Warum scheitern Softwareprojekte? 7 Tipps Ihr Projekt zu planen

veröffentlicht am 17. August 2018 in Tipps & Tricks  .

Ich stelle Ihnen 7 typische Fehler von Softwareprojekten vor. Außerdem gebe ich Tipps, wie Sie das Projekt gut planen und den ROI berechnen.

  1. Ungeklärte Zuständigkeiten
  2. Schwammige Projekt-Ziele
  3. Kein Veränderungswille für Prozesse
  4. Unzureichende Fachliche Beratung
  5. Fehlende Transparenz im Unternehmen
  6. Falscher Zeitpunkt der Inbetriebnahme
  7. Keine fortlaufende Anpassung der neuen Software
Software Fehlerseite mit Pinguin

Abbildung: Software-Failure | Background vector designed by Freepik

Es gibt unzählige Gründe für eine neue Software!?

Ihre aktuelle Software kann stark veraltet sein und ist nur noch mit großem Aufwand auf die Anforderungen anzupassen. Genauso gut kann es sein, dass Sie zu viele Insel-Lösungen haben. Sie verwalten z.B. Ihre Kontakte, Termine und E-Mails über Microsoft Outlook und Exchange, Ihre Verträge werden in einem separaten Tool angelegt und die Buchhaltung arbeitet mit Lexware. Das manuelle Nachpflegen von Vertrags und Angebotsnr. über Copy und Paste kann auf Dauer ganz schön nerven. Noch viel schlimmer ist die Tatsache, dass diese Prozesse Ihnen richtig viel Geld kosten. Also ist es Zeit für eine neue Lösung. Doch mit der Entscheidung und dem Kauf (OnPremise) bzw. Miete (SaaS) wird nicht automatisch eine Verbesserung erreicht. Damit die neue Software auch tatsächlich Ihren Zweck erfüllt, gilt es bereits bei der Evaluation typische Fehler zu vermeiden. Der nächste kritische Punkt ist die Einführung und Implementierung der Software in Ihrem Unternehmen.

1. Ungeklärte Zuständigkeiten

Ihr Unternehmen unterscheidet sich mit Sicherheit von Ihrer Konkurrenz und anderen Martkteilnehmern. Kultur, Hierarchien und Prozesse sind an Ihre Unternehmenssituation angepasst. Sicher gibt es Parallelen mit anderen Firmen. Aber spätestens bei den informellen Regeln kommen die Unterschiede stark zum Ausdruck. Oft klafft die Lücke zwischen der Organisationsstruktur und der gelebten Kultur. Mitunter schätzt Ihr Vertriebsleiter die einzelnen Kompetenzen seiner Kollegen falsch ein oder Ihr Administrator kann mangels Vertrauen in die Kollegen keine Arbeit abgeben. Diese wichtige Voraussetzungen gilt es zu kennen und beseitigen, wollen Sie den Erfolg Ihrer neuen Software nicht gefährden. Von Beginn an darf der Aufwand nicht nur beim Projektleiter liegen. Ihm sollten fachlich kompetente Mitarbeiter mit Weisungsbefugnissen zur Seite gestellt werden. Ein gesundes Potpurrie aus Mitarbeitern von Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Support und Marketing sind genauso wichtig wie die IT-Experten.

2. Schwammige Projekt-Ziele

Bevor Sie sich nun voller Tatendrang ins Projekt stürzen, sollten Sie gemeinsam im Team Ziele festlegen. Achten Sie darauf diese so konkret wie möglich zu formulieren. Ein globales Ziel wie "Wachstum" oder "Prozesse optimieren" reicht nicht. Ich gebe Ihnen 4 mögliche Ziele, die bei fast jeder Softwareeinführung verfolgt werden sollten. - Transparenz im Unternehmen: Das heißt nicht, dass jeder Mitarbeiter in der Lage sein soll, zu sehen, was der andere macht. Transparenz meint, dass der Vertrieb z.B. ein gemeinsames Vertriebsdashboard nutzt und einen gemeinsamen und aktuellen Stand aller Leads hat. Ebenso bedeutet es aber auch das jeder Mitarbeiter selbst einen Überblick über seine Tätigkeiten gewinnt. Wieviel Zeit sind für Telefonate oder Meetings angefallen? Wieviel Termine wurden in der letzten Woche wahrgenommen und was kam dabei heraus? Alle diese Übersichtlichkeit führt zu einer effektiveren Arbeitsweise jedes Einzelnen. Und das kann nur im Interesse Ihres Unternehmens sein.

  • Datenkonsistenz und Aktualität: Damit ist gemeint, dass alle Mitarbeiter auf eine zentrale Informationsstelle zugreifen. Kunden- und Vorgangsnr. sind für alle zu finden und immer aktuell. So kann der  Vertriebsmitarbeiter sehen, ob der Kunde aktuell offene Rechnungen vorliegen hat und ob diese schon beglichen sind. Genauso gut ist nun endlich Schluß mit inkonsistenten Daten. Mit Ihrem neuen System legen Sie fest, welche Informationen bei Anfragen oder Angeboten zwingend aufgenommen werden müssen.
  • Automatische Workflows für schnelle Prozesse: Hierbei sind Automatismen gemeint, wie automatische E-Mail-Benachrichtigungen nach einem Telefonat oder bei Terminänderungen. Gleiches gilt bei Statusänderung von Support-Tickets oder Projektverläufen. Weiteres Zeiteinparungspotenzial kann über Workflows bei der Angebots- und Rechnungslegung erzielt werden. Das 2 bis 6-Augenprinzip vereinfacht die Angebots-, Vertrags- und Rechnungsgestaltung über mehrere Verantwortliche oder Abteilungen hinweg und schafft zusätzlich Transparenz. Die TecArt Faktura ermöglicht sogar die Automatisierung von der regelmäßigen Rechnungserstellung bis hin zum Versand.
  • Mehr Teamwork für Mitarbeiter und Abteilungen: Dieses Ziel ist mehr oder weniger eine Folge der anderen Ziele. Wenn die Mitarbeiter mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen vorfinden, wichtige Informationen nicht fehlen und nervig zeitraubende Prozesse wegfallen, stärkt das wiederum das Teamwork.

3. Kein Veränderungswille für Prozesse

Eigentlich gilt für die Einführung einer neuen Software gleichermaßen auch immer, dass neue Prozesse definiert werden. Ist doch logisch werden Sie jetzt sagen. Stimmt. Trotzdem zeigen unsere Projekte immer wieder den fehlenden Willen die neuen Prozesse und Strukturen anzunehmen. Besonders Problematisch wird es, wenn sich die Unternehmensstruktur ändert und Hierachie-Ebenen abgebaut werden. Bei jedem Software-Projekt sollten Sie darauf achten, dass die Veränderungen nicht zu stark sind - zumindest zu Beginn. Planen Sie die Veränderungen schrittweise, damit das Softwareprojekt keine unnötigen Ängste gefährden. Verzögerungen oder halbherzige Umsetzungen der Prozesse machen Ihr Projekt unnötig teuer. Im schlimmsten Fall behindert Ihre neue Software den Arbeitsalltag, weil Sie nicht wie geplant genutzt wird. Elementar ist hier wiederum die Einbeziehung der verschiedenen Verantwortlichen. Wie Sie ein richtiges Beteiligungsmanagement aufbauen lesen Sie im Beitrag "Woran CRM Projekte scheitern" bei Host Europe

4. Unzureichende fachliche Beratung

Software-Projekte sind kompliziert und zeitaufwendig. Selten finden sich die optimalen Bedingungen bzgl. fachlicher Kompetenz für Unternehmensprozesse, IT- und technische Infrastruktur, Projektmanagement und Empathie in Ihrer eigenen Firma vor. Das ist auch nicht schlimm. Lassen Sie bei der Wahl der externen Beratung die gleiche Sorgfalt walten, wie Sie es bei der Auswahl der Software tun. Zuvor müssen Sie sich Ihrer Stärken in Bezug auf das Softwareprojekt bewusst werden. Meist sind das die Unternehmensprozesse, sowie die Empathie den Mitarbeitern gegenüber. Als Entscheider wissen Sie am besten, welche Prozesse Sie geändert haben möchten und was Ihren Mitarbeitern zuzumuten ist. Externe Berater sollten Expertise in den Bereichen IT-Consulting, Projektleitung, Entwicklung von Unternehmensprozessen und Strategien haben. Dies erkennen Sie an wichtigen Indikatoren auf der Webseite oder in den Vorabgesprächen. - Welche Referenzkunden aus welchen Branchen sind vorhanden?

  • Wie lange ist der Berater schon am Markt?
  • Werden Online-Webinare angeboten?
  • Gibt es Seminare und Präsenzschulungen?
  • Gibt es Info- und Schulungsmaterial wie Whitepaper, E-Books oder YouTube-Videos?
  • Werden Workshops angeboten?

5. Fehlende Transparenz im Unternehmen

Wie schon bei den Zielen ist Transparenz ein wirklich projektkritischer Faktor. Alle Beteiligten des Projektes aber auch die später mit der Software arbeitenden Anwender müssen Vertrauen ins Projekt und damit in die Software haben. Damit Sie das Vertrauen erlangen, müssen Sie frühzeitig mit der Projektkommunikation beginnen. Beantworten Sie folgende Fragen: - Warum benötigen Sie eine neue Software?

  • Welche Ziele verfolgen Sie damit?
  • Welche Meilensteine sind geplant?
  • Wie wirkt sich das Projekt auf den laufenden Unternehmensalltag aus?
  • Welche Wünsche, Vorschläge und Meinungen haben Ihre Mitarbeiter?

6. Falscher Zeitpunkt der Inbetriebnahme

Viele Software-Einführungen scheitern tatsächlich, weil Sie zur falschen Zeit implentiert werden. Bei Ihrem Softwareprojekt sollten Sie immer Rücksicht auf laufende Projekte nehmen. Für die Einführung einer Business-Software ist kein Stillstand im Unternehmen notwendig. Damit Deadlines und Meilensteine allerdings erreicht werden, sollten diese aber realistisch geplant sein. Parallel laufende Großprojekte, wie die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen sollten jedoch nicht laufen. Prüfen Sie vor dem Start, ob folgende Gegebenheiten erfüllt sind: - Alle Funktionen der Software sind auf Herz und Nieren mit echten Daten geprüft und getestet.

  • Die Datenmigration der Altsysteme ist zu 100% abgeschlossen.
  • Alle Anwender sind ausreichend in der Handhabung der Software geschult.
  • Das Projekt-Team bleibt für die weitere Optimierung im Live-Betrieb bestehen.

7. Keine fortlaufende Anpassung der neuen Software

Bei einem Softwareprojekt gilt das Kredo "die Software muss sich ans Unternehmen anpassen". Damit dies auch gelingt, ist es mit der Einführung nicht getan. Wie zuvor schon beschrieben, bringt ein Softwareprojekt auch veränderte Unternehmensprozesse mit sich. Oft zeigt sich erst in der mittelfristigen Anwendung, wie sich die neuen Prozesse mit Software umsetzen lassen. Damit Sie immer möglichst nah am Optimum arbeiten, ist es notwendig die Anpassung und Optimierung der Software fortlaufend vorzunehmen.

Der ROI von Software

Völlig zu Recht fragen die Entscheider und Geschäftsführer vor Projektstart nach dem ROI bzw. Mehrwert. Dieser ist nicht ganz so einfach zu bestimmen. Der hängt von der Art der Software und dem Optimierungsgrad der vorhandenen Prozesse ab. Dennoch gibt es Beispiele, wie Sie den ROI bestimmen können.

  • Mit einer Dokumentenmanagement Software sparen Sie Suchzeiten. Im Schnitt sparen Sie 75% der Zeit bei der Suche nach dem passenden Dokument. Ausgehend von der aktuell täglichen Suchzeit für Dokumente multipliziert mit der Anzahl an Suchanfragen pro Tag ermitteln Sie ganz schnell die eingesparte Zeit. Mehr ROI-Berechnungen für DMS Software gibt es hier.
  • Mit Hilfe von Web. bzw. Kundenportalen werden durch den Selfservicebereich 8-12 % mehr Verkaufsanfragen erzeugt. In Kombination mit dem durchschnittlichen Umsatz pro Upselling ermitteln Sie so das Umsatzwachstum. Mehr ROI-Berechnungen für Ticketsysteme mit Webportal gibt es hier.

Wie gut hat Ihnen mein Artikel gefallen? Geben Sie mir bitte Ihre Sterne!
Vielen Dank, .

Bewerten Sie den Artikel.

Bewertung:
4,8 von 5 Punkten, basierend auf 25 abgegebenen Stimme(n).





Sagen Sie es weiter!





CRM Einführung & Implementierung

Anleitung wie man CRM-Software zum Go-Live führt

Whitepaper CRM Einführung
Whitepaper CRM Einführung
Whitepaper CRM Einführung

 

Unser kostenloses Infopaper zeigt Ihnen:

  1. Was ist vor dem Go-Live zu beachten?
  2. Wie richte ich eine CRM-Software ein?
  3. Wie werden die Nutzer am besten geschult?
     

     




Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Autoreninfo

Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

Business Workshops

Die Basis für erfolgreiche Software-Projekte

CRM-Workshop Whitepaper Titelcover
  • Sie lernen die erfolgskritischen Faktoren zu steuern.
  • So schreiben Sie kurz und bündig verständliche Lastenheft.
  • Mit diesen Tipps sparen Sie Zeit im Workshop.