Vertriebssoftware im Außendienst: 5 Must Haves für Premium Leads. Hand drauf!

veröffentlicht am 25. September 2019 in Digitalisierung  Tipps & Tricks  .
Aussendienst Vertriebssoftware - TecArt CRM Dasboard

Foto: geralt auf Pixabay

So kann eine Vertriebssoftware Ihren Außendienst revolutionieren!

Trotz voranschreitender Digitalisierung und der Priorisierung von Softwareprojekten nutzt der Vertrieb im Mittelstand vielfach noch manuelle Prozesse. Dabei werden smarte Lösungen fĂŒr Vertriebssoftware im Außendienst griffbereit serviert und sind in der Cloud schnell und einfach verfĂŒgbar. Doch die RealitĂ€t sieht meist ganz anders aus.

Informationen und Notizen zu GesprĂ€chen mit (potentiellen) Interessenten und Leads werden teilweise handschriftlich auf Papier gebracht oder in abgeschottenen Tools erfasst. Ein typisches Beispiel dieser sogenannten Insellösungen sind Kontaktdaten, die sich in verschiedenen Outlook-Mail-Clients befinden - teils sogar ohne Exchange-Server. Oftmals senden sich die Vertriebsmitarbeiter gewonnene Informationen zu GeschĂ€ftskontakten per E-Mail hin und her. Darunter leidet natĂŒrlich merklich die QualitĂ€t und AktualitĂ€t der Informationen. Wenn jeder einen anderen Stand von Kontaktinformationen, Kommunikation und Dokumenten hat, stellt sich oft die Frage:

Welcher Vertriebsmitarbeiter im Innen- oder Außendienst hat denn nun den aktuellen Stand vorliegen?

Echt erstaunlich, auf welch kreative Art und Weise Informationen zusammengefĂŒhrt werden. Das fĂ€ngt bei NotizbĂŒchern an, die eingescannt und ĂŒber OCR-Texterkennung editierbar gemacht werden. Weiter geht es mit E-Mails, die an sich selbst gesandt werden. Und natĂŒrlich gibt es auch die reine Kopfarbeit. Eher selten liegen dem Ganzen standardisierte Prozesse zugrunde. Und dies wiederum fĂŒhrt zu unvollstĂ€ndigen Informationen, eben weil elementare Dinge vergessen werden. Doch selbst wenn ein klarer Prozess (wie z. B. der Lead Management Prozess) feststeht, bleibt die Gefahr nicht aus, dass dieser lĂŒckenhaft ist.

Hat jemand das silberne "Tablet" mit der Vertriebssoftware gesehen?

Besonders fĂŒr den Vertriebler im Außendienst spielen mobile Lösungen eine immer wichtigere Rolle. Er muss stets auf dem Laufenden sein, um sich optimal vorbereiten zu können und den roten Faden nicht zu verlieren. Eine Software fĂŒr Außendienstmitarbeiter unterstĂŒtzt ihn auf ganzer Linie dabei. Schließlich geht es darum, alle historischen und aktuellen Kundeninformationen live vor Ort parat zu haben, kurzfristige Änderungen nicht zu verpassen und ErinnerungslĂŒcken durch punktgenaue und schnell abrufbare Fakten zu schließen. Nur so lĂ€sst sich Vertrieb verbessern und aus einem Interessenten wird tatsĂ€chlich ein qualifizierter Lead.

CRM Dashboard zur Vertriebssteuerung von Außendienstmitarbeitern

 

 

Mit welchen essentiellen Funktionen einer Vertriebssoftware lassen sich Termine und Dokumente im Außendienst effizient managen, Leads verwalten und am Ende der komplette Vertrieb verbessern?

Im folgenden Beitrag finden Sie wichtige Fakten und Hinweise, um die QualitĂ€t Ihrer Vertriebstermine zu verbessern und Leaderfassungsprozesse nachhaltig zu optimieren. Allen AusfĂŒhrungen liegen die 5 hĂ€ufigsten GrĂŒnde fĂŒr den Einsatz einer Software zugrunde:

  1. Einfache & schnelle Erfassung der relevanten Lead- und Kundeninformationen
  2. Permanenter Zugriff auf aktuelle Daten und Informationen
  3. Vernetzung von Marketing und Vertrieb sowie Steuerung und Außendienst
  4. Einfache Planung von Workflows im Sale & Follow-Ups
  5. Integriertes Dokumentenmanagement & Unternehmenswissen

1. AktualitÀt & VollstÀndigkeit von Lead- und Kundendaten

Zur Steuerung von Vertrieb und Marketing mĂŒssen Kontakte, Termine, E-Mails, Ticktes und Anrufe miteinander verknĂŒpft sein.

Wenn der Außendienstmitarbeiter seinen Termin eher als geplant beendet hat, gibt es drei mögliche Szenarien, wie der Tag weiter gestaltet werden kann:

  1. Der Vertriebler fĂ€hrt nach einem kurzen Einsatz ins BĂŒro zurĂŒck.
  2. Der Vertriebler plant einen weiteren Kundenbesuch.
  3. Der Vertriebler nimmt kurzfristig einen weiteren Besuchstermin bei einem Interessenten wahr. 

FĂŒr die letzten beiden Optionen werden Echtzeitdaten zu Terminen und Kontakten benötigt. Mit einem Blick sollte der Mitarbeiter sehen können, ob es in seiner NĂ€he potentielle neue Leads oder Bestandskunden gibt. Damit der Außendienstmitarbeiter jedoch nicht unvorbereitet auftaucht, benötigt er relevante Informationen wie:

  • Wann erfolgte der letzte Kontakt?
  • Was war Inhalt des vergangenen Termins?
  • Wer hat den Termin damals wahrgenommen?
  • Welche Probleme liegen aktuell beim Kundendienst vor?
  • Wie lauten die aktuellen Kundeninformationen?
  • Wie hoch ist das Umsatzvolumen des Kunden?
  • Welche Produkte oder Dienstleistungen benötigt der Kunde?
  • Wer ist der Ansprechpartner und welchen Einfluss hat er im Unternehmen?
  • Wie ist der Leadstatus bzw. was weiß der Lead bereits ĂŒber Produkte etc.?
  • Welche ganz konkreten Schmerzpunkte hat der Kunde?
  • Was wurde dem Kunden empfohlen?
  • Wie ist der Stand des letzten Preisangebotes?

Mithilfe einer passenden Außendienst Software erhĂ€lt der Vertriebler auf alle diese Fragen eine RĂŒckantwort. Er greift direkt und live auf alle im System hinterlegten Informationen zu. So kann der Außendienstler spontan einen Termin bei einem Lead planen, der erst kĂŒrzlich fĂŒr eine Erstberatung mit dem Call-Center sprach. Umgedreht hat das Call-Center Zugriff auf die Termine des Außendienstmitarbeiters. Noch wĂ€hrend eines Beratungstelefonates kann der Mitarbeiter im Office so ganz spontan ein Vorort-Termin mit dem Mitarbeiter in seiner NĂ€he vereinbaren.

2. Lead- und Kundendaten 24/7 verfĂŒgbar

Damit Marketing und Vertrieb nahtlos arbeiten können, mĂŒssen Lead- und Kundendaten plattformunabhĂ€ngig und responsive vorliegen.

In Zeiten von Bring Your Own Device gibt es wohl keinen Vertriebler mehr ohne mobiles EndgerÀt. So sollte bei BYOD bzw. CYOD auf steigende IT-Sicherheit und einen klaren Fokus auf Datenschutz geachtet werden. UnabhÀngig davon können die Nutzer in drei typische Anwender eingeteilt werden:

  1. Die erste Gruppe sieht ihr mobile Device als reines Instrument zur FunktionserfĂŒllung an. Hersteller und Betriebssystem spielen dabei keine Rolle.
  2. Die zweite Kategorie möchte keine EinschrÀnkungen hinsichtlich Funktions- und Herstellerfreiheit haben. Da kommen nur Smartphones oder Tablets mit Android-Betriebssystem in Frage.
  3. Die dritte Fraktion sind die Apple-JĂŒnger. Design und Usability werden als ĂŒberzeugende Argumente fĂŒr den Einsatz von iOS-GerĂ€ten geliefert.

Doch was hat das jetzt mit der Leaderfassung zu tun?

Ganz einfach! In jedem Unternehmen gibt es diese drei Fraktionen von Vertrieblern. Möchte das Unternehmen also die Vorteile einer Vertriebssoftware nutzen, muss diese fĂŒr mindestend drei Betriebssysteme ausgelegt sein. Klassischerweise sind das Windows fĂŒr die Desktop-Rechner sowie iOS und Android fĂŒr die mobile Nutzung. Der Königsweg ist jedoch eine UnabhĂ€ngigkeit vom Betriebssystem. Diesen Vorteil bieten Anbieter browserbasierter Außendienst Software. Hier ist keine separates Tool fĂŒr das jeweilige Betriebssystem notwendig. Auf die Kundendaten wird einfach ĂŒber den Browser zugegriffen. Damit können die Exoten unter den Vertrieblern ihr geliebtes Linux und die Design-Fetischisten weiter ihren Mac nutzen. Doch allein damit ist es nicht getan. Wichtig ist zudem eine responsive Arbeitsweise der Vertriebssoftware. Denn erst das Responsive Design passt den Inhalt an die BildschirmgrĂ¶ĂŸe an. So wird vermieden, dass wichtige Eingabefelder weit außerhalb des sichtbaren Bereichs liegen und schlimmstenfalls auch nicht ĂŒber scrollen erreicht werden. Stimmen diese technischen Voraussetzungen nicht und die Dateneingabe scheitert, nĂŒtzt die perfekteste Lead-OberflĂ€che (Templates) nichts.

CRM Dashboard in der TecArt Vertriebssoftware

 

 

3. Gemeinsame Lead-Informationen als Grundlage fĂŒr Marketing und Vertrieb

FĂŒr die Erfassung von relevanten Leaddaten bedarf es der einfachen Anpassbarkeit von Templates, Registerkarten und Feldern innerhalb der Software fĂŒr Außendienstmitarbeiter.

Der ĂŒbergeordnete Lead Management Prozess verlangt nach Konsistenz in den zugehörigen Leaddaten. Um dies zu gewĂ€hrleisten bedarf es klaren Regelungen:

  • Welche Informationen werden vom Außendienst bei Kaltakquise erfasst?
  • Wie werden die Daten vom Marketing genutzt, um den Lead weitere Mehrwerte zu bieten?
  • Wie lassen sich die Menge qualifizierter Leads und damit die Chancen fĂŒr einen Abschluss beim Folgetermin erhöhen?

FĂŒr Marketing- und VertriebsaktivitĂ€ten sind neben den typischen Unternehmensdaten maßgeblich die Ansprechpartner und deren Einfluss im Unternehmen wichtig. Ist die Kontaktperson z. B. ein FĂŒrsprecher ohne Einfluss benötigt diese vorwiegend Informationen, die das höhere Management ĂŒberzeugen. Damit Kampagnen trotz vielfĂ€ltiger Ansprachemöglichkeiten und einer Flut an Informationen auch nutzbar sind, mĂŒssen diese standardisiert erfasst werden. Nur so lassen sich die passenden Interessenten und Kunden fĂŒr entsprechende Mailings herausgefiltern.

Zudem kann der Außendienstmitarbeiter seine Tagestour besser planen, indem er sich weitere Interessenten eines Produktes fĂŒr eine bestimmte Region anzeigen lĂ€sst. Mithilfe der Vertriebssoftware können Termine im Außendienst schnell und einfach vereinbart und vorbereitet werden. Damit die nötigen Daten fĂŒr eine schnelle Suche zur VerfĂŒgung stehen, mĂŒssen entsprechende Standards definiert werden - am besten direkt bei Kontaktaufnahme. Die verschiedenen Templates im System sollten daher Kategorien sowie Pflichtfelder und optionale Eingabefelder enthalten. Auf diese Weise werden wichtige Daten (wie die Position des Ansprechpartners im Unternehmen) beim Erstkontakt nicht vergessen.

4. Workflows & Follow-Ups fĂŒr eine hohe Lead-Kunden-Rate

Im Termin getroffene Absprachen ĂŒber anstehende Aufgaben und Termine mĂŒssen ĂŒber automatisierte Follow-Up-AktivitĂ€ten erstellt werden.

Im Vertrieb gibt es sicher viele Gesetze, Rahmenbedingungen und sonstige Verhaltensregeln. Das Wichtigste ist jedoch, nach jeder AktivitĂ€t das nĂ€chste Todo zu terminieren. Bestenfalls wird bereits auf der Heimreise nach dem ersten Außentermin ein erstes Protokoll an den Interessenten gesandt. Über die Lead-OberflĂ€che werden live beim Besuch alle notwendigen Daten und Vereinbarungen gesammelt. Mit dem Speichern lassen sich definirete Felder sogleich in eine E-Mail ĂŒbernehmen oder es wird ein Folgetermin fĂŒr das Telefonat oder den Zweitbesuch in der Vertriebssoftware angelegt. Damit ist die wichtigste Nachbereitung zum Termin schon vor der RĂŒckkehr des Außendienstmitarbeiters im Unternehmen erledigt. Je nach Rechtevergabe können GeschĂ€ftsfĂŒhrung und Kollegen Einblick in den Termin und das Protokoll nehmen. On top sind kommende Meetings zum Kunden aufgrund des gemeinsamen Wissensstandes effizienter.

5. Integriertes Dokumentenmanagement & aktuelles Unternehmenswissen

Ein integriertes Dokumentenmanagement mit OCR-Texterkennung, Volltextsuche und Verschlagwortung ermöglicht den Wissensaustausch ĂŒber individuell erstellte Dokumente innerhalb des gesamten Unternehmens. 

Selten fĂ€hrt ein Vertriebsmitarbeiter ohne entsprechende Vorbereitung zu einem Termin. Immer im GepĂ€ck ist ein individueller Produktkatalog oder eine PrĂ€sentation - natĂŒrlich abgestimmt auf die WĂŒnsche des Interessenten oder Kunden. Denn meist macht es keinen Sinn, seinen GegenĂŒber mit dem gesamten Portfolio erschlagen zu wollen. Ebenso wichtig ist IndividualitĂ€t bei der Anpassung der Standard-FirmenprĂ€sentation. Referenzen und Kundenlogos sowie der eigene USP passend zur Branche des Leads bilden die Grundlage einer individuellen PrĂ€sentation. Die Erstellung solch zugeschnittener PrĂ€sentationsmaterialien benötigt wertvolle Recherche- und Erstellungszeit. Doch fĂŒr den Interessenten entsteht ein passendes Image- und Informationserlebnis. So zumindest sieht es der Vertriebsmitarbeiter. Der Kollege im Marketing denkt darĂŒber anders. Schließlich gibt es fĂŒr jede dieser individualisierten Produktkataloge oder PrĂ€sentationen weitere potentielle Interessenten, die ebenfalls damit versorgt werden sollten. Deshalb ist eine zentrale Dokumentenablage nötig, die Unternehmensinformationen allen Abteilungen zugĂ€nglich macht.

Meist ist der Vertriebler viel nĂ€her am Kunden und kann die Argumente in PrĂ€sentationen oder Produktkatalogen treffender formulieren. Leider werden diese Informationen oftmals nur einmal genutzt. Schade um die Zeit! Hier schafft ein integriertes Dokumentenmanagment Abhilfe. Dokumente lassen sich nach Branchen, FirmengrĂ¶ĂŸe oder Aufgabenstellung des Leads kategorisieren und speichern. Anhand der Kategorien kann das Marketing diese Dokumente filtern und fĂŒr weitere Kampagnen nutzen. Genauso kann ein anderer Vertriebsmitarbeiter ein bestehendes Dokument mit wenig Aufwand ĂŒberarbeiten und fĂŒr einen Ă€hnlichen Lead verwenden. Die erstellten Dokumente steigern so den internen Wissenstransfer und die Effizienz des Teamworks.

Worauf noch warten? Legen Sie Ihren Vertrieb in smarte HĂ€nde! Suchen Sie nach der passgenauen Lösung fĂŒr Ihre Vertriebssoftware! Damit schlagen Sie fĂŒr Ihr Vertriebsteam und speziell den Außendienst ein völlig neues, wohl eher goldenes Kapitel auf.


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschĂ€ftige ich mich bei TecArt mit den unzĂ€hligen Möglichkeiten die BedĂŒrfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und fĂŒr unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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