Willkommen im TecArt-Teamflieger: Unser Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter/innen*

Lassen wir uns vom Begriff "Onboarding" im klassischem Sinne inspirieren. Wie sähe das wohl aus? Das Reiseziel wurde sorgfältig ausgewählt, alle notwendigen Dokumente sind unterzeichnet und das persönliche Gepäck des Passagiers ist gut verstaut. Wörtlich gemeint, kann die "Jobmaschine" abheben:

Willkommen an Bord unseres Fluges "NewJob2019" von Ihrer Haustür, direkt ins Traum-Unternehmen! Unsere Flugzeit beträgt hoffentlich lebenslänglich. Wir erwarten eine recht milde Wetterlage mit wenig windigen Böhen und ruckelnden Luftlöchern. Eine Schönwetter-Garantie geben wir nicht, doch Sie werden es an Bord super angenehm haben. Wir sorgen stets für frische Luft und ausreichend Verpflegung im Passagierraum. Geraten wir einmal in einen Sturm hinein, bewahren wir stets die Ruhe und sorgen für Ihre Sicherheit. Doch jetzt genießen Sie Ihren Flug und blicken Sie in die Weiten des Himmels!

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Prolog: Arbeitsmarkt und Mitarbeitergewinnung

Fachkräftemangel, demographischer Wandel, War for Talents - dies sind alles Schlagwörter, die die kritische Situation auf dem Arbeitsmarkt aus Unternehmersicht derzeit stark prägen. Der gut ausgebildete Arbeitnehmer hat heutzutage die Qual der Wahl. Waren früher Gehalt und Urlaub wesentlich für eine Stellenzusage, verlieren sie zunehmend an Bedeutung. Die essentiellen Entscheidungsfaktoren haben sich stark gewandelt. Nun zählen bei einer Jobabwägung besonders die Vereinbarkeit mit der Familie, dem Wohnort und dem damit verbundenen Lebensstil bzw. der Lebensqualität. Vor allem die Arbeitsaufgaben sowie Benefits für Mitarbeiter und das Unternehmensklima im Allgemeinen, rücken mehr und mehr in den Betrachtungsfokus. Eigentlich eine verständliche Entwicklung, denn jeder verbringt täglich viel Zeit im Job und da ist der Wohlfühlfaktor entscheidend.

Ist ein Unternehmen durch Stellenausschreibungen, Events, Headhunting, Facebook & Co. oder im privaten Freundeskreis der Angestellten fündig geworden? Und konnte der potenzielle Mitarbeiter durch die oben genannten Faktoren begeistert werden? Prima, doch nun muss sichergestellt werden, dass derjenige seine Arbeitskraft und sein Wissen dem Unternehmen auch langfristig zur Verfügung stellen will. Kurzum: Die Versprechen im Vorstellungsgespräch müssen eingehalten werden.

Deshalb folgt als erster Schritt nach der Vertragsunterzeichnung die konkrete Planung und Gestaltung der Einarbeitung. Und dies umfasst wesentlich mehr, als einen reinen Einarbeitungsplan. Das Schlagwort heißt "Onboarding"! Denn es geht genauso darum, den Mitarbeiter in seinem neuen Arbeitsumfeld sozial zu integrieren und ihn gezielt mit seinem Aufgabenbereich vertraut zu machen. Zu diesem Thema haben wir bereits den Artikel "Alle an Board! 9 Tipps für optimales Onboarding neuer Mitarbeiter" verfasst. Darin ist zu lesen:

• Was bedeutet der Begriff "Onboarding" und welche Punkte beinhaltet es?
• Welche Regeln sollten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beachtet werden?

Ein perfekte Grundlage für diesen neuen Use Case Beitrag, der das Wissen zum Onboarding im Unternehmen auf eine etwas andere Weise vertiefen soll.

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Heute zeigen wir Ihnen anhand des Best Practice Szenario, wie der Onboarding Prozess bei TecArt funktioniert und gehen auf unser konkretes Vorgehen und unsere gesammelten Erfahrungen ein.

1. TecArt im Kurzprofil: Wer wir sind!

Als Einstieg zuerst erstmal ein paar harte und weiche Unternehmensfakten: Wir sind ein inhabergeführtes Softwareunternehmen mit 20-jähriger Erfahrung in Sachen IT, Cloud und CRM im Herzen Erfurts. Drei Geschäftsführer und über 30 Mitarbeiter - kurz "Teccis" genannt - an zwei Standorten entwickeln, vermarkten, projektieren, verkaufen und supporten die eigenentwickelte TecArt-Software. Durch flache Hierarchien, besondere Benefits und beständige Kaffeezufuhr begeistern unsere Teccis mit ihrer Arbeitsleistung täglich mehr als 10.000 Anwender.

2. Organisiertes Personalwesen: Alle mit im Boot!

Personalmanagement war und ist bei uns Chefsache. Thomas Fischer hat alle Mitarbeiter handverlesen und kümmert sich um alle Onboarding Prozesse persönlich. Bei einem mehr als 30 Personen starken Team und der Verantwortung als Geschäftsführer, ist dieser Job jedoch nicht ganz alleine zu bewältigen. Tatkräftige Unterstützung erhält der Chef beim Onboarding von allen Teccis. Aus jeder Abteilung unterstützt ein erfahrener Tecci mit Spezialwissen aus dem jeweiligen Fachbereich. Selbstverständlich gibt es hier den kompletten Bord-Service, bestehend aus gemeinsamen Mittagessen oder den ungeschriebenen Kühlschrank-Regeln.

So übernimmt Rainer aus dem Marketing die Stellenanzeigen und - sofern neue Teccis dies wünschen - auch die detaillierte Vorstellung ihrer Person in unserem Mitarbeiter-Newsletter. Ich hingegen kümmere mich u.a. um Belehrungen und die Vermittlung von Richtlinien, da ich diese als Datenschutzbeauftragte für die TecArt entwickle und überarbeite. Dazu kommen noch eine Hand voll weiterer Teccis. Da gibt es Maria, die dafür sorgt, dass Gehaltszahlungen immer pünktlich raus gehen. Mario kümmert sich um passende Arbeitsmaterialien und Ralf stattet die Arbeitsplätze mit der modernsten Technik aus. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Onboarding Konzept gehen uns also alle etwas an.

3. Best Practice: Das Onboarding bei TecArt

Am Anfang sei gesagt: Personalmanagement ist - wie der Name schon vermuten lässt - ein sehr persönliches Arbeitsgebiet. Und da hier bei TecArt nun mal Menschen arbeiten, ist sicher keiner unfehlbar. Deshalb verstehen wir auch das Onboarding als einen immerwährenden Lern- und Entwicklungsprozess, den wir mit jedem Neuzugang weiter optimieren und für alle Beteiligten besser machen wollen.

Onboarding neuer Mitarbeiter früher und heute

Zugegeben, früher wurde das Thema Onboarding je nach Abteilung sehr unterschiedlich gehandhabt. Dies lag vor allem darin begründet, dass Organisation und Gestaltung der Einarbeitung alleinig in der Hand des jeweiligen Teamleiters lagen. So gestalteten sich der Ankunftsprozess eines neuen Kollegen und seine individuelle Betreuung mitunter schwierig, je nach eigener Arbeitslast und Euphorie des Verantwortlichen. Doch seit über 3 Jahren ist unser Onboarding Programm strukturiert und Teil des Qualitätsmanagements. Er umfasst aktive Einarbeitungsmaßnahmen, begleitet durch Checklisten und Feedbacks aller Beteiligten.

Der Onboarding Prozess im Überblick

Verlief das Kennenlerngespräch positiv und die Parteien wurden sich über den Arbeitsvertrag einig? Prima! Nun noch die alles besiegelnde Unterschrift unter den Arbeitsvertrag setzen und das Datum des ersten Arbeitstages ist fixiert! Dies vorausgesetzt, starten wir gemeinsam in den konkreteren Onboarding Prozess. Ganz genau genommen, beginnt das Onboarding bereits mit dem ersten "Hallo", einige meinen sogar, schon mit der Stellenausschreibung. Zwischen Vertragsunterzeichnung und dem offiziellen Arbeitsbeginn, begeben wir uns mit dem zukünftigen Tecci auf einen kurzen Rundgang durch die Geschäftsräume.

In etwa gleichzeitig, werden anhand unserer Checkliste benötigte Arbeitsmaterialien sowie individuelle Berechtigungen für Technik und Software-Tools festgelegt. Die Einrichtung des Arbeitsplatzes wird angestoßen und die nötigen Todos an die entsprechenden Abteilungen verteilt. Ein Mitarbeiter wird als fester Betreuer bzw. Mentor für den zukünftigen Tecci berufen. Das ist für die Entlastung des Einzelnen besonders wichtig. Mentor, Teamleiter und Einarbeitungscoach setzen sich meist ein bis zwei Wochen vor dem Starttag zusammen und besprechen die zukünftigen Aufgaben. Daraus entsteht ein individueller Einarbeitungsplan, der allen involvierten Personen vorgelegt wird. Zum einen gibt dieser dem neuen Tecci einen planbaren Rahmen vor, zum anderen hilft er dabei, wirklich an alle relevanten Aufgaben und Abläufe zu denken und nichts zu vergessen - eine Art "roter Willkommensfaden".

Unser Onboarding Konzept im Praxiseinsatz

Der erste Tag im Unternehmen ist für beide Seiten sehr aufregend und besonders für den Neuankömmling mit zahlreichen Informationen gespickt. Wir legen großen Wert darauf, dass mindestens einer unserer drei Geschäftsführer die Zeit findet, neue Mitarbeiter persönlich zu empfangen und die begrüßenden Worte zu übernehmen. Dies signalisiert nicht nur die Wichtigkeit der Sache, sondern auch die Wertschätzung im Allgemeinen - im Onboarding Programm ein entscheidender Schritt.

Laut Onboarding Konzept beginnt im Anschluss der eigentliche Informationsmarathon inkl. Belehrungen, Geheimhaltungserklärungen und Schlüsselprotokollen. Ist dies geschafft, wird der Einarbeitungsplan vorgestellt und auf erste Fragen eingegangen - sofern vorhanden und man sich traut, welche zu stellen. Nach kurzem Stopp am Kaffeeautomaten, begeben wir uns mit dem zukünftigen Tecci auf eine etwas längere Tour quer durch die Räumlichkeiten und Abteilungen des Unternehmens. Hierbei werden alle Kollegen kurz mit Namen und Aufgabenbereich vorgestellt. Sofort bekommt alles einen persönlichen Touch. Nicht nur der Neuankömmling erhält einen Eindruck zur aktuellen Belegschaft, auch die anderen Angestellten erfahren, wer demnächst das Team verstärken wird. Gleichzeitig gibt es Sicherheitshinweise zu Feuerlöschern, Fluchtwegen und Erste Hilfe Kasten. Der Rundgang endet mit der direkten Übergabe an die jeweilige Abteilung.

Dort angekommen, werden in einem lockeren Team-Gespräch gegenseitige Erwartungen und Vorstellungen offen gelegt und näher erläutert. Ebenfalls werden persönliche Informationen geteilt und Leitlinien vermittelt. Ziel des Ganzen ist, eine gemeinsame Basis zu entwickeln.

In den vergangenen Jahren hat es sich etabliert, dass die neuen Mitarbeiter als erste Aufgabe zwei Präsentationen erstellen, die ihre Sicht auf TecArt wiederspiegeln. In der Ersten steht das Unternehmen TecArt im Vordergrund. Es geht um Historisches, bisherige Erfolge, Visionen und Werte. Die Zweite ist eine Produktpräsentation, in der es den Aufbau und die grundlegenden Funktionen der TecArt Software zu erläutern gilt. Für die inhaltliche Vorbereitung beider Präsentationen geben wir ein bis zwei Tage Zeit.

In vielen Unternehmen übernimmt ein Personalverantwortlicher bereits im Vorstellungsgespräch oder in der ersten Informationsphase die Unternehmenspräsentation. Dieses Vorgehen spart zwar Zeit, führt aber dazu, dass wenig hängen bleibt. Durch die eigene Auseinandersetzung mit unserem Unternehmen sowie den Produkten und Leistungen werden Informationen besser aufgenommen und fest verankert. Außerdem ergibt sich hierdurch eine ganz andere Basis für eigene Fragen und einen gegenseitigen Gedankenaustausch. Eine perfekte Gelegenheit, um nach der Vorstellung des neuen Mitarbeiters, alles gemeinsam zu besprechen und eventuelle Missverständnisse bereits zu Beginn des Onboarding Prozesses aus dem Weg zu räumen. On Top erhält das Marketing eine wertvolle Rückmeldung von einer (noch) außenstehenden Person hinsichtlich der öffentlichen Wahrnehmung von Firma und Marke.

Für die Bearbeitung setzen wir eine eher längere Zeitspanne an. So beginnt die Arbeit bei TecArt entspannt, ganz ohne Druck oder Informationsüberflutung. Als kleines Sahnehäubchen on Top fördert diese Onboarding Maßnahme die Kommunikation zwischen allen Teccis, was sich wiederum positiv auf die soziale Integration ins bestehende Team auswirkt. Eine Win-win-Situation für alle Seiten!

Unsere Teamleiter und Betreuer haben jedoch nicht nur einen unterstützenden Auftrag im Zuge des Onboarding Programms. Zumindest in den ersten Tagen verbringen sie auch die Mittagspause gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter. Dies trägt ebenfalls zur Teamintegration bei und stellt sicher, dass Pausenzeiten auch wirklich eingehalten werden. Und natürlich entsteht während dieses eher lockeren Beisammenseins schneller ein gewisses Vertrauensverhältnis.

Nachdem der Präsentationstermin geschafft ist, erfolgt am Ende der ersten Woche ein kurzes Feedback-Gespräch zum Onboarding mit Fokus auf folgende Fragen:

• Welche Erfahrungen wurden bisher gemacht?
• Haben sich erste Erwartungen bereits erfüllt?
• Sind an irgendeiner Stelle Probleme aufgetaucht?
• Wie sollte der weitere Ablauf konkret aussehen?

Ich persönlich lege Wert darauf, dass offen kommuniziert und Rückinformationen wechselseitig gegeben werden. Es darf natürlich sowohl Positives als auch Negatives angesprochen werden. Dabei sollte jedoch stets auf die Perspektive der Wahrnehmung geachtet werden und die gegenseitige Rücksicht gewahrt bleiben. Last, but not least, dient diese erste Feedback-Runde der Festigung unserer Werte und dem gegenseitigen Respekt.

In den folgenden Tagen und Wochen geht der Onboarding Prozess in die Tiefe. Dem neuen Mitarbeiter werden kontinuierlich weitere Aufgaben übertragen, die er gemeinsam mit den Kollegen bearbeitet. Jeder Einarbeitungstag bringt Neuankömmling, Team und Unternehmen näher zusammen.

Am Ende des ersten Monats findet eine weitere Feedback-Session statt. Dieses mal wird neben den bekannten Erfahrungen, Erwartungen, Problemen und dem Ablauf des Onboardings auch eine erste Rückmeldung zur Arbeitsleistung erbeten. Dabei können Unklarheiten im Zusammenhang mit internen Richtlinien nochmals im Detail besprochen werden.

Das nächste Feedback führen wir am Ende des dritten Monats durch und noch ein Finales vor dem Ende der Probezeit. Natürlich haben die Mitarbeiter auch die Möglichkeit, jederzeit um ein weiteres Gespräch zu bitten.

Diese Rückinformationen im Zuge des Onboarding Prozesses sind uns enorm wichtig. Sie sollen einerseits den Kommunikationsfluss erhalten und andererseits verhindern, dass Angestellte aufgrund von Missverständnissen oder nicht erfüllten Erwartungen das Unternehmen frühzeitig wieder verlassen. Über etwas zu reden, hat bekanntlich noch nie geschadet! Deshalb pflegen wir hier bei TecArt eine offene und vor allem ehrliche Kommunikationskultur - gemäß dem Credo: Ein Angestelltenverhältnis ist eine besondere Partnerschaft, an welcher Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen wachsen und die sich kontinuierlich verstärkt.

4. Use Case TecArt: Die Onboarding Checkliste

Am Ende möchten wir alles noch einmal auf den Punkt bringen. In unserer Onboarding Checkliste fassen wir zusammen, wie die Einarbeitung und soziale Integration neuer Mitarbeiter bei TecArt aktuell erfolgt:

Im Warteraum.

• Persönliches Kennenlern- und Bewerbungsgespräch
• Unterschriebener Arbeitsvertrag mit individuellen Regelungen
• Kleiner Rundgang durch die Geschäftsräume und Abteilungen
• Zuweisung eines festen Betreuers im Unternehmen
• Erstellung eines persönlichen Einarbeitungsplans (durch Mentor, Teamleiter und Einarbeitungscoach)
• Beschaffung der benötigten Arbeitsmaterialien (Schreibtisch, PC etc.)
• Einrichtung des Arbeitsplatzes inkl. Rechtezuweisung (Software, Zugänge & Co.)

Einsteigen bitte!

• Persönliche Begrüßung am ersten Tag durch einen der drei Geschäftsführer
• Belehrungen, Geheimhaltungserklärungen und Schlüsselprotokolle
• Vorstellung des Einarbeitungsplans inkl. erster Frage-Antwort-Runde
• Großer Rundgang durch die Geschäftsräume und Abteilungen (inkl. Vorstellung der Kollegen sowie Sicherheitshinweise zu Feuerlöschern, Fluchtwegen und Erste Hilfe Kasten)
• Direkte Übergabe des neuen Mitarbeiters an die zuständige Abteilung
• Team-Meeting mit persönlichen Infos sowie Erwartungen und Leitlinien

Der Flug beginnt.

• Erstellung von 2 Präsentation zum Unternehmen, den Produkten und Leistungen
• Mittagspausen gemeinsam mit Teamleiter und Mentor
• Regelmäßige Feedback-Gespräche mit Betreuer und Teamleiter (zu Erfahrungen, Erwartungen, Problemen, Ablauf und Arbeitsleistung)
• Kontinuierliche Übertragung neuer Aufgaben (vorerst im Team)
• Übergang in ein festes Anstellungsverhältnis nach Ende der Probezeit

Haben wir Ihr Interesse geweckt und Sie suchen gerade Ihre ganz persönlichen Reiseunterlagen zusammen? Oder sind Sie eventuell schon dabei, Ihren Reisekoffer zu packen? Wir hoffen, wir dürfen auch Sie demnächst als neuen Passagier an Bord unseres Team-Fliegers begrüßen und freuen uns auf eine tolle Zeit über den Wolken.

Ihre TecArt-Airline

* Zur Wahrung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben wir für eine vereinfachte Leserlichkeit in diesem Text auf die Bezeichnungen (m/w/d) verzichtet.