Vertriebssoftware? Hand drauf! Die 5 Must Haves für qualifizierte Leads und glückliche Vertriebler im Außendienst

veröffentlicht am 25. September 2019 in Digitalisierung  Tipps & Tricks  .
Vertriebssoftware für noch mehr Handshakes im Außendienst

Foto: TeroVesalainen auf Pixabay

So kann eine Vertriebssoftware Ihren Außendienst revolutionieren!

Trotz voranschreitender Digitalisierung und der Priorisierung von Softwareprojekten nutzt der Vertrieb im Mittelstand vielfach noch manuelle Prozesse. Dabei werden smarte Lösungen für Vertriebssoftware im Außendienst griffbereit serviert und sind in der Cloud schnell und einfach verfügbar. Doch die Realität sieht meist ganz anders aus.

Informationen und Notizen zu Gesprächen mit (potentiellen) Interessenten und Leads werden teilweise handschriftlich auf Papier gebracht oder in abgeschottenen Tools erfasst. Ein typisches Beispiel dieser sogenannten Insellösungen sind Kontaktdaten, die sich in verschiedenen Outlook-Mail-Clients befinden - teils sogar ohne Exchange-Server. Oftmals senden sich die Vertriebsmitarbeiter gewonnene Informationen zu Geschäftskontakten per E-Mail hin und her. Darunter leidet natürlich merklich die Qualität und Aktualität der Informationen. Wenn jeder einen anderen Stand von Kontaktinformationen, Kommunikation und Dokumenten hat, stellt sich oft die Frage:

Welcher Vertriebsmitarbeiter im Innen- oder Außendienst hat denn nun den aktuellen Stand vorliegen?

Echt erstaunlich, auf welch kreative Art und Weise Informationen zusammengeführt werden. Das fängt bei Notizbüchern an, die eingescannt und über OCR-Texterkennung editierbar gemacht werden. Weiter geht es mit E-Mails, die an sich selbst gesandt werden. Und natürlich gibt es auch die reine Kopfarbeit. Eher selten liegen dem Ganzen standardisierte Prozesse zugrunde. Und dies wiederum führt zu unvollständigen Informationen, eben weil elementare Dinge vergessen werden. Doch selbst wenn ein klarer Prozess (wie z. B. der Lead Management Prozess) feststeht, bleibt die Gefahr nicht aus, dass dieser lückenhaft ist.

Hat jemand das silberne "Tablet" mit der Vertriebssoftware gesehen?

Besonders für den Vertriebler im Außendienst spielen mobile Lösungen eine immer wichtigere Rolle. Er muss stets auf dem Laufenden sein, um sich optimal vorbereiten zu können und den roten Faden nicht zu verlieren. Eine Software für Außendienstmitarbeiter unterstützt ihn auf ganzer Linie dabei. Schließlich geht es darum, alle historischen und aktuellen Kundeninformationen live vor Ort parat zu haben, kurzfristige Änderungen nicht zu verpassen und Erinnerungslücken durch punktgenaue und schnell abrufbare Fakten zu schließen. Nur so lässt sich Vertrieb verbessern und aus einem Interessenten wird tatsächlich ein qualifizierter Lead.

Mit welchen essentiellen Funktionen einer Vertriebssoftware lassen sich Termine und Dokumente im Außendienst effizient managen, Leads verwalten und am Ende der komplette Vertrieb verbessern?

Im folgenden Beitrag finden Sie wichtige Fakten und Hinweise, um die Qualität Ihrer Vertriebstermine zu verbessern und Leaderfassungsprozesse nachhaltig zu optimieren. Allen Ausführungen liegen die 5 häufigsten Gründe für den Einsatz einer Software zugrunde:

  1. Einfache & schnelle Erfassung der relevanten Lead- und Kundeninformationen
  2. Permanenter Zugriff auf aktuelle Daten und Informationen
  3. Vernetzung von Marketing und Vertrieb sowie Steuerung und Außendienst
  4. Einfache Planung von Workflows im Sale & Follow-Ups
  5. Integriertes Dokumentenmanagement & Unternehmenswissen

1. Aktualität & Vollständigkeit von Lead- und Kundendaten

Zur Steuerung von Vertrieb und Marketing müssen Kontakte, Termine, E-Mails, Ticktes und Anrufe miteinander verknüpft sein.

Wenn der Außendienstmitarbeiter seinen Termin eher als geplant beendet hat, gibt es drei mögliche Szenarien, wie der Tag weiter gestaltet werden kann:

  1. Der Vertriebler fährt nach einem kurzen Einsatz ins Büro zurück.
  2. Der Vertriebler plant einen weiteren Kundenbesuch.
  3. Der Vertriebler nimmt kurzfristig einen weiteren Besuchstermin bei einem Interessenten wahr. 

Für die letzten beiden Optionen werden Echtzeitdaten zu Terminen und Kontakten benötigt. Mit einem Blick sollte der Mitarbeiter sehen können, ob es in seiner Nähe potentielle neue Leads oder Bestandskunden gibt. Damit der Außendienstmitarbeiter jedoch nicht unvorbereitet auftaucht, benötigt er relevante Informationen wie:

  • Wann erfolgte der letzte Kontakt?
  • Was war Inhalt des vergangenen Termins?
  • Wer hat den Termin damals wahrgenommen?
  • Welche Probleme liegen aktuell beim Kundendienst vor?
  • Wie lauten die aktuellen Kundeninformationen?
  • Wie hoch ist das Umsatzvolumen des Kunden?
  • Welche Produkte oder Dienstleistungen benötigt der Kunde?
  • Wer ist der Ansprechpartner und welchen Einfluss hat er im Unternehmen?
  • Wie ist der Leadstatus bzw. was weiß der Lead bereits über Produkte etc.?
  • Welche ganz konkreten Schmerzpunkte hat der Kunde?
  • Was wurde dem Kunden empfohlen?
  • Wie ist der Stand des letzten Preisangebotes?

Mithilfe einer passenden Außendienst Software erhält der Vertriebler auf alle diese Fragen eine Rückantwort. Er greift direkt und live auf alle im System hinterlegten Informationen zu. So kann der Außendienstler spontan einen Termin bei einem Lead planen, der erst kürzlich für eine Erstberatung mit dem Call-Center sprach. Umgedreht hat das Call-Center Zugriff auf die Termine des Außendienstmitarbeiters. Noch während eines Beratungstelefonates kann der Mitarbeiter im Office so ganz spontan ein Vorort-Termin mit dem Mitarbeiter in seiner Nähe vereinbaren.

2. Lead- und Kundendaten 24/7 verfügbar

Damit Marketing und Vertrieb nahtlos arbeiten können, müssen Lead- und Kundendaten plattformunabhängig und responsive vorliegen.

In Zeiten von Bring Your Own Device gibt es wohl keinen Vertriebler mehr ohne mobiles Endgerät. So sollte bei BYOD bzw. CYOD auf steigende IT-Sicherheit und einen klaren Fokus auf Datenschutz geachtet werden. Unabhängig davon können die Nutzer in drei typische Anwender eingeteilt werden:

  1. Die erste Gruppe sieht ihr mobile Device als reines Instrument zur Funktionserfüllung an. Hersteller und Betriebssystem spielen dabei keine Rolle.
  2. Die zweite Kategorie möchte keine Einschränkungen hinsichtlich Funktions- und Herstellerfreiheit haben. Da kommen nur Smartphones oder Tablets mit Android-Betriebssystem in Frage.
  3. Die dritte Fraktion sind die Apple-Jünger. Design und Usability werden als überzeugende Argumente für den Einsatz von iOS-Geräten geliefert.

Doch was hat das jetzt mit der Leaderfassung zu tun?

Ganz einfach! In jedem Unternehmen gibt es diese drei Fraktionen von Vertrieblern. Möchte das Unternehmen also die Vorteile einer Vertriebssoftware nutzen, muss diese für mindestend drei Betriebssysteme ausgelegt sein. Klassischerweise sind das Windows für die Desktop-Rechner sowie iOS und Android für die mobile Nutzung. Der Königsweg ist jedoch eine Unabhängigkeit vom Betriebssystem. Diesen Vorteil bieten Anbieter browserbasierter Außendienst Software. Hier ist keine separates Tool für das jeweilige Betriebssystem notwendig. Auf die Kundendaten wird einfach über den Browser zugegriffen. Damit können die Exoten unter den Vertrieblern ihr geliebtes Linux und die Design-Fetischisten weiter ihren Mac nutzen. Doch allein damit ist es nicht getan. Wichtig ist zudem eine responsive Arbeitsweise der Vertriebssoftware. Denn erst das Responsive Design passt den Inhalt an die Bildschirmgröße an. So wird vermieden, dass wichtige Eingabefelder weit außerhalb des sichtbaren Bereichs liegen und schlimmstenfalls auch nicht über scrollen erreicht werden. Stimmen diese technischen Voraussetzungen nicht und die Dateneingabe scheitert, nützt die perfekteste Lead-Oberfläche (Templates) nichts.

3. Gemeinsame Lead-Informationen als Grundlage für Marketing und Vertrieb

Für die Erfassung von relevanten Leaddaten bedarf es der einfachen Anpassbarkeit von Templates, Registerkarten und Feldern innerhalb der Software für Außendienstmitarbeiter.

Der übergeordnete Lead Management Prozess verlangt nach Konsistenz in den zugehörigen Leaddaten. Um dies zu gewährleisten bedarf es klaren Regelungen:

  • Welche Informationen werden vom Außendienst bei Kaltakquise erfasst?
  • Wie werden die Daten vom Marketing genutzt, um den Lead weitere Mehrwerte zu bieten?
  • Wie lassen sich die Menge qualifizierter Leads und damit die Chancen für einen Abschluss beim Folgetermin erhöhen?

Für Marketing- und Vertriebsaktivitäten sind neben den typischen Unternehmensdaten maßgeblich die Ansprechpartner und deren Einfluss im Unternehmen wichtig. Ist die Kontaktperson z. B. ein Fürsprecher ohne Einfluss benötigt diese vorwiegend Informationen, die das höhere Management überzeugen. Damit Kampagnen trotz vielfältiger Ansprachemöglichkeiten und einer Flut an Informationen auch nutzbar sind, müssen diese standardisiert erfasst werden. Nur so lassen sich die passenden Interessenten und Kunden für entsprechende Mailings herausgefiltern.

Zudem kann der Außendienstmitarbeiter seine Tagestour besser planen, indem er sich weitere Interessenten eines Produktes für eine bestimmte Region anzeigen lässt. Mithilfe der Vertriebssoftware können Termine im Außendienst schnell und einfach vereinbart und vorbereitet werden. Damit die nötigen Daten für eine schnelle Suche zur Verfügung stehen, müssen entsprechende Standards definiert werden - am besten direkt bei Kontaktaufnahme. Die verschiedenen Templates im System sollten daher Kategorien sowie Pflichtfelder und optionale Eingabefelder enthalten. Auf diese Weise werden wichtige Daten (wie die Position des Ansprechpartners im Unternehmen) beim Erstkontakt nicht vergessen.

4. Workflows & Follow-Ups für eine hohe Lead-Kunden-Rate

Im Termin getroffene Absprachen über anstehende Aufgaben und Termine müssen über automatisierte Follow-Up-Aktivitäten erstellt werden.

Im Vertrieb gibt es sicher viele Gesetze, Rahmenbedingungen und sonstige Verhaltensregeln. Das Wichtigste ist jedoch, nach jeder Aktivität das nächste Todo zu terminieren. Bestenfalls wird bereits auf der Heimreise nach dem ersten Außentermin ein erstes Protokoll an den Interessenten gesandt. Über die Lead-Oberfläche werden live beim Besuch alle notwendigen Daten und Vereinbarungen gesammelt. Mit dem Speichern lassen sich definirete Felder sogleich in eine E-Mail übernehmen oder es wird ein Folgetermin für das Telefonat oder den Zweitbesuch in der Vertriebssoftware angelegt. Damit ist die wichtigste Nachbereitung zum Termin schon vor der Rückkehr des Außendienstmitarbeiters im Unternehmen erledigt. Je nach Rechtevergabe können Geschäftsführung und Kollegen Einblick in den Termin und das Protokoll nehmen. On top sind kommende Meetings zum Kunden aufgrund des gemeinsamen Wissensstandes effizienter.

5. Integriertes Dokumentenmanagement & aktuelles Unternehmenswissen

Ein integriertes Dokumentenmanagement mit OCR-Texterkennung, Volltextsuche und Verschlagwortung ermöglicht den Wissensaustausch über individuell erstellte Dokumente innerhalb des gesamten Unternehmens. 

Selten fährt ein Vertriebsmitarbeiter ohne entsprechende Vorbereitung zu einem Termin. Immer im Gepäck ist ein individueller Produktkatalog oder eine Präsentation - natürlich abgestimmt auf die Wünsche des Interessenten oder Kunden. Denn meist macht es keinen Sinn, seinen Gegenüber mit dem gesamten Portfolio erschlagen zu wollen. Ebenso wichtig ist Individualität bei der Anpassung der Standard-Firmenpräsentation. Referenzen und Kundenlogos sowie der eigene USP passend zur Branche des Leads bilden die Grundlage einer individuellen Präsentation. Die Erstellung solch zugeschnittener Präsentationsmaterialien benötigt wertvolle Recherche- und Erstellungszeit. Doch für den Interessenten entsteht ein passendes Image- und Informationserlebnis. So zumindest sieht es der Vertriebsmitarbeiter. Der Kollege im Marketing denkt darüber anders. Schließlich gibt es für jede dieser individualisierten Produktkataloge oder Präsentationen weitere potentielle Interessenten, die ebenfalls damit versorgt werden sollten. Deshalb ist eine zentrale Dokumentenablage nötig, die Unternehmensinformationen allen Abteilungen zugänglich macht.

Meist ist der Vertriebler viel näher am Kunden und kann die Argumente in Präsentationen oder Produktkatalogen treffender formulieren. Leider werden diese Informationen oftmals nur einmal genutzt. Schade um die Zeit! Hier schafft ein integriertes Dokumentenmanagment Abhilfe. Dokumente lassen sich nach Branchen, Firmengröße oder Aufgabenstellung des Leads kategorisieren und speichern. Anhand der Kategorien kann das Marketing diese Dokumente filtern und für weitere Kampagnen nutzen. Genauso kann ein anderer Vertriebsmitarbeiter ein bestehendes Dokument mit wenig Aufwand überarbeiten und für einen ähnlichen Lead verwenden. Die erstellten Dokumente steigern so den internen Wissenstransfer und die Effizienz des Teamworks.

Worauf noch warten? Legen Sie Ihren Vertrieb in smarte Hände! Suchen Sie nach der passgenauen Lösung für Ihre Vertriebssoftware! Damit schlagen Sie für Ihr Vertriebsteam und speziell den Außendienst ein völlig neues, wohl eher goldenes Kapitel auf.


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Frank Panser

Als leidenschaftlicher Growth Hacker beschäftige ich mich bei TecArt mit den unzähligen Möglichkeiten die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu identifizieren und für unsere Kunden nutzbar zu machen. Dabei habe ich nur ein Ziel: Die Antwort schon vor der Frage zu kennen.

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