsmöglichkeiten und Umsetzung geben.

Rubgy Spieler ringen um den Ball

Meinungsaustausch in Unternehmen kann wie das Ringen um den Ball im Rubgy sein.

Werden Mitarbeiterbefragungen wirklich eingesetzt?

Im Prinzip gibt es kaum Unternehmen, in denen ein Mitarbeiter seine Meinung oder seine Probleme nicht kundtun kann. Ob dies nun in Form eines Personalgespräches, Kummerkastens oder eines strukturierten Fragebogens ist, liegt im Ermessen des Unternehmens. Wichtiger ist, was passiert mit der Information. Personalgespräch und Kummerkasten können einen individuellen Anlass für die Befragung des gesamten Unternehmens geben, z.B. wenn das Kantinenessen als ungenießbar empfunden wird, kann ein entsprechender Kundenmonitor mit 2 Button für eine gute oder schlechte Bewertung (wird u.a. bei H&M eingesetzt) aufgestellt oder ein kleiner Fragebogen ausgegeben werden.

Laut einer Studie von Kienbaum haben 70% der befragten Unternehmen bereits Mitarbeiterbefragungen durchgeführt. Davon finden 34% jährlich, 27% alle 2 Jahre und 26% in unregelmäßigen Zeitabständen statt. Als Gründe keine Befragungen durchzuführen, werden u.a. fehlende Ressourcen (34%), fehlende Notwendigkeit (31%), falscher Zeitpunkt (16%) oder fehlende Unternehmensgröße (10%) genannt. Dabei profitieren selbst kleinste Unternehmen durch den angeregten Meinungsaustausch, da verschiedene Perspektiven und Probleme benannt werden. Selbst wenn keine Probleme aufgeworfen werden, so wächst die Zugehörigkeit um Unternehmen und das Unternehmensklima verbessert sich.

Um den Einsatz der Ressourcen zu steuern, muss klar sein, was das Ziel der Befragung darstellt. Möchte die Organisation mehr über ihre Außenwirkung erfahren, so ist der Fragebogen komplexer als die Kantinenbewertung.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung und welche Ziele hat diese?

Erste Befragungen gab es bereits im 18. Jahrhundert. Dabei wurden Soldaten der preußischen Infanterie Soldaten (Conduitenlisten) nach der Stimmung in der Mannschaft befragt. U.a. erkundigte man sich danach, ob der Offizier ein Säufer sei und wie sein Führungsstil aussehe.

Klassisch wird eine Mitarbeiterbefragung als „jegliche Form einer systematischen Erhebung von Meinungen und Einstellungen von Beschäftigten eines Unternehmens oder einer Organisation zu arbeitsbezogenen Themen“ definiert. Meistens wird diese ausgeführt im Auftrag der Unternehmensleitung, der Personal- oder Projektabteilung. Im Rahmen der Unternehmensstrategie werden nach Meinungen, Erwartungen, Bedürfnissen und Einstellungen, sowie bedeutsamen Themen für die Zielerreichung des Unternehmens und Interessensgruppen gefragt. Dabei können bestimmte Zielgruppen, wie das Management, Auszubildende oder neueingestellte Arbeitnehmer, in den Fokus gesetzt werden. Zumeist findet die Befragung regelmäßig (alle 1 – 2 Jahre), freiwillig und anonym statt und die individuellen Einzelergebnisse werden zu Statistiken verdichtet, um so eine anonyme Auswertung und Ergebnisrückmeldung zu ermöglichen.

Ziele der Mitarbeiterbefragung können in 5 Bereiche eingeordnet werden:

  1. Messen (z.B. Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber),
  2. Einbindung (Übereinstimmung von Organisations- mit Mitarbeiterzielen),
  3. Erhöhung der Zufriedenheit (positive Mitarbeitermotivation durch Partizipation),
  4. Verbesserung der Leistung (bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungsebene) und
  5. strategisches Weiterkommen (Hinweise auf betriebliche Stärken und Verbesserungspotenziale als Grundlage für die Ableitung konkreter Maßnahmen)

Mit der richtigen Zielstellung können alle Bereiche abgedeckt werden. Erfahrungsgemäß liefern diese die konkretesten Ergebnisse.

Wofür werden Mitarbeiterbefragungen gebraucht?

Eingesetzt werden Mitarbeiterbefragungen für die Diagnostik, Intervention und Kommunikation. In der Diagnostik werden bspw. Arbeitsbezogene Einstellungen (Commitment), Meinungen (z.B. zum Weiterbildungsangebot) oder das Verhalten von Führungskräften analysiert. Im Bereich der Kontrolle kann bspw. das Verhalten einer Führungskraft oder von Mitarbeitern in einem bestimmten Arbeitsablauf geprüft werden. Auch zur Evaluation von Maßnahmen, wie für die Messung der Zufriedenheit nach Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements, kann eine Mitarbeiterbefragung eingesetzt werden. Jede dieser Befragungen ist gleichzeitig auch eine Intervention, da der Fokus auf einen bestimmten Bereich gelegt wird.

Die Ergebnisse bilden die Grundlage für die Planung eines Change Prozesses. Während der Durchführung eines Change Prozesses kann durch regelmässige Befragung der Mitarbeiter der Stand bzw. Fortschritt des Changes geprüft werden. Durch die Möglichkeit der Kommunikation werden Mitarbeiter aktiviert und motiviert, da diese ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Wünsche kundtun dürfen und ihnen die Abläufe und Ergebnisse transparent dargestellt werden können. Auch unterstützt das Instrument die Sozialisation in dem die Unternehmenskultur vermittelt wird.

Thematisch behandeln die meisten Mitarbeiterbefragungen:

  • Führung und Leadership
  • Information und Kommunikation im Unternehmen
  • Berufliche Weiterbildung
  • Gesundheitsmaßnahmen
  • Work-Life-Balance
  • Kollegen, Team und Arbeitsbedingungen
  • Commitment
  • Entgelt
  • Unternehmensimage und Außenwirkung

Und nun, wie setze ich das um?

In der Literatur finden sich verschiedene Stufenmodelle zur Umsetzung. Meist sind diese 5 oder 6 teilig, manchmal werden einzelne Schritte aber auch zusammengefasst.

1. Positionierung und Ziel
Die Positionierung sollte im Rahmen der Unternehmensstrategie und an entscheidenden Stellen im Unternehmen platziert werden. Besonders Schnittstellen und Verbindungen zum Change Management, Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung sollten herausgearbeitet werden. Weiterhin sollten Ziele auf Mitarbeiter-, Führungs- und Unternehmensebene definiert werden, sodass im nächsten Schritt eine klare Ausgangssituation geschaffen wird.
2. Planung
In der Planungsphase werden Inhalte, Ablauf, Zielgruppen, Umfang und das Projektteam im Rahmen des Grobkonzepts festgelegt. Wird dieses durch die Unternehmensleitung und den Führungskreis genehmigt, so kann das Detailkonzept erarbeitet werden. In diesem wird der Fragebogen konzipiert, Konzeption des Fragebogens, Auswertungsmodalitäten, Nachfeldprozess und Controllinginstrumente festgelegt. Weiterhin sollte ein Informations- und Kommunikationskonzept erstellt werden. Auch Pretests und Modifikationen der Detailplanung gehören zu dieser Phase. Das Kommunikationskonzept sollte die Phasen vor, während und nach der Befragung abdecken. Ziel ist möglichst viele Mitarbeiter zur Teilnahme zu motivieren. Dafür sollten die Prozesse und Auswertungen transparent dargestellt werden und auch Ableitungen daraus den Mitarbeitern präsentiert werden. In der Praxis kann eine Mitarbeiterbefragung zum Event werden mit eigenem Logo, Banner und auch Give-Aways.
3. Durchführung
Zumeist werden die Fragebögen ausgedruckt oder online bearbeitet. Viele Unternehmen räumen für die Bearbeitung einen eigenen Zeitslot ein, sodass keine Nachteile für den Mitarbeiter entstehen. Je nach Größe des Unternehmens können die Befragungen auch zeitversetzt durchgeführt werden.
4. Datenanalyse
Anhand der aufgenommenen Daten können mit Hilfe von Statistiktools entsprechende Auswertungen erstellt werden. Dabei ist es möglich Abhängigkeiten und Gemeinsamkeiten zu erkennen. Zum Beispiel, dass fehlt den 20 – 30-jährigen Mitarbeitern - eine vegane Alternative zum normalen Kantinenessen fehlt. Die Ergebnisse werden zuerst dem Projektteam und der Unternehmensleitung vorgestellt. Je nach Kommunikationskonzept erhalten bestimmte Abteilungen mehr oder weniger Informationen aus der Befragung.
5. Umsetzung
Die Umsetzungsphase wird meist als Change Prozess bezeichnet, da Ableitungen aus der Mitarbeiterbefragungen konkret in Maßnahmen übersetzt werden. Kann der Mitarbeiter keine Konsequenz aus der Befragung erkennen, so verschlechtern sich Wirksamkeit und Akzeptanz der Befragung und eine erneute Teilnahme könnte zu schlechteren Ergebnissen oder der Verweigerung führen.
6. Evaluierung
Meist erfolgt nach 1 bis 2 Jahren eine erneute Befragung der Mitarbeiter. Dabei werden besonders auf die Maßnahmen der zuvor ausgeführten Befragung wert gelegt. Aber auch neue Themenbereiche können abgehandelt werden.

Was sollte ich bei der Formulierung der Fragen und der Vorbereitung noch beachten?

  • Verlieren Sie das Ziel und ihre Strategie hinter der Befragung nicht aus den Augen. Viele Fragen liefern zwar viele Antworten, aber damit werden auch die Nerven des Befragten strapaziert und dies kann bei der nächsten Befragung zu einer ablehnenden Haltung führen.
  • Um die Akzeptanz für die Teilnahme zu steigern, verweisen Sie auf die anonyme Aufnahme der Antworten und die Auswertung, bspw. durch einen externen Berater. Darüber hinaus kann auch die Offenlegung der Ergebnisse und des Maßnahmenplans zur Steigerung der Teilnehmer führen. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass die Teilnahme eine Möglichkeit zur Verbesserung und Veränderung bietet. Dies unterstützt auch eine offene Unternehmenskultur.
  • Achten Sie bei der Fragenformulierung auf die Reliabilität (Zuverlässigkeit der Methode). Dies bedeutet, dass bei der Wiederholung der Messung unter denselben Bedingungen und denselben Gegenständen, dasselbe Ergebnis zustande kommt. So würde eine reliable Frage lauten: „Wie viele Kunden nutzen Ihren Service?“. Hingegen würde „Wie viele zufriedene Kunden haben Sie?“ zu unbestimmten Antworten führen, da Zufriedenheit unterschiedlich eingeschätzt werden kann. Prüfen Sie die Nutzung von wissenschaftlich fundierten Fragebögen hin auf Ihr Ziel, so können Sie sich einigen Aufwand ersparen.
  • Behalten Sie bei jeder Frage auch der Aufwand für die Auswertung im Auge. So müssen die Antworten von offenen Fragen, wie bspw. „Wie würden Sie die Ihnen bekannten Weiterentwicklungsmaßnahmen beurteilen?“, kodiert werden um Übereinstimmungen mit anderen Antwortbögen zu finden. Neben dem hohen Zeitaufwand, kann es dabei auch zu unterschiedlichen Einschätzungen kommen und das Ergebnis wird verzerrt. Vorgegebene Antworten, wie „Nachwuchsförderprogramm“ mit einer Skala von sehr gut bis mangelhaft, vereinfachen die Auswertung. Jedoch lassen sich dadurch wichtige Hinweise oder Zusammenhänge nicht erkennen. Daher sollte der angewendete Fragentyp stets geprüft werden.
  • Führen Sie einen Pre-Test durch. Dadurch können Sie Ihre Fragen und ggf. vorgegebenen Antworten auf ihre Verständlichkeit und Auswertbarkeit testen.

Fazit

Die Mitarbeiterbefragung ist ein nützliches Instrument, um wichtige Fragestellungen für die Strategieausrichtung zu klären, ein aktuelles Meinungsbild der Mitarbeiterschaft zu erstellen oder Probleme aufzudecken. Durch die hohe Skalierbarkeit ist dieses Instrument auch für kleine Unternehmen nutzbringend. Dabei sollten jedoch Umfang, Ziel, Strategie und Auswertung beachtet werden. Unpassende Fragen oder Formulierungen, eine hohe Anzahl an allgemeinen Fragen, fehlende Anonymität und unklare Anschlussmaßnahmen führen zu fehlender Akzeptanz der Mitarbeiterschaft, sodass bei der nächsten Befragung Probleme und Verbesserungsideen ungenannt bleiben.


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Cornelia Herre

Hier bei TecArt bin ich für das Innovationsmanagement verantwortlich. Als gelernte Fachinformatikerin und studierte Lehr-, Lern- und Trainingspsychologin vereine ich 2 Wissenwelten, die mir meine tägliche Arbeit stark erleichtern. Für interne und externe Forschungsvorhaben finde ich schnelle geeignete Szenarien in den Bereichen Cloud-Computing, Industrie 4.0 und Mixed-Reality.

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