„Sieben auf einen Streich!“ Softwareprojekte tapfer meistern

veröffentlicht am 17. August 2018 in Tipps & Tricks  .
Foto von Hanson Lu auf Unsplash

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Um endlich in den Genuss seines ach so geliebten Musbrotes zu gelangen, kämpfte das tapfere Schneiderlein im Märchen gegen sieben kleine Fliegen und erschlug sie allesamt mit einem kräftigen Hieb. Er war kein Held aber ein cleverer Geselle, der dies nicht nur gekonnt zu inszenieren wusste, sondern sich ebenfalls tollkühn anstellte, wenn es um die ein oder andere geschickte Problemlösung ging - egal ob Riesen, Einhorn oder Schwein. Und was brachte ihm das alles am Ende ein? Sein Lohn waren die wunderschöne Prinzessin und das halbe Königreich. Kurzum: Eigentlich doch alles richtig gemacht!

Eine neue Unternehmenssoftware erfolgreich einzuführen ist bei weitem nicht so kinderleicht, wie sich ein Musbrot zu schmieren und es zu verzehren. Einem Kampf gegen riesige Wesen oder wilde Tiere kommt das Unterfangen da schon näher. Doch woran scheitern umfangreiche Softwareprojekte meist und wie stemmt man sie erfolgreich? Alles in allem geht es darum, Probleme bei der Wurzel zu packen wenn Sie klein bzw. noch gar keine sind und mutig als auch geschickt mit größeren Herausforderungen umzugehen, die einem vielleicht so vorkommen, als könnte man sie nicht überwinden. Seien Sie so schlau wie der Schneider! Hier erfahren Sie, wie es richtig geht.

Erschlagen Sie die sieben typischen Fehler bei der Softwareeinführung mit einer Klappe!

Ich liefere Ihnen zahlreiche Tipps für Ihre erfolgreiche Projektplanung und als Sahnehäubchen auf dem Mus Einblicke in die Berechnung des ROI.

  1. Ungeklärte Zuständigkeiten
  2. Schwammige Projekt-Ziele
  3. Kein Veränderungswille für Prozesse
  4. Unzureichende Fachliche Beratung
  5. Fehlende Transparenz im Unternehmen
  6. Falscher Zeitpunkt der Inbetriebnahme
  7. Keine fortlaufende Anpassung der neuen Software**

Prolog: Warum eigentlich eine neue Software?

Es gibt unzählige Gründe für die Einführung neuer Lösungen. Ihre aktuelle Software ist stark veraltet und nur noch mit großem Aufwand auf aktuelle Anforderungen anzupassen? Oder haben Sie zu viele Insel-Lösungen im Einsatz? Sie verwalten z.B. Ihre Kontakte, Termine und E-Mails über Microsoft Outlook und Exchange, Ihre Verträge werden in einem separaten Tool angelegt und die Buchhaltung arbeitet mit Lexware. Das manuelle Nachpflegen von Vertrags- und Angebotsnummer über Copy & Paste kann auf Dauer ganz schön nerven. Noch viel schlimmer ist die Tatsache, dass diese Prozesse Ihnen richtig viel Geld kosten. Also ist es Zeit für eine neue Lösung! Doch mit der Entscheidung und dem Kauf (OnPremise) bzw. der Miete (OnDemand oder SaaS) einer neuen Software wird nicht automatisch auch eine Verbesserung erreicht. Damit das neue System auch tatsächlich seinen Zweck erfüllt, gilt es bereits bei der Evaluation typische Fehler zu vermeiden und den nächsten kritischen Punkt der Einführung und Implementierung der Software im Unternehmen erfolgreich zu meistern.

1. Ungeklärte Zuständigkeiten

Ihr Unternehmen unterscheidet sich mit Sicherheit von Ihrer Konkurrenz und anderen Martkteilnehmern. Kultur, Hierarchien und Prozesse sind an Ihre Unternehmenssituation angepasst. Sicher gibt es Parallelen mit anderen Firmen. Aber spätestens bei den informellen Regeln kommen die Unterschiede stark zum Ausdruck. Oft klafft die Lücke zwischen der Organisationsstruktur und der gelebten Kultur. Mitunter schätzt Ihr Vertriebsleiter die einzelnen Kompetenzen seiner Kollegen falsch ein oder Ihr Administrator kann mangels Vertrauen in die Kollegen keine Arbeit abgeben. Diese wichtige Voraussetzungen gilt es zu kennen und beseitigen, wollen Sie den Erfolg Ihrer neuen Software nicht gefährden. Von Beginn an darf der Aufwand nicht nur beim Projektleiter liegen. Ihm sollten fachlich kompetente Mitarbeiter mit Weisungsbefugnissen zur Seite gestellt werden. Ein gesundes Potpurrie aus Mitarbeitern von Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Support und Marketing sind genauso wichtig wie die IT-Experten.

2. Schwammige Projekt-Ziele

Bevor Sie sich nun voller Tatendrang ins Projekt stürzen, sollten Sie gemeinsam im Team konkrete Ziele festlegen. Achten Sie darauf, diese so konkret wie möglich zu formulieren! Ein globales Ziel wie "Wachstum" oder "Prozesse optimieren" reicht nicht. Ich gebe Ihnen vier mögliche Ziele, die bei fast jeder Softwareeinführung verfolgt werden sollten:

  • 1. Transparenz im Unternehmen
    Das heißt nicht, dass jeder Mitarbeiter in der Lage sein soll, zu sehen, was der andere macht. Transparenz meint, dass der Vertrieb z.B. ein gemeinsames Vertriebsdashboard nutzt und einen einheitlichen und aktuellen Stand aller Leads hat. Ebenso bedeutet es aber auch, dass jeder Mitarbeiter selbst einen Überblick über seine Tätigkeiten gewinnt. Wie viel Zeit sind für Telefonate oder Meetings angefallen? Wie viel Termine wurden in der letzten Woche wahrgenommen und was kam dabei heraus? Diese Übersichtlichkeit führt zu einer effektiveren Arbeitsweise jedes Einzelnen, und das kann nur im Interesse Ihres Unternehmens sein.
  • 2. Datenkonsistenz und Aktualität
    Damit ist gemeint, dass alle Mitarbeiter auf eine zentrale Informationsstelle zugreifen. Kunden- und Vorgangsnummer sind für alle zu finden und immer aktuell. So kann der Vertriebsmitarbeiter sehen, ob der Kunde aktuell offene Rechnungen vorliegen hat und ob diese schon beglichen sind. Genauso gut ist nun endlich Schluss mit inkonsistenten Daten. Mit Ihrem neuen System legen Sie fest, welche Informationen bei Anfragen oder Angeboten zwingend aufgenommen werden müssen.
  • 3. Automatische Workflows für schnelle Prozesse
    Hierbei stehen Automatismen im Fokus, wie bspw. automatische E-Mail-Benachrichtigungen nach einem Telefonat oder bei Terminänderungen. Gleiches gilt bei Statusänderung von Support-Tickets oder Projektverläufen. Weiteres Zeiteinsparungspotenzial kann über Workflows bei der Angebots- und Rechnungslegung erzielt werden. Das 2-bis-6-Augenprinzip vereinfacht die Angebots-, Vertrags- und Rechnungsgestaltung über mehrere Verantwortliche oder Abteilungen hinweg und schafft zusätzlich Transparenz. Ein Faktura Tool ermöglicht sogar die Automatisierung von der regelmäßigen Rechnungserstellung bis hin zum Versand.
  • 4. Mehr Teamwork für Mitarbeiter und Abteilungen
    Dieses Ziel ist mehr oder weniger eine Folge der anderen Ziele. Wenn die Mitarbeiter mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen vorfinden, wichtige Informationen nicht fehlen und nervig zeitraubende Prozesse wegfallen, stärkt das wiederum das Teamwork.

3. Kein Veränderungswille für Prozesse

Mit der Einführung einer neuen Software geht immer einher, dass Prozesse neu definiert werden. Ist doch logisch, werden Sie jetzt denken. Stimmt! Trotzdem zeigen unsere Projekte immer wieder den fehlenden Willen, die neuen Prozesse und Strukturen anzunehmen. Besonders problematisch wird es, wenn sich die Unternehmensstruktur ändert und Hierarchie-Ebenen abgebaut werden. Bei jedem Software-Projekt sollten Sie darauf achten, dass die Veränderungen nicht zu stark sind - zumindest zu Beginn! Planen Sie die Veränderungen schrittweise, damit das Softwareprojekt nicht durch unnötige Ängste gefährdet wird! Verzögerungen oder halbherzige Umsetzungen der Prozesse machen Ihr Projekt unnötig teuer. Im schlimmsten Fall behindert die neue Software den Arbeitsalltag, weil sie nicht wie geplant genutzt wird. Elementar ist hier wiederum die Einbeziehung der verschiedenen Verantwortlichen. Wie Sie ein richtiges Beteiligungsmanagement aufbauen, lesen Sie im Beitrag "Woran scheitern CRM-Projekte?" bei Host Europe.

4. Unzureichende fachliche Beratung

Software-Projekte sind kompliziert und zeitaufwendig. Selten finden sich die optimalen Bedingungen bzgl. fachlicher Kompetenz für Unternehmensprozesse, IT und technische Infrastruktur, Projektmanagement und Empathie in der eigenen Firma vor. Das ist auch nicht schlimm. Lassen Sie bei der Wahl der externen Beratung die gleiche Sorgfalt walten, wie Sie es bei der Auswahl der Software tun! Doch zuvor müssen Sie sich Ihrer Stärken in Bezug auf das Softwareprojekt bewusst werden. Meist sind das die Unternehmensprozesse sowie die Empathie den Mitarbeitern gegenüber. Als Entscheider wissen Sie am besten, welche Prozesse Sie geändert haben möchten und was Ihren Mitarbeitern zuzumuten ist. Externe Berater sollten Expertise in den Bereichen IT-Consulting, Projektleitung, Entwicklung von Unternehmensprozessen und Strategien haben. Dies erkennen Sie an wichtigen Indikatoren auf der Webseite oder in den Vorabgesprächen.

Hierzu einige Fragestellungen:

  • Welche Referenzkunden aus welchen Branchen sind vorhanden?
  • Wie lange ist der Berater schon am Markt?
  • Werden Online-Webinare angeboten?
  • Gibt es Seminare und Präsenzschulungen?
  • Gibt es Info- und Schulungsmaterial wie Whitepaper, E-Books oder YouTube-Videos?
  • Werden Workshops angeboten?

5. Fehlende Transparenz im Unternehmen

Wie schon bei den Zielen ist Transparenz ein wirklich projektkritischer Faktor. Alle Beteiligten des Projektes aber auch die später mit der Software arbeitenden Anwender müssen Vertrauen ins Projekt und damit in die Software haben. Damit Sie das Vertrauen erlangen, sollten Sie frühzeitig mit der Projektkommunikation beginnen.

Beantworten Sie folgende Fragen:

  • Warum benötigen Sie eine neue Software?
  • Welche Ziele verfolgen Sie damit?
  • Welche Meilensteine sind geplant?
  • Wie wirkt sich das Projekt auf den laufenden Unternehmensalltag aus?
  • Welche Wünsche, Vorschläge und Meinungen haben Ihre Mitarbeiter?

6. Falscher Zeitpunkt der Inbetriebnahme

Viele Softwareeinführungen scheitern tatsächlich, weil Sie zur falschen Zeit implementiert werden. Bei Ihrem Softwareprojekt sollten Sie zwar immer Rücksicht auf laufende Projekte nehmen, jedoch ist für die Einführung einer Business-Software kein Stillstand im Unternehmen notwendig. Damit allerdings Deadlines und Meilensteine auch erreicht werden, sollten diese realistisch geplant sein. Parallel laufende Großprojekte, wie die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen, sollten keinesfalls laufen.

Prüfen Sie vor dem Start, ob folgende Gegebenheiten erfüllt sind:

  • Alle Funktionen der Software sind auf Herz und Nieren mit echten Daten geprüft und getestet.
  • Die Datenmigration der Altsysteme ist zu 100% abgeschlossen.
  • Alle Anwender sind ausreichend in der Handhabung der Software geschult.
  • Das Projekt-Team bleibt für die weitere Optimierung im Live-Betrieb bestehen.

7. Keine fortlaufende Anpassung der neuen Software

Bei einem Softwareprojekt gilt das Kredo: "Die Software muss sich an das Unternehmen anpassen." Damit dies auch gelingt, ist es mit der Einführung nicht getan. Wie zuvor schon beschrieben, bringt ein Softwareprojekt auch veränderte Unternehmensprozesse mit sich. Oft zeigt sich erst in der mittelfristigen Anwendung, wie sich die neuen Prozesse mit der Software umsetzen lassen. Damit Sie immer möglichst nah am Optimum arbeiten, ist es notwendig, die Anpassung und Optimierung der Software fortlaufend vorzunehmen.

Exkurs: Der ROI von Software

Völlig zu Recht fragen die Entscheider und Geschäftsführer vor Projektstart nach dem ROI bzw. Mehrwert. Dieser ist nicht ganz so einfach zu bestimmen. Er hängt von der Art der Software und dem Optimierungsgrad der vorhandenen Prozesse ab.

Dennoch gibt es Beispiele, wie Sie den ROI bestimmen können:

  • Mit einer Dokumentenmanagement Software sparen Sie Suchzeiten. Im Schnitt sparen Sie 75% der Zeit bei der Suche nach dem passenden Dokument ein. Ausgehend von der aktuell täglichen Suchzeit für Dokumente multipliziert mit der Anzahl an Suchanfragen pro Tag ermitteln Sie ganz schnell die eingesparte Zeit. Hier finden Sie mehr ROI-Berechnungen für DMS Software.
  • Mithilfe von Web- bzw. Kundenportalen werden durch den Self-Service-Bereich 8-12 % mehr Verkaufsanfragen erzeugt. In Kombination mit dem durchschnittlichen Umsatz pro Upselling ermitteln Sie so das Umsatzwachstum. Hier gibt es noch mehr ROI-Berechnungen für ROI-Berechnungen für Ticketsysteme mit Webportal.

Und, konnten Sie Ihre "Fliegen" identifizieren und sind Sie bereit sie zu erschlagen?

Auch wenn Softwareprojekte nicht immer so glatt verlaufen wie im Märchen, sie sind kein Hexenwerk! Mit etwas Mut, einer gesunden Ausdauer und einer vorausschauenden, gut organisierten Planung gelingen sie am Ende und Sie genießen Ihr Happy End.


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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