Plötzlich verschwunden! Anekdoten über Personalfluktuation und Wissensmanagement im Unternehmen

veröffentlicht am 14. Mai 2019 in Tipps & Tricks  Software  .

Unbestritten sind die Mitarbeiter das wohl wertvollste Kapital eines Unternehmens. Allerdings soll man Reisewillige bekanntlich nicht aufhalten! Was also ist mit dem personellen Gepäck zu tun? Das Wissen über das Unternehmen ist nach Umfang und Gewicht stets individuell zu bewerten. Doch egal was Maßband und Waage offenlegen: Fest steht, dass der mit Know-How gefüllte Koffer mit auf die Reise geht und für eine gewisse Zeit oder gar dauerhaft aus dem Unternehmen verschwindet.

Mitarbeiter packt das Wissen aus dem Unternehmen in einen Koffer

Foto: andreas160578 auf Pixabay

Wie also können Sie einer solchen kognitiven Plünderung mit Bedacht vorbeugen und das Wissen im Unternehmen bewahren?

Dieser Artikel stellt Ihnen praxiserprobte Methoden vor, mit deren Hilfe Sie das gesammelte Know-How von Mitarbeitern vor ihrem Ausstieg sicherstellen. Schließlich ist es das oberste Ziel, Ihren Wissensschatz im Unternehmen zu behalten. Doch widmen wir uns zuerst den Ursachen, bevor wir uns genauer mit der Wirkung bzw. den Nachwehen auseinandersetzen.

Plötzliche Personalfluktuation: Warum verschwindet mein Mitarbeiter?

Bei der Zeitarbeit geht es ganz bewusst darum, einen Arbeitnehmer lediglich für einen definierten Zeitraum zu beschäftigen und damit personelle Engpässe auszugleichen. In einem stetigen Anstellungsverhältnis hingegen werden Mitarbeiter anhand ihrer persönlichen Qualifikationen und Vorzüge an einer bestimmten Position eingesetzt, weitergebildet und gefördert. So hat mancher schon die Karriereleiter vom Auszubildenden bis zum Geschäftsführer im selben Unternehmen erklommen. Doch was ist, wenn plötzlich eine scheinbar unüberwindbare Mauer im Weg steht? Und diese aus unterschiedlichen Gründen nicht eingerissen werden kann? Als Folge wird der Mitarbeiter Ihrem Unternehmen über kurz oder lang den Rücken kehren.

Die Fluktuationsraten im Job unterscheiden sich je nach Branche und individueller Situation des Mitarbeiters. Die persönlichen Beweggründe für eine berufliche Veränderung oder Neuorientierung sind meist ebenso vielschichtig, wie die jedem einzelnen von uns innewohnenden Talente. Im Fokus stehen dabei ganz klar die persönliche Gesundheit und Entwicklung. Viele wollen einfach dem stressigen Alltag entfliehen, dem Burnout vorbeugen oder neue Länder und Sprachen entdecken. Eine gute Work-Life-Balance und mehr Zeit für die Familie stehen gerade ganz hoch im Kurs - und das nicht nur während der Babypause. Genauso können besondere Wünsche hinsichtlich der beruflichen Tätigkeit und der eigenen Karriere Auslöser für einen Wechsel sein. Oder der Arbeitnehmer ist schlicht und einfach mit der Gesamtsituation unzufrieden.

Statistik über die Gründe der Personalfluktuation

Infografik: Beweggründe für einen Jobwechsel laut statista.com

Doch muss ein Ausscheiden nicht immer negativ oder endgültig sein. Ein Jobwechsel bspw. bringt neue Erfahrungen und Perspektiven ans Tageslicht, die bei einer möglichen Rückgewinnung Ihr Unternehmen bereichern. So entsteht ein beständiger Informationsfluss und Wissensaustausch, von dem sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen profitieren. Längere Auszeiten bereichern den persönlichen Erfahrungsschatz und geben Rückkehrern genügend Power für einen erfolgreichen Wiedereinstieg in den Job.

Nicht zu verwechseln: Auszeiten vs. Ausscheiden vom Unternehmen

Es existieren verschiedene Möglichkeiten, um das Abhandenkommen von Mitarbeitern zu kategorisieren. Unbeachtet dessen, ob das Ausscheiden bzw. die Abwesenheit als kurz- oder langfristig einzuordnen ist, kann sie ungeplant oder geplant von­stat­ten­ge­hen. Zur ersten Kategorie zählt meist das Auskurieren von Unfallfolgen oder Krankheitsbildern. In die zweite Kategorie lassen sich u.a. Mutterschutz, Elternzeit oder Sabbatical einordnen.

Gründe für das Sabbatical

Infografik: Statistik über die Gründe eines Sabbatical laut karrierebibel.de

Etwas aus dem Rahmen fällt die Kündigung. Diese kann sowohl vom Unternehmen oder Mitarbeiter initiiert werden. Durch rechtliche Kündigungsfristen ist das ganze Prozedere eigentlich kalkulierbar. Doch manchmal verläuft es auch nach der wundersamen Devise: "Und plötzlich ward er bzw. sie nie wieder gesehen!" Doch egal wie, diese dritte Abwesenheitskategorie verkörpert das endgültige Verlassen des Unternehmens.

Das kurzfristige Ausscheiden ist meist auf ein schwerwiegendes Fehlverhalten des Mitarbeiters zurückzuführen. Gründe hierfür können bspw. die Weitergabe firmeninterner Informationen, die Androhung oder gar Durchführung von körperlicher Gewalt oder anderen Straftaten sein. Anderenfalls bleiben die Fristen im Arbeitsvertrag unberührt, wodurch mindestens vier Wochen Kündigungszeitraum bestehen - natürlich stets abhängig von der Betriebszugehörigkeit. Ähnliches gilt auch, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter betriebsbedingt kündigen muss.

Ich packe meinen Koffer und nehme mit...

Gerade langjährige Mitarbeiter haben ein spezifisches Expertenwissen angehäuft, dessen Verlust dem Unternehmen teuer zu stehen kommen kann. Solch einen Angestellten zu verlieren ist besonders schlimm, denn er ist meist ein wahrer Spezialist auf seinem Fachgebiet. Zudem weiß er bestens um die Strukturen und Prozesse im Unternehmen und kennt Kunden, Verantwortlichkeiten sowie eingesetzte Software-Tools wie seine Westentasche. Dieses übergreifende Unternehmenswissen muss ein neuer Mitarbeiter erst langsam in sich aufsaugen.

Wissensmanagement Methoden: Ein gut durchdachter Plan muss her!

Stellen Sie sich besser von vorne herein auf das Szenario Mitarbeiterverlust ein! Neben nachhaltigen Strategien für die Mitarbeiterbindung und das Glück am Arbeitsplatz sollten Sie ebenso konsequente Maßnahmen zum Wissensmanagement im Unternehmen ergreifen. Dazu haben wir im Folgenden ein paar konkrete Handlungsempfehlungen für Sie zusammengestellt.

  • Dokumentation ist alles:
    Legen Sie fest, dass die kontinuierliche Dokumentation eine Pflicht ist und zur täglichen Arbeit gehört. Genauso wie das Lesen der Mails im Posteingang zum normalen Tagesgeschäft zählt. Dies ermöglicht nicht nur eine Reflexion der Tätigkeit selbst, sondern auch ein Lernen aus der jeweiligen Situation heraus. Dies wiederum hilft besonders bei einem spontanen Ausscheiden bzw. Wechsel eines Mitarbeiters. Denn solche ungeplanten und meist kurzfristigen Abwesenheiten sind eher schwierig zu handeln. Das Wissen ist daher zwingend vorab zu speichern. Wichtige Informationen sollten fortwährend und ordnungsgemäß dokumentiert sowie in verständlicher Art und Weise formuliert werden. Doch wie kann das gelingen? Eine professionelle Wissensmanagement Software nimmt uns hier viel ab. Die tägliche Arbeit lässt sich bereits so strukturieren, dass die Dokumentation an einigen Stellen nahezu unbemerkt passiert. Zuständigkeiten, Zeiten und Budgets von Projekten oder Aufgaben werden einfach mitgepflegt und geben allen involvierten Mitarbeitern - ja nach Rechtevergabe - besondere Details preis. Zudem sind individuelle Kalender und vereinbarte Termine einfach einzusehen und bearbeitbar. Soweit ein paar wenige Beispiele dazu, was die Nutzung einer Wissensmanagement Software für Vorteile mit sich bringt. Mehr zu diesem Thema finden Sie auf der rechten Seite.
  • Der direkte Draht:
    Bei geplanten Ausstiegen zählen nicht nur dokumentierte Fakten und Informationen zu Aufgaben & Co. In diesem Fall ist immer eine individuelle Übergabe an den oder die Nachfolger(in) zu empfehlen. Ein persönliches Gespräch ist einfach enorm ergiebig und konkret. Womöglich tauchen Fakten auf, die ansonsten nicht bedacht und vollkommen untergegangen wären. Am Ende bleiben so hoffentlich keine Fragen offen und es geht keine wichtige Information verloren.
  • Wissen ist Macht:
    Doch nicht nur das! Es ist ein echter Schatz für jedes Unternehmen. Kein Wunder, denn schließlich gründet alles darauf. Jeder einzelne Kopf im Unternehmen steuert der Wissenshochburg wertvollen Input in Form seiner fachlichen Spezifikation und ganz persönlichen, menschlichen Wesenszügen bei. Stellen Sie zentral eine digitale Wissensdatenbank auf die Beine, die gemeinsam mit Ihrem Unternehmen heranwächst und gedeiht! Ein solcher Wissenspool speichert das wertvolle Know-how nicht nur nachhaltig ab, sie gibt es genauso zielgerichtet auch wieder preis. Wissen kann so stetig erweitert aber auch punktuell abgeschöpft und transferiert werden - ganz nach Bedarf und aktueller Personallage. Eine sogenannte Knowledge Base lässt sich mithilfe einer geeigneten Wissensmanagement Software z.B. über das Dokumentenmanagament oder ein integriertes Forum abbilden. Die Möglichkeiten, die uns die moderne Technik hierfür bereitstellt, scheinen schier unerschöpflich. Dann bleibt nur noch eines zu sagen: "Sesam bzw. Wissensportal, öffne dich!"
  • Mal unter vier Augen:
    Die genauen Beweggründe hinter der Entscheidung eines personellen Ausstiegs zu erfahren, ist ebenfalls nicht zu verachten. Sie öffnen Unternehmen und Kollegen neue Türen. So lässt sich hierdurch bspw. einer Verschlechterung der Beziehung zu Kunden und Partnern entgegenwirken. Darüberhinaus können aus den Gründen des Abschieds wiederum gezielte Maßnahmen zur besseren Bindung der verbliebenen Mitarbeiter ab- und eingeleitet werden.

Wissensmanagement Software und die tragende Rolle der Administration

Welche Einstellungen sind in einer Wissensmanagement Software vorzunehmen, damit Mitarbeiter kommen und gehen können?

Im Vorangegangenen kam die Rede des öfteren auf passende Software-Systeme, die das Personalmanagement unterstützen. Kein Wunder, denn auch Themen wie Personalfluktuation und Wissensmanagement in Unternehmen kommen nicht an der Digitalisierung vorbei. Welche Vorkehrungen beim Einsatz technischer Tools bezogen auf Informationen, Strukturen und Prozesse zu treffen sind, können Sie der folgenden Checkliste entnehmen:

  • Individuelles Mitarbeiterprofil anlegen
    (enthält sämtliche persönlichen Daten und ein Foto)
  • Personelle Dokumente hinter- bzw. ablegen
    (z.B. Arbeitsvertrag, Zielvereinbarung, Elternzeitantrag etc.)
  • Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung und/oder einem Standort zuweisen
  • Übergeordnete und individuelle Rechte vergeben und pflegen
    (Projekte, Kontakte, Dokumente etc. einsehen, bearbeiten oder löschen)
  • Vertragliche Absprachen abbilden und auswerten
    (wie Arbeitszeit, Dienstpläne und Urlaubstage)
  • Individuelle Mail- und Telefon-Accounts anlegen und konfigurieren
    (z.B. direkte Durchwahl und Mail-Signatur sowie SSL-Sicherheitszertifikate)
  • Mitarbeiter in Mailing-Verteiler aufnehmen oder sperren
    (z.B. Mitarbeiter-Newsletter und interne Verteilerlisten)
  • Login-Daten und gesonderte Zugänge verwalten
    (am besten via Account-Management)

Ergänzend zu den übergeordneten Aufgaben der Administration, nun noch zwei wissenswerte Praxistipps.

Datenschutz und Meldepflicht

Beachten Sie im digitalen Personalmanagement bitte die sogenannten technischen und organisatorischen Maßnahmen [TOM]!

Last, but not least ist ein Mitarbeiterwechsel sowohl im Unternehmen selbst, und manchmal auch nach außen bekannt zu geben. Je nach Funktion des ausscheidenden bzw. zeitweise nicht anwesenden Angestellten könnte eine Meldung an externe Stellen erforderlich werden, z.B. wenn es sich um den Datenschutzbeauftragten handelt und sich Verantwortlichkeit und Ansprechpartner für diesen Bereich ändern.

Wenn ein Mitarbeiter geht - egal aus welchen Gründen - kann das für das Unternehmen einen herben Verlust bedeuten. Und auch für die reisende Person selbst, ist es oftmals keine leichte Entscheidung. Begegnen Sie der Sache offensiv und packen Sie den digitalen Wissenskoffer gemeinsam zusammen! Denn nur wenn Sie das Szenario im Vorfeld bereits auf dem Schirm haben, können Sie möglichen Problemen den Wind aus den Segeln nehmen.

Auch muss so ein Abschied nicht immer gleich für immer sein. Wann es besser ist, die Türen des Unternehmens einen Spalt offen zu halten oder sie mit endgültiger Wucht zuzuschlagen, obliegt sicher dem Feingefühl der Personalplanung. Betrachten Sie einfach den Ernst der Lage und hören Sie auf Ihr Bauchgefühl. Das erweist sich im Nachgang meist als richtig. Denn wer weiß, man sieht sich ja bekanntermaßen immer zweimal im Leben!


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Cornelia Herre

Hier bei TecArt bin ich für das Innovationsmanagement, die Informationssicherheit und den Datenschutz verantwortlich. Als gelernte Fachinformatikerin und studierte Organisations- und Personalentwicklerin (M.A.) vereine ich zwei Wissenwelten, die mir meine tägliche Arbeit erleichtern. Für interne und externe Forschungsvorhaben finde ich schnell geeignete Szenarien in den Bereichen Cloud-Computing, Mixed-Reality, Industrie und Arbeit 4.0. Als TÜV-zertifizierte Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheitsbeauftragte der TecArt kümmere ich mich u.a. um die Themen DSGVO und Datensicherheit.

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